7 bước làm chủ kỹ năng giao việc và giám sát công việc

Là một nhà quản lý, leader, bạn đã biết 7 bước làm chủ kỹ năng giao việc và giám sát công việc hiệu quả nhất chưa? Hãy cùng khám phá trong bài viết này nhé!

Vì sao một nhà quản lý cần có kỹ năng giao việc và giám sát công việc?

Không thể phủ nhận một điều rằng, trong bất kỳ công ty hay tổ chức nào, thì quản lý, leader cũng là người đầu mối và phải xử lý rất nhiều công việc khác nhau. Chắc chắn bạn sẽ không thể nào giải quyết mọi việc một mình mà cần phải cộng tác, giao việc cho cấp dưới. Vậy nên, một nhà quản lý cần trang bị cho mình các kỹ năng giao việc và giám sát công việc hợp lý, hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

Đặc biệt, giao việc không đồng nghĩa với “đùn đẩy” trách nhiệm, người quản lý không nên giao việc cho bất cứ ai mà không tính toán hay xem xét gì. Bởi nếu giao việc không đúng cách thì chính bản thân người leader sẽ phải gánh chịu rất nhiều hậu quả. Ví dụ như giao việc sai người khiến công việc bị đình trệ, tốn nhiều thời gian và ảnh hưởng đến kết quả chung, đánh mất niềm tin từ cấp dưới và không phát triển được đội ngũ của mình.

Ngược lại, khi giao việc một cách khoa học, hiệu quả, bạn sẽ có được rất nhiều lợi ích như tận dụng tối đa quỹ thời gian và nguồn lực để thực hiện công việc đúng tiến độ với kết quả tốt, giúp nhân viên phát huy tối đa kỹ năng của họ và tạo sự tin tưởng, nâng cao tinh thần đoàn kết trong tập thể. Dưới đây là 7 bước làm chủ kỹ năng, hướng dẫn giao việc cho nhân viên hiệu quả dành cho các nhà quản lý.

7 bước làm chủ kỹ năng giao việc và giám sát công việc

Bước 1: Nghiên cứu và trả lời các câu hỏi cần thiết trước khi giao việc

Giao việc hiệu quả là quá trình đem lại lợi ích cho cả nhà quản lý và nhân viên. Vì thế, trước khi giao việc, quản lý cần nghiên cứu và trả lời một số câu hỏi cần thiết sau đây để tìm được ứng viên phù hợp nhất: Ai là người có đủ chuyên môn để hoàn thành nhiệm vụ? Nhiệm vụ này có giúp nhân viên phát triển kỹ năng của họ không? Phong cách làm việc của nhân viên có phù hợp với công việc này không? Bạn có thời gian và nguồn lực để đào tạo khi cần thiết? Khối lượng công việc hiện tại của người này có thể nhận thêm công việc hay không?…

Sau khi trả lời được các câu hỏi trên thì ting ting, chúc mừng bạn đã tìm được ứng viên sáng giá cho công việc được giao. Bây giờ hãy cùng nhau ngồi xuống và bàn bạc một số vấn đề cần thiết trước khi bắt tay vào thực hiện nhé!

Bước 2. Trình bày rõ mục tiêu và kết quả mong muốn

Tạo sự thấu hiểu và đồng tình giữa hai bên trước khi bắt tay vào thực hiện công việc là một bước rất quan trọng nhưng lại thường bị bỏ sót. Để giao việc cho nhân viên hiệu quả, người quản lý cần nêu rõ nhiệm vụ, mục tiêu và kết quả mà bạn mong muốn trong công việc này một cách thật rõ ràng, cụ thể. Từ đó, giúp nhân viên có những định hướng căn bản trước khi bắt tay vào công việc.

Bước 3. Thống nhất thời hạn hoàn thành công việc

Phân chia công việc rõ ràng, thống nhất deadline cụ thể là nguyên tắc mà quản lý nên áp dụng nhằm tạo dựng thói quen làm việc khoa học, chuyên nghiệp. Một số công cụ theo dõi tiến độ dự án hiệu quả mà quản lý nên sử dụng như: Wework, Asana, Trello, ACheckin,…

Bước 4. Phân quyền hợp lý và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết

Hãy luôn sẵn sàng trả lời các câu hỏi, giúp đỡ và cung cấp thông tin cần thiết cho nhân viên để giúp họ hoàn thành công việc. Bên cạnh đó, bạn có thể phân quyền cho nhân viên của mình, ví dụ như được đề xuất ngân sách, được huy động người hỗ trợ, được truy cập vào các dữ liệu quan trọng,… Tuy nhiên, người quản lý cũng cần xác định rõ đâu là việc mà nhân viên được phép tự quyết định và đâu là việc họ cần thông qua bạn, từ đó giúp tránh khỏi những sai sót không đáng có.

Bước 5. Tránh giao việc ngược

Nếu có một vấn đề hay sai sót xảy ra, ​​bạn không nên để nhân viên đùn đẩy trách nhiệm trở lại tay của mình. Hãy gợi ý các giải pháp và hỗ trợ để họ tự mình tiếp tục thực hiện.

Bước 6. Xây dựng động lực cho nhân viên

Xây dựng động lực và mối quan hệ tốt với nhân viên là điều mà các nhà quản lý nên làm. Chỉ với những việc rất đơn giản như hỏi thăm, trò chuyện,… để hai bên có thể hiểu nhau, cởi mở và làm việc ăn ý hơn.

Bước 7. Thiết lập quy trình giám sát công việc chuyên nghiệp

• Xây dựng quy trình giám sát công việc ngay từ đầu. Quản lý có thể sử dụng các công cụ quản lý dự án, giao việc online,… để dễ dàng theo dõi dù ở bất cứ đâu.
• Thường xuyên kiểm tra và giám sát công việc liên tục.
• Thiếp lập lịch trình các buổi họp, báo cáo theo tuần, theo tháng để nắm rõ tiến độ và kịp thời sửa chữa các sai sót, sự cố bất ngờ.
• Thực hiện điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
• Đánh giá kết quả và rút kinh nghiệm sau mỗi dự án.

Một nhà quản lý giỏi là người tìm ra sự cân bằng giữa việc tạo đủ cơ hội để nhân viên phát triển, nhưng cũng đủ chặt chẽ để kiểm soát và đưa ra sự hỗ trợ phù hợp nhất.

Mong rằng 7 bước làm chủ kỹ năng giao việc và giám sát công việc trên sẽ phần nào giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết về những vấn đề quan trọng cần giải quyết trước, trong và sau khi giao việc cho nhân viên. Từ đó, hoàn thành mục tiêu đề ra và đạt được kết quả tốt nhất nhé!