5 điều nhà quản lý cần biết để giao việc cho nhân viên hiệu quả

Giao việc cho nhân viên chuẩn xác, phù hợp là việc không hề dễ dàng. Để giao việc đúng, người quản lý cần có kỹ năng ủy quyền, giao việc. Người quản lý không thể và cũng không nên tự mình làm hết mọi việc. Giao việc vừa giúp giảm tải công việc cho bạn vừa giúp nhân viên phát triển được kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm.

Khái niệm giao việc cho nhân viên

Giao việc cho nhân viên là việc sử nguồn nhân lực của công ty, tổ chức một cách thích hợp, phù hợp: việc đúng người và người đúng việc.

Mục tiêu của giao việc cho nhân viên là hướng tới việc giao việc đúng người, đúng thời điểm để hiệu suất làm việc của nhân viên và toàn công ty được cải thiện. Mặt khác, giao việc cho nhân viên phù hợp còn có thể giúp quy trình làm việc trở nên tối ưu, hạn chế những vướng mắc có thể phát sinh.

Về hình thức, kỹ năng giao việc cho nhân viên có thể thực hiện qua hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp. Với hình thức trực tiếp, nhà quản lý có thể gặp trực tiếp và trao đổi, giao nhiệm vụ, công việc cho nhân viên. Còn với hình thức gián tiếp, giao việc có thể thực hiện thông qua điện thoại, email, tin nhắn…

Những việc nào nên giao cho nhân viên?

Các nhiệm vụ, công việc của một công ty, tổ chức rất đa dạng. Mỗi nhóm nhân viên có thể sẽ phù hợp thực hiện những công việc, nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên xét về tổng thể, nhà quản lý có thể cân nhắc giao những việc sau cho nhân viên của mình:

• Việc nhỏ: Việc nhỏ là những việc chỉ mất một khoảng thời gian nhỏ để hoàn thành, ví dụ như: lên lịch họp, đặt vé máy bay cho các chuyến công tác hoặc đặt vận chuyển thư, quà cho khách hàng…
• Việc cần ít tư duy: Đây là các công việc tương đối tẻ nhạt, ít cần tư duy, suy nghĩ hoặc không đòi hỏi kỹ năng cao, ví dụ như: thu thập thông tin khách hàng, tổng hợp CV ứng tuyển…
• Việc tốn nhiều thời gian: Việc tốn thời gian là các công việc cần chia thành nhiều phần công việc nhỏ hơn và giao cho nhiều người cùng thực hiện. Ví dụ để chuẩn bị hồ sơ đấu thầu rất tốn thời gian, bạn có thể chia nhỏ ra thành các phần việc để nhiều nhân viên cùng thực hiện như: chuẩn bị bản đáp ứng yêu cầu kỹ thuật; chuẩn bị hồ sơ nhân sự tham gia dự án; in ấn, scan các tài liệu; nộp thầu online…
• Việc có thể dạy được: Đây là những công việc không đòi hỏi chuyên môn sâu và bạn có thể chỉ dẫn nhanh chóng cho nhân viên thực hiện hiệu quả, ví dụ như: việc crop ảnh theo tỷ lệ cố định; việc chia sẻ link bài vào các nhóm, diễn đàn…
• Việc bạn không có chuyên môn: Nếu bạn không có chuyên môn trong một công việc nào đó, bạn nên giao việc cho những người có chuyên môn xử lý. Ví dụ như: thiết kế đồ họa; làm clip giới thiệu sản phẩm; viết tin bài truyền thông sự kiện…

Hướng dẫn cách giao việc cho nhân viên hiệu quả

Để giao việc cho nhân viên đúng cách hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo quy trình giao việc cho nhân viên như sau:

Bước 1 – Thuyết phục: Bạn sẽ cần xác định người tốt nhất có thể thực hiện nhiệm vụ. Sau đó, bạn tiến hành thuyết phục, chỉ cho nhân viên nhận thấy họ sẽ nhận được gì khi nhận và thực hiện nhiệm vụ mới.

Việc tiến hành thuyết phục này nhằm giúp nhân viên hiểu rõ về công việc được giao, hào hứng và quyết tâm hoàn thành công việc. Nếu nhà quản lý không thực hiện thuyết phục, nhân viên có thể vẫn thực hiện công việc nhưng với tâm lý chống đối, miễn cưỡng, hiệu quả công việc không cao.

