Đào tạo kỹ năng giao việc, ủy quyền cho nội bộ doanh nghiệp

Giao việc là kỹ năng quan trọng không chỉ trong công việc, mà còn trong bất kỳ lĩnh vực nào trong cuộc sống. Nhưng không phải ai cũng hiểu được hết kỹ năng giao việc là gì và các bước giao việc diễn ra như nào. Vậy hãy cùng 123job tìm hiểu sau đây

I. Kỹ năng giao việc

1. Phân biệt giao việc và uỷ quyền.

Kỹ năng giao việc có tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên.

Kỹ năng ủy quyền tương tự như kỹ năng giao việc, chúng có tính chất giao trách nhiệm, quyền hạn cho nhân viên.

Kỹ năng giao việc cho nhân viên chính là một trong những kỹ năng quan trọng của lãnh đạo

2. Lợi ích của kỹ năng giao việc

• Tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành tốt mục tiêu.
• Giao việc để nhân viên có trách nhiệm trong mỗi công việc được giao.
• Kỹ năng giao việc của quản lý giúp phân công rõ ràng công việc thuận tiện cho việc kiểm tra.
• Tận dụng được những nguồn lực và năng suất làm việc.
• Mỗi người làm một công việc sẽ tạo thành một tổng thể gắn kết.

3. Khó khăn trong công việc khi người lãnh đạo không có kỹ năng giao việc

• Các công việc thường chậm trễ.
• Không tìm được người phù hợp để tổ chức giao việc.
• Tránh tình trạng người thì quá bận rộn, người thì không có việc để làm
• Các nhân viên không nhận định được quyền hạn của mình trong công việc.
• Những nhân viên sẽ không nắm bắt được thông tin về kế hoạch công việc.
• Với người không có kỹ năng giao việc sẽ khiến người có năng lực cảm thấy nhàm chán tổ chức làm việc đó.
• Với những người không có kỹ năng giao việc sẽ bận rộn, không có thời gian quan tâm đến nhân viên.
• Các nhân viên sẽ không làm việc theo phương pháp mà nhà quản lý hướng dẫn.

4. Những điều nên tránh của nhà lãnh đạo khi giao việc

• Người không có kỹ năng giao việc sẽ khó mà điều hành công việc.
• Người lãnh đạo không chắc chắc chắn vào khả năng của nhân viên để giao việc.
• Các quản lý cho rằng mình có kỹ năng giao việc nhưng sẽ chẳng hiệu quả vì không có nhân viên phù hợp.
• Nhân viên không có trách nhiệm với công việc của mình.
• Nhân viên không dám thử thách bản thân, không dám mạo hiểm.
• Nhà lãnh đạo nghĩ tự mình có thể giải quyết công việc.
• ​​​​​​​Lơ là không quản lý nhân viên.

5. Nhà lãnh đạo chia sẻ quyền lực của mình

• Người lãnh đạo có kỹ năng giao việc tốt sẽ xem xét tình hình công việc và đưa ra hướng giải quyết nếu công việc gặp khó khăn, đồng thời khen ngợi những nhân viên tìm ra hướng giải quyết tốt.
• Hãy đề nghị nhân viên đưa ra thật nhiều ý kiến nhưng quyết định vẫn nằm trong tay nhà lãnh đạo.
• Hãy hành động đừng ngại khó, hãy cứ thử sức mình.
• Luôn giúp đỡ nhân viên khi họ cần thiết.
• Tạo động lực cho nhân viên hoàn thành công việc tốt hơn.
• 

Những nhà lãnh đạo hãy dùng kỹ năng lãnh đạo để chia sẻ quyền lực của mình cho nhân viên

6. Những điều nhà lãnh đạo nên dự kiến

• Các nhân viên có quyền nêu lên ý kiến về độ không hài lòng trong những quyết sách của công ty, doanh nghiệp.
• Các nhân viên có thể đề nghị giúp đỡ trong công việc khi cần thiết.
• Việc lãnh đạo có kỹ năng giao việc sẽ khiến những nhiệm vụ được hoàn thành tốt nhất.
• Những nhân viên mới phải được chỉ dẫn công việc cụ thể và đào tạo nếu cần.
• ​​​​​​​Những nguồn lực quý giá nhất là con người – thời gian – tiền bạc – vật chất… và phải sử dụng chúng hợp lý.

7. Những vấn đề cần xem xét khi lựa chọn nhân viên

• Phân tích kỹ công việc trước khi giao việc cho nhân viên.
• Xem xét những yếu tố về kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức… của ứng viên xem có phù hợp không.
• ​​​​​​​Những nhân viên sau khi được giao nhiệm vụ đảm bảo phải hiểu rõ được yêu cầu công việc.

8. Đưa ra kế hoạch giao công việc

• Trình bày kết quả mong muốn trong công việc.
• Đưa ra thời gian biểu và mức độ mong muốn ứng viên hoàn thành nhiệm vụ.
• Xác định rõ chất lượng và số lượng công việc.
• Giao quyền hạn về tay nhân viên.
• Khi cần có thể đào tạo nhân viên để phù hợp với công việc,
• ​​​​​​​Báo cáo với toàn thể nhân viên về công việc cần hoàn thành, nhiệm vụ mỗi người, người chịu trách nhiệm quản lý…

Sử dụng kỹ năng giao việc để chia việc cho mỗi người rõ ràng và hiệu quả

II. Các bước giao việc

1. Rà soát lại công việc.

Với kỹ năng giao việc tuyệt vời thì các nhà lãnh đạo sẽ biết rà soát, tổng hợp lại những công việc trước khi giao cho nhân viên để nắm bắt được tình hình công việc, cũng như độ phù hợp trong công việc.

2. Chọn việc để giao

Cân nhắc xem việc nào quan trọng cần giải quyết trước, việc nào có thể giao lại cho người khác làm. Bằng kinh nghiệm lãnh đạo, hãy tìm ra người phù hợp với công việc đó để đạt hiệu quả công việc cao nhất.

3. Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc

Làm rõ mục tiêu công việc:

• What: công việc cụ thể phải làm là gì?
• Who: giao việc cho ai, là là người có năng lực để đảm nhiệm công việc.
• When: Khi nào cần hoàn thành công việc?
• ​​​​​​​Where: Địa điểm thực hiện công việc ở đâu?

Đưa ra lý do cần thực hiện công việc

Đây là bước cuối cùng cũng là bước quan trọng nhất giúp nhân viên hiểu rõ mục đích của công việc. Nhờ vậy nhân viên mới hiểu được giá trị của những việc mình tạo ra và cố gắng làm việc ngay cả khi không có mặt quản lý ở đó.

4. Lựa chọn người thích hợp

Bạn cần nghiên cứu về từng người để giao việc phù hợp với họ. Các nhà lãnh đạo với kỹ năng giao việc đỉnh cao sẽ thực hiện trao đổi tế nhị với từng người trước khi giao việc. Điều đó sẽ làm họ cảm thấy mình được đặc biệt giao trọng trách công việc, như vậy sẽ cố gắng làm nó chỉnh chu nhất có thể.

5. Chuẩn bị và giao việc

Bước này sẽ diễn ra rất nhanh chóng. Người quản lý nên có vài lời gợi ý về cách thực hiện công việc và ngỏ lời có thể giúp đỡ nếu cần. Chú ý khi giao việc cần để nhân viên ký nhận để tránh tình trạng quên việc hay làm thất lạc tài liệu… Nếu công việc có người thực hiện cùng, phải trao đổi cùng hai người đó cùng một lúc và giao thời gian hoàn thành, phương tiện và kinh phí nếu cần.

Chuẩn bị giao việc và đề ra những yêu cầu cần hoàn thành

6. Hướng dẫn công việc

Các nhà quản lý công việc sẽ cần thực hiện hướng dẫn công việc qua 3 giai đoạn đó là hướng dẫn minh họa, yêu cầu lập lại công việc và để nhân viên làm thử. Các quá trình cụ thể như sau:

• Hướng dẫn minh họa nếu cần: Thường thì bước này hay sử dụng với những công việc cần vận hành máy móc, tùy vào mức độ thạo việc của nhân viên mà nhà quản lý có thể hướng dẫn hay không.
• Yêu cầu lặp lại hướng dẫn: Đây là một các làm hay giúp các sếp kiểm tra lại xem nhân viên đã nắm bắt được hết công việc chưa, cùng là cách để nhà quản lý kiểm chứng lại xem đã truyền đạt hết thông tin cho nhân viên chưa. Đừng quên “cho” nhân viên những lời động viên và bày tỏ có thể giúp đỡ nếu họ cần. Bởi người ta nói mức độ hoàn thành công việc phụ thuộc vào 1% là tài năng, 14% là do huấn luyện và 85% còn lại dựa vào tinh thần làm việc.
• ​​​​​​​Demo- làm thử: Đây là công đoạn thực tiễn gắn liền với lý thuyết. Bạn nên làm trước cho nhân viên xem, vừa làm vừa nói lý thuyết. Rồi đề nghị nhân viên làm và hãy đặt ra câu hỏi để làm rõ công việc.

7. Theo dõi quá trình thực hiện

• Bạn nên quan sát và nắm bắt tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên.
• Hãy điều chỉnh công việc để phù hợp với hiện tế thực tại.
• Đề nghị tiến hành lập báo cáo và kiểm tra từng giai đoạn.
• Luôn khuyến khích nhân viên làm việc, khen ngợi nhiều hơn thay vì trách móc.
• Chỉ can thiệp vào công việc của họ khi cần thiết để mọi người được thỏa sức sáng tạo trong công việc.

8. Đánh giá kết quả

Sau mỗi công việc được hoàn thành đều cần đánh giá kết quả, tuyên dương những thành tích đóng góp của mọi người để phát huy, và vận dụng để phát triển sự nghiệp sau này cũng như đóng góp cho công ty, doanh nghiệp.

Bên cạnh đó cũng cần chỉ ra những mặt hạn chế, những khúc mắc trong quá trình làm việc để lấy làm kinh nghiệm, nhắc nhở những cá nhân thiếu tinh thần trách nhiệm và động viên họ làm việc tích cực hơn, nhưng trước hết hãy lắng nghe lý do tại sao họ chưa hoàn thành tốt công việc.

Nhưng chắc hẳn sẽ ít phải nhắc nhở từng cá nhân, bơi trong quá trình làm việc người có kỹ năng giao việc sẽ luôn kiểm soát vấn đề ngay khi nó vừa xảy ra và khắc phục ngay lập tức.