8 Bước Trong Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Tổ Chức Sự Kiện Là Gì?

Trước hiểu tổ chức sự kiện là gì, ta cần phải biết sự kiện là gì trước. Sự kiện (Event) là một hoặc nhiều hoạt động được tổ chức có mục đích tại một địa điểm và thời điểm cụ thể. Sự kiện có thể được tổ chức bởi cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Qua việc tổ chức sự kiện, những thông điệp ý nghĩa có thể được truyền tải đến khách mời tham gia. Trong thời đại hiện tại, khái niệm về tổ chức sự kiện đã mở rộng ra không chỉ giới hạn trong một sự kiện nhỏ hẹp. Ngoài các hoạt động cộng đồng quy mô lớn, sự kiện cũng mang ý nghĩa cá nhân hoặc ý nghĩa cộng đồng nhưng có phạm vi hẹp hơn.

Tổ chức sự kiện (Event planning/management) là quá trình thực hiện các công việc liên quan đến sự kiện nhằm đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ, hoàn hảo và tạo được ấn tượng tốt đẹp. Quá trình này bao gồm nhiều giai đoạn từ khâu lên ý tưởng cho đến khi sự kiện kết thúc. Tổ chức sự kiện ngày nay không chỉ truyền tải thông điệp mà còn thể hiện hình ảnh về sản phẩm mới, tổ chức lễ hội hoặc mang ý nghĩa cộng đồng. Việc lựa chọn các yếu tố sáng tạo và phù hợp để truyền tải thông điệp và tạo sự kết nối với khách mời là một phần quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện hiện nay.

Vai Trò & Mục Đích Của Tổ Chức Sự Kiện

Vai trò

• Chương trình sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự quan tâm và chú ý của khách mời, khách hàng tiềm năng và giới truyền thông. Chương trình được xây dựng một cách cẩn thận và sáng tạo để tạo ra trải nghiệm đáng nhớ và thu hút đối tượng mục tiêu.
• Sự kiện là một phần quan trọng trong chiến lược marketing của các doanh nghiệp. Sự kiện cung cấp cơ hội để doanh nghiệp quảng bá, giới thiệu sản phẩm và tương tác trực tiếp với công chúng. Đây là một phương thức hiệu quả để xây dựng và tăng cường nhận diện thương hiệu, tạo sự quan tâm và tương tác với khách hàng tiềm năng.
• Một sự kiện thành công có thể tạo ra sức hút mạnh mẽ cho sản phẩm và thương hiệu của đơn vị tổ chức. Khi sự kiện thu hút được sự quan tâm và tham gia của khách hàng, nó có thể có nhiều tác động tích cực đến doanh thu của doanh nghiệp
• Một sự kiện thành công có thể tạo ra tác động tích cực đến thương hiệu, sản phẩm và hình ảnh dịch vụ trên thị trường

Mục Đích

Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp Chuyên Nghiệp

1. Tiến Hành Hoạt Động Nghiên Cứu Mục Đích Của Sự Kiện (Bước Quan Trọng Nhất Trong Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện)

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Mọi loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, khởi công – động thổ… đều cần có những thông tin sau:

– Chủ đề chính của chương trình

– Mục tiêu tổ chức

– Thông điệp của sự kiện

– Đối tượng và số lượng khách mời tham dự

– Thời gian tổ chức

– Ngân sách dự kiến

– Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ

2. Xây Dựng Chủ Đề Chính

Làm Thế Nào Để Tạo Ý Tưởng Cho Tổ Chức Sự Kiện?

Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng. Có thể bạn không biết, cảm hứng chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện có thực sự tốt hay không. Đối với người tổ chức sự kiện (Event Planner), họ thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…

Thực tế cho thấy rằng, điều kiện tổ chức sự kiện tuyệt vời như vậy đa số đều đếm trên đầu ngón tay. Các Event Planner phải giới hạn ý tưởng của mình do yêu cầu từ phía khách hàng, do sự giới hạn ngân sách. Điều này sẽ dẫn đến hậu quả “cạn kiệt ý tưởng” ở những người tổ chức sự kiện lâu năm.

Một Số Phương Thức Giúp Nhà Tổ Chức xác định Ý Tưởng Tổ Chức Sự Kiện

– Không gian và thời gian: Tùy thuộc vào thói quen từng đối tượng: Có người cảm thấy việc một mình suy nghĩ các ý tưởng sẽ hiệu quả hơn. Tương tự nếu phần lớn mọi người phải có sức ép về tiến độ và thời gian mới đưa ra ý tưởng, thì có người phải thoải mái và thư giãn mới đưa ra được những ý tưởng hữu ích.

– Từ quá trình thu nhặt ý tưởng, bạn có thể kết hợp và đưa ra ý tưởng mới lạ của riêng mình thông qua những chyến nghỉ dưỡng và khảo sát thực tế.

– Hơn nữa, ý tưởng cũng có thể khơi gợi từ chính trong cuộc sống. Bạn sẽ có rất nhiều ý tưởng cho sự kiện từ concept chính của chương trình qua một bức tranh ấn tượng, ý tưởng dựng sân khấu từ kiến trúc ngôi nhà độc đáo nào đó… Mọi ý tưởng đều được khơi nguồn cảm hứng chính từ những vật dụng, hình ảnh, hiện tượng bạn quan sát thấy hàng ngày.

3. Thiết Kế Kịch Bản Tổ Chức Sự Kiện 

Ở phần này, thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, trong đó:

– Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…

– Xác định thời gian tổ chức

– Xác định chủ đề chương trình

– Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ

– Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác.

4. Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện

Bước này sẽ chia kế hoạch tổ chức sự kiện ra thành nhiều mục chi tiết nhất. Một số vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức gồm:

– Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc

– Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.

– Phương thức vận chuyển: ô tô

– Ngân sách sự kiến

– Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…

5. Thực Hiện Kế Hoạch

Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…

Bước này, người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.

6. Dàn Dựng Sự Kiện

Trước khi tổ chức khoảng 1- 2 ngày, công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ thực hiện, đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp.

7. Tiến Hành Thực Hiện Chương Trình

Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có  đúng đắn, chính xác hay không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.

8. Kết Thúc Sự Kiện

Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.