7 Mẹo giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả mỗi ngày

Quản lý thời gian là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Quỹ thời gian một ngày của con người là 24 tiếng và mỗi người có những cách sử dụng khác nhau cho những mối quan hệ công việc, đồng nghiệp, nghỉ ngơi, vui chơi…

Có người sẽ chọn cách quản lý thời gian để 1 ngày của mình diễn ra khoa học, ý nghĩa và làm được nhiều việc. Nhưng có những người lại để thời gian trôi qua một cách tự nhiên và bị thời gian chi phối. Vậy quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là việc mà bạn sẽ lên kế hoạch, sắp xếp, phân chia các đầu mục công việc phải xử lý trong khoảng thời gian nhất định. Bạn sẽ dựa vào đó để từng bước thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.

Hiểu một cách đơn giản như Sean Haye – diễn viên và nhà sản xuất người Mỹ thì: “Không, toàn bộ cuộc sống của tôi đã được lên kế hoạch. Nó được gọi là quản lý thời gian.”

Đây là một trong những kỹ năng thiết yếu trong công việc và cuộc sống. Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn tối đa hóa được năng suất, đồng thời giảm căng thẳng, sự phân tâm, stress và cải thiện chất lượng cuộc sống.

Nếu bạn không biết cách quản lý thời gian thì bạn sẽ mất nhiều thời gian cho các hoạt động không cần thiết, gây ra sự lo lắng, không tập trung và giảm năng suất cũng như cảm hứng trong công việc.

Lợi ích của quản lý thời gian

Thực tế cho thấy rằng việc quản lý thời gian tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích như:

Dễ dàng đạt được mục tiêu mà bản thân đề ra

Khi bạn có kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ biết được mình đang làm gì, cần làm gì và có thời gian đủ để hoàn thành công việc.

Những việc này sẽ giúp bạn tránh được những việc không cần thiết và tập trung vào những việc cấp bách, từ đó giúp bạn hoàn thành các mục tiêu của mình một cách hiệu quả hơn.

Làm việc có định hướng, có kế hoạch, luôn chủ động trong công việc

Theo chính trị gia, nhà khoa học người Mỹ Benjamin Franklin: “Bằng cách không chuẩn bị, bạn đang chuẩn bị để thất bại.” Đây chính là lý do tại sao việc lên kế hoạch và sự chủ động trước mọi việc lại quan trọng như vậy.

Khi lên kế hoạch những việc cần thực hiện của 1 ngày, bạn sẽ biết được mục tiêu và sự ưu tiên của mình trong công việc.

Từ đó bạn chỉ cần lần lượt thực hiện từng đầu mục công việc, không phải băn khoăn rằng việc nào làm trước, việc nào làm sau để đỡ mất thời gian.

Ngoài ra, quản lý thời gian tốt cũng giúp bạn trở nên chủ động hơn trong công việc. Bạn sẽ không chỉ đợi và phản ứng trước các tình huống xảy ra, mà sẽ có kế hoạch và chuẩn bị trước để đối phó tốt hơn với các tình huống đó.

Bạn sẽ tự tin hơn trong công việc và có thể đưa ra những quyết định chính xác hơn để đạt được mục tiêu của mình.

Giảm bớt những lo âu, áp lực, căng thẳng

Khi đứng trước một khối lượng công việc khổng lồ thì chắc chắn không tránh khỏi sự áp lực, căng thẳng vì không biết bắt đầu từ đâu cũng như phải làm trong bao lâu.

Trong trường hợp này bạn chỉ cần bình tĩnh để xác định các danh sách công việc và phân chia thứ tự ưu tiên, lên kế hoạch để hoàn thành theo ngày, tuần, tháng.

Như vậy, sẽ phần nào giảm bớt những lo âu, căng thẳng cũng như những áp lực trong công việc.

Hạn chế tình trạng trì hoãn công việc

Khi bạn biết cách quản lý thời gian một cách khoa học, bạn sẽ biết chính xác thời hạn hoàn thành công việc và biết cách phân bổ thời gian để hoàn thành công việc đó.

Stephen Richards – nhà giáo dục, doanh nhân, diễn giả người Mỹ đã từng nói rằng: “Những người trì hoãn theo thói quen sẽ dễ dàng chứng tỏ rằng họ bị mất tất cả các cơ hội, bỏ lỡ thời hạn, thất bại trong các mối quan hệ và thậm chí gây ra tổn thất về tiền bạc chỉ vì một thói quen tệ hại là trì hoãn mọi thứ cho đến khi quá trễ.”

Ngoài ra, bạn cũng sẽ biết cách ưu tiên công việc và tập trung vào những việc cần thiết nhất trước.

Điều này giúp bạn tránh được việc lãng phí thời gian cho những công việc không quan trọng và dành thời gian cho những công việc quan trọng hơn.

Có nhiều thời gian rảnh hơn

Mỗi người có 24 tiếng một ngày, và có những người có khối lượng công việc như nhau nhưng thời hạn hoàn thành công việc lại không giống nhau.

Có người sẽ hoàn thành sớm, có người đúng hạn và cũng có những người trễ hẹn đề ra.

Khi quản lý thời gian một cách khoa học, biết cