Thuyết trình chỉ hiệu quả khi biết: Cách xác định đối tượng, nội dung và cách thực hiện.

Qua bài Bí quyết quan trọng hàng đầu: Tập trung vào nội dung, chúng ta đã biết tầm quan trọng của việc tập trung vào nội dung, cũng như lựa chọn được phương hướng giải thích phân tích.

Với mỗi nhóm khán giả khác nhau, sẽ có mong muốn nghe, nhu cầu phân tích và hàm lượng dữ liệu khác nhau. Trước khi xây dựng mỗi bài thuyết trình, điều quan trọng đầu tiên là chúng ta phải xác định được nhóm người nghe của mình là ai. Mỗi người ở mỗi vị trí khác nhau sẽ có đặc điểm, góc nhìn, phương diện phân tích và góc nhìn khác nhau. Nên việc xác định đối tượng cực kỳ quan trọng. Nó sẽ giúp ta “chốt bài” một cách nhanh chóng, trực tiếp và hiệu quả nhất.

Tiếp theo xác định nội dung cần truyền đạt và quan điểm của mình dưới góc độ tiếp cận thân thiện cho người nghe. Những điều họ quan tâm. Mong muốn của họ là gì. Và những dữ liệu thực sự liên quan đến họ cũng như gây hứng thú cho người xem.

Sau khi đã phân tích, xác định được đối tượng và nội dung rồi, chúng ta đi vào bước xây dựng bài.

Để hiểu kỹ hơn, bài này sẽ phân tích kỹ 3 nhân tố trên, đồng thời lấy ví dụ minh họa cực dễ hiểu cho bạn.

Nhân tố đầu tiên: Xác định đối tượng thính giả.

Thính giả của bạn.

Bạn càng hiểu rõ thính giả của mình thì bạn sẽ càng thành công trong việc truyền tải thông điệp mà bạn mong muốn. Hãy tránh cách xác định chung chung thính giả của bạn là ai, như là các bên có liên quan trong và ngoài một đơn vị hay công ty nào đó. Hay những ai có nhu cầu tìm hiểu – bằng việc cố gắng bao gồm càng nhiều thính giả cùng với các nhu cầu khác nhau của họ, bạn đang đặt bản thân vào trong một vị trí mà thông điệp của bạn đang được truyền tải theo một cách kém hiệu quả. Đôi khi việc này đồng nghĩa với việc phải tạo ra các cách truyền đạt khác nhau với từng đối tượng thính giả. Việc xác định đối tượng thính giả trọng tâm cũng là một cách để giới hạn hiệu quả. Như đã nói ở trên, càng am hiểu thính giả của bạn, việc đồng cảm với họ sẽ trở nên dễ dàng hơn từ đó xác định được cách thuyết trình hiệu quả hơn trong việc đáp ứng nhu cầu của họ cũng như bản thân bạn.

Vị trí của người thuyết trình

Việc xác định được mối quan hệ của bạn với thính giả cũng như cách mà họ nhìn nhận bạn cũng vô cùng cần thiết. Liệu đây là lần đầu tiên bạn tiếp xúc với họ thông qua bài thuyết trình này hay bạn đã biết họ từ trước. Liệu họ đã xem bạn như một chuyên gia hay bạn phải xây dựng sự tín nhiệm của bản thân. Đây là những yếu tố quan trọng cần phải được cân nhắc để có thể xác định được cách xây dựng cấu trúc của bài thuyết trình của mình, khi nào cần dùng dữ liệu để có thêm dẫn chứng cũng như nhịp điệu và thứ tự sắp xếp câu chuyện mà bạn muốn kể.

Nhân tố thứ 2:  Xác định nội dung

Bạn muốn thính giả của bạn biết những gì? Đây là yếu tố mà bạn cần phải nắm rõ để quyết định liệu những gì bạn nói có thật sự đáng giá với thính giả của bạn hay không và tìm hiểu xem tại sao họ cần phải lắng nghe bạn. Bạn sẽ luôn muốn thính giả của bạn biết cách để có thể áp dụng những kiến thức đó vào trong thực tiễn. Nếu mà bạn vẫn chưa thể xác định được câu trả lời cho những câu hỏi trên, bạn nên tự hỏi bản thân xem liệu buổi thuyết trình của bạn có thật sự cần thiết hay không.

Đây có thể là một vấn đề vô cùng nan giải với rất nhiều người. Bởi vì vấn đề này thường do lối suy nghĩ rằng thính giả của bạn biết nhiều hơn cả người thuyết trình là bạn. Do đó họ có thể biết được những thông tin, dữ liệu này nên được trình bày như thế nào. Tuy nhiên đây là lối suy nghĩ sai lầm. Nếu bạn là người phân tích và thuyết trình về những dữ liệu này, bạn đương nhiên sẽ biết chúng rõ nhất, hay nói cách khác bạn là chuyên gia trong lĩnh vực này. Việc này đưa bạn vào vị trí đặc biệt để truyền đạt dữ liệu và giúp những người khác hiểu và áp dụng chúng. Nói chung những người thuyết trình cần phải đặt bản thân vào một vị trí tự tin hơn khi đưa ra những lời khuyên hay gợi ý hoặc những nhận định dựa trên phân của mình. Và tất nhiên có công mài sắt có ngày nên kim, bạn sẽ có được thành quả của mình.

Hãy bắt tay làm quen với việc này ngay từ bây giờ, theo thời gian bạn sẽ quen dần. Hãy tự tin rằng dù bạn có đưa ra gợi ý có vẻ khác thường đi nữa, vấn đề trọng tâm là người nghe áp dụng chúng như thế nào.

Kể cả khi bạn không đưa ra gợi ý chính xác về cách áp dụng chúng như thế nào, hãy dẫn dắt người nghe áp dụng chúng theo hoàn cảnh của họ. Việc dẫn dắt như vậy là một cách vô cùng hiệu quả để bài thuyết trình trở nên sinh động hơn, bởi vì họ đã có một hướng đi rồi thay vì phải bắt đầu từ con số không. Còn nếu bạn chỉ đơn thuần là thể hiện dữ liệu, việc người nghe phản ứng kiểu “à cái này hay nè” ngay lúc đó rồi quên bẵng đi trong ngày hôm sau, đây hoàn toàn là điều dễ dàng xảy ra.

Việc dẫn dắt như này thường sẽ nhận được nhiều tương tác hơn từ cuộc trò chuyện hay thảo luận, trong buổi thuyết trình cũng sẽ sinh động hơn. Tất nhiên nếu bạn không dẫn dắt họ ngay từ đầu thì việc này đương nhiên sẽ không xảy ra rồi.

Nhân tố thứ 3: Cách thực hiện

Cách bạn giao tiếp với thính giả của mình sẽ bị tác động bởi một số yếu tố như khả năng dẫn dắt các thính giả của bạn, lượng thông tin họ tiếp nhận hay mức độ chi tiết của thông tin cần dùng.

Chúng ta có thể hiểu rằng cách giao tiếp hay khả năng dẫn dắt của bạn có thể sẽ thay đổi theo buổi thuyết trình, với việc thuyết giảng trực tiếp bên trái và những tài liệu mà bạn đưa cho người xem của bạn bên phải như hình 1.1 dưới đây. Hãy cân nhắc giữa lượng thông tin mà bạn đang truyền đạt với thính giả của bạn với mức độ dày đặc của thông tin ở 2 đầu của biểu đồ.

Hình 1.1 Cách thức giao tiếp liên tục

Ở phía bên trái, với Live Presentation (Thuyết trình trực tiếp), bạn (người thuyết trình) là người kiểm soát. Bạn quyết định những gì thính giả được thấy và thời điểm nhìn thấy. Bạn có thể ứng biến dựa vào tình huống để có thể tăng tốc độ bài thuyết trình của bạn lên cũng như giảm nhịp độ xuống, hoặc có thể đi sâu hay lướt qua một chi tiết nào đó. Không nhất thiết phải bao gồm tất cả các chi tiết vào trong phần thuyết trình của bạn (khi đang nói hoặc trên slide) bởi vì bạn là chuyên gia trong lĩnh vực này, luôn luôn phải trả lời được các câu hỏi liên quan đến vấn đề đang được nói, cho dù các câu hỏi đó hay chi tiết đó không ở trong bài thuyết trình.

Hướng dẫn cách thức đạt được

Để có thể thành thạo kỹ năng thuyết trình, hãy luyện tập nhiều hơn.

Đừng chỉ thuyết trình bằng việc đọc những gì trong slide của bạn! Việc này thường gây những ác cảm cho thính giả. Bạn cần phải thuộc lòng nội dung để có thể thuyết trình tốt và việc này đồng nghĩa với tập luyện thật nhiều lần. Hãy đơn giản hóa nội dung của bạn và chỉ nên đưa ra những dẫn chứng để củng cố cho bài thuyết trình trên slide. Bạn có thể dùng slide như những gợi ý về những gì cần nói nhưng đừng dùng chúng như ghi chú để bạn đọc lên.

Dưới đây là vài mẹo nhỏ để làm quen với các dụng cụ thuyết trình của bạn:

– Hãy viết ra các ý chính của từng slide trong các ghi chú thuyết trình của bạn.

– Hãy dự đoán trong đầu của bạn những gì bạn sẽ nói ra. Việc dự đoán trước như vậy sử dụng một phần não bộ khác và làm việc này có thể giúp bạn nhớ đến những ý chính cần phải được nhắc đến. Và việc này cũng giúp chúng ta trong những khâu chuyển ý mà hầu như mọi người thuyết trình nào cũng vấp phải.

– Hãy tổng duyệt một buổi thuyết trình trước mặt người thân, bạn bè hay đồng nghiệp.

Ở phía bên phải của hình 1.1, với các tài liệu bạn đưa cho thính giả, sự kiểm soát của bạn (người tạo nên những dữ liệu ấy) lại ít hơn. Trong trường hợp này, các thính giả của bạn mới là người quyết định nên sử dụng những thông tin ấy như thế nào. Những thông tin chi tiết ở đây trở nên dày đặc hơn do bạn không thể ở kế bên họ để trả lời cho từng thắc mắc mà họ đưa ra. Vì vậy, họ cần phải tìm câu trả lời trong những thông tin mà bạn đưa ra trong các tài liệu này.

Cách lý tưởng nhất là làm cho các slide trở nên ngắn gọn (do bạn sẽ trả lời các câu hỏi mà thính giả đặt ra trong lúc thuyết trình) và các dữ liệu trong tài liệu mà bạn đưa cho họ cần chi tiết hơn.

Tuy nhiên trong thực tế, do thời gian có hạn cùng các giới hạn khác, các tài liệu cũng như phần thuyết trình của bạn thường là 1. Vì vậy đã tạo nên sự phát triển của “slideument”  để có thể thỏa mãn cả 2 nhu cầu cùng lúc. Do sự đa dạng về nhu cầu tạo ra những khó khăn nhất định, chúng ta sẽ tìm hiểu cách giải quyết chúng trong các chương tiếp theo.

Tại thời điểm này, thao tác này, bạn cần phải xác định các phương tiện để thuyết trình quan trọng hơn như các kỹ năng thuyết trình trực tiếp, tài liệu bạn cần phải đưa cho thính giả hay một việc gì khác. Việc cân nhắc giữa mức độ thông tin mà bạn sẽ truyền đạt cho thính giả của mình và việc bạn có thể kiểm soát, dẫn dắt khán giả trong câu chuyện mà bạn kể trong buổi thuyết trình sẽ là các yếu tố quan trọng lúc bạn bắt đầu tạo nội dung.

Giọng điệu thuyết trình

Nên lựa chọn giọng điệu nào trong buổi thuyết trình của bản thân. Đây cũng là một yếu tố cần phải được cân nhắc. Bạn đang muốn tán dương một thành công hay bạn đang muốn khích lệ họ hành động. Chủ đề của buổi thuyết trình là vấn đề quan trọng hay chỉ là các nội dung đơn giản. Giọng điệu mà bạn dùng trong buổi thuyết trình sẽ quyết định các lựa chọn về thiết kế mà chúng ta sẽ được học trong những chương tiếp theo. Trước mắt, bạn cần suy nghĩ cụ thể hơn về giọng điệu mà bạn sử dụng khi bắt đầu bước vào chuyên ngành thể hiện dữ liệu.

Vấn đề cuối cùng chúng ta cần phải cân nhắc là thính giả của chúng ta là ai và chúng ta cần họ biết những thông tin gì và cách áp dụng chúng như thế nào. Từ đó chúng ta có thể giới hạn dữ liệu để có thể trả lời cho câu hỏi: Nên sử dụng dữ liệu nào để củng cố quan điểm trong phần thuyết trình. Các dữ liệu đó sẽ trở thành các yếu tố hỗ trợ để xây dựng câu chuyện mà bạn muốn kể.

Có nên lơ đi các dữ liệu không mang tính hỗ trợ.Nếu như bạn đang cho rằng chỉ thể hiện các dữ liệu củng cố cho luận điểm của bạn và bỏ những dữ liệu khác sẽ làm cho phần thuyết trình của bạn trở nên thuyết phục hơn, thì mình xin nhấn mạnh rằng mình không ủng hộ việc này. Việc chỉ kể một phía của câu chuyện còn tệ hơn việc hiểu nhầm, đây là một chuyện vô cùng may rủi. Một thính giả tinh mắt có thể chỉ ra các lỗ hổng của câu chuyện khi mà các dữ liệu chỉ thể hiện một khía cạnh và bỏ lơ đi các khía cạnh khác. Việc cân bằng trong nội dung giữa các dữ liệu ủng hộ và phản bác sẽ tùy thuộc vào ngữ cảnh của bạn, sự tín nhiệm bạn của các thính giả cùng các yếu tố khác.