Bước 2 – Kết quả: Bạn sẽ cần chỉ cho nhân viên hiểu rõ kết quả công việc cần đạt được. Ở bước này, bạn có thể chỉ dẫn cho nhân viên một số thông tin khác như: ai là người hỗ trợ nhân viên thực hiện công việc; thời gian cần hoàn thành công việc… Để chắc chắn nhân viên hiểu rõ về kết quả công việc cần đạt được, bạn có thể yêu cầu họ nhắc lại chi tiết công việc được giao.

Bước 3 – Giới hạn: Để dự phòng các tình huống thực hiện công việc vượt quá giới hạn, gây ra các hệ lụy khác, bạn có thể đặt ra các giới hạn cho nhân viên. Giới hạn ở đây có thể là phạm vi hoạt động công việc; mức độ trao quyền, thẩm quyền thực hiện công việc…

Bước 4 – Tiêu chuẩn: Bạn sẽ xác định rõ với nhân viên về các quy tắc, tiêu chuẩn khi thực hiện công việc được giao.

Bước 5 – Tín nhiệm: Khi giao việc cho nhân viên, bạn cũng cần thể hiện sự tín nhiệm, cho nhân viên khoảng “không gian” để làm việc và sáng tạo. Do đó, bạn hãy dành cho nhân viên thời gian để tự thiết lập kế hoạch thực hiện công việc. Tiếp theo, bạn có thể đặt lịch cùng nhân viên xem xét lại kế hoạch trước khi bắt đầu triển khai công việc.

Bước 6 – Thảo luận: Bạn nên tiến hành thảo luận với nhân viên và cung cấp cho họ một số gợi ý cách thực hiện công việc đúng hướng, chuẩn xác ngay từ đầu. Quá trình thảo luận cần được thực hiện rất kỹ lưỡng và hoạch định được cách thức thực hiện công việc. Ngoài ra, bạn cũng cần thảo luận với nhân viên về những rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện công việc.

Bước 7 – Theo dõi: Giao việc cho nhân viên nhưng bạn vẫn cần có sự theo dõi kịp thời, đúng mức. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc, kiểm soát và đảm bảo công việc được thực hiện đúng hướng, đạt kết quả như mong đợi.

Để theo dõi công việc nhân viên được giao, bạn có thể tiến hành các buổi check-in định kỳ hàng tuần hoặc thậm chí là hàng ngày nếu cần thiết. Các buổi check-in sẽ giúp bạn ghi nhận cho nhân viên những kết quả công việc họ đang thực hiện và phản hồi, góp ý để nhân viên thực hiện công việc tốt hơn.

Bước 8 – Tổng kết: Kết thúc quá trình giao việc cho nhân viên là bước tổng kết. Ở bước này, bạn sẽ tiến hành tổng kết lại công việc ở các góc độ như: thành quả đạt được; các thiếu sót; bài học cần lưu ý khắc phục…

4 nguyên tắc giao nhận việc cho nhân viên

Giao việc đúng người, đúng thời điểm sẽ giúp hiệu quả công việc được cải thiện đáng kể. Giao việc thực sự là một nghệ thuật và cần đảm bảo những nguyên tắc như:

• Hãy kiên nhẫn!

Khi nhân viên nhận việc từ bạn có thể họ chưa có kinh nghiệm, còn nhiều vấp váp, sai lầm trong công việc. Bạn hãy thực sự kiên nhẫn, dành thời gian cho họ. Theo thực tế công việc, nhân viên sẽ dần dần tích lũy kinh nghiệm, kỹ năng để xử lý công việc dễ dàng hơn.

• Không ủy quyền quá mức

Ủy quyền sẽ khác với việc bạn chuyển tất cả công việc bạn cần làm sang cho nhân viên. Bạn nên đảm bảo ủy quyền không quá mức, trong giới hạn phù hợp. Bạn có thể tham khảo những nhóm việc nên giao cho nhân viên: việc nhỏ, việc cần ít tư duy, việc tốn nhiều thời gian, việc có thể dạy được, việc bạn không có chuyên môn.

• Chọn đúng người

Bạn hãy đảm bảo rằng nhân viên được giao việc có đủ điều kiện, nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, bạn hãy cố gắng giao những nhiệm vụ tận dụng được kỹ năng, điểm mạnh của nhân viên. Điều đó vừa giúp công việc được thực hiện hiệu quả vừa giúp nhân viên phát huy được thế mạnh của mình.

• Ngừng quản lý vi mô

Khi bạn đã có kỹ năng giao việc cho nhân viên, bạn nên dành thời gian, khoảng “không gian” đủ để nhân viên làm việc và sáng tạo trong công việc. Bạn hãy ngừng quản lý vi mô để giúp nhân viên của bạn có thể trưởng thành và phát triển tốt hơn.

4 sai lầm phổ biến khi giao việc cần tránh

Để giao việc chuẩn xác, phù hợp cho nhân viên, bạn nên tránh những sai lầm sau:

• Đưa ra thời hạn mơ hồ

Nếu bạn giao việc nhưng kèm theo thời hạn mơ hồ, ví dụ như càng sớm càng tốt sẽ khiến tạo áp lực không cần thiết cho nhân viên. Thay vì vậy, bạn hãy chỉ rõ thời hạn công việc bạn kỳ vọng nhân viên đạt được.

• Không sẵn sàng hỗ trợ nhân viên

Nguyên tắc khi giao việc cho nhân viên đúng cách là không quản lý vi mô. Tuy nhiên, điều đó hoàn toàn khác với việc quản lý không sẵn sàng hỗ trợ nhân viên. Nếu bạn phớt lờ những đề nghị hỗ trợ của nhân viên, bạn sẽ khiến nhân viên mất lòng tin, suy giảm hiệu quả công việc.

Trường hợp bạn quá bận rộn, bạn có thể đặt lịch tư vấn, trao đổi công việc với nhân viên vào mỗi ngày hoặc mỗi tuần.

• Giao cho nhân viên khác nhiệm vụ tương tự

Mỗi nhân viên có những thế mạnh, kinh nghiệm, kỹ năng khác nhau. Do đó, nếu bạn giao cho nhân viên những nhiệm vụ khác hoàn toàn so với công việc hiện nay họ đang làm, họ sẽ rất khó thực hiện hiệu quả.

Ví dụ nhân viên truyền thông nội bộ có thể giao thêm nhiệm vụ sáng tạo nội dung cho các kênh tuyển dụng, tổng hợp CV ứng viên. Tuy nhiên, nếu bạn giao nhân viên truyền thông làm nhiệm vụ code website thì họ sẽ rất khó thực hiện được vì đó không phải nhiệm vụ tương tự họ từng làm, từng có kinh nghiệm.

• Mục tiêu và kỳ vọng không rõ ràng

Khi bạn giao việc nhưng không chia sẻ rõ với nhân viên về mục tiêu, kỳ vọng công việc cần đạt được, nhân viên của bạn sẽ rất dễ chệch hướng, không hoàn thành được công việc. Ví dụ bạn muốn nhân viên tổng hợp CV ứng viên nhưng không chia sẻ rõ các trường thông tin cần thu thập thì nhân viên sẽ rất dễ tổng hợp CV không đúng như kỳ vọng, yêu cầu.

[single-form-01]

KẾT LUẬN

• Giúp nâng cao năng suất, hiệu suất – Giao việc cho nhân viên có thể khiến các nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp gặp khó khăn trong thời gian đầu, nhưng đây là việc cần thiết để nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc của đội nhóm. Gia tăng hiệu suất, hiệu quả tổng thể của doanh nghiệp sẽ thật khó tách rời với hoạt động giao việc. Bởi vì, một cá nhân dù xuất sắc đến đâu cũng thật khó để có thể quán xuyến, quản lý tất cả các đầu việc của cả công ty.
• Trao quyền và tin tưởng: Ở góc độ là một nhà lãnh đạo, bạn không thể làm tất cả mọi thứ. Bạn hãy học cách trao quyền và tin tưởng nhân viên sẽ hoàn thành tốt công việc giúp bạn. Thực tế, các công ty cũng cần những nhân viên giải quyết được công việc một cách chủ động, sáng tạo và hiệu quả hơn là những nhân viên chỉ làm việc theo chỉ đạo một cách cơ học.
• Tập trung cho những điều quan trọng: Giao việc cho nhân viên một cách phù hợp sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung cho các công việc quan trọng. Điều này cũng sẽ giúp giảm gánh nặng áp lực công việc không cần thiết lên bạn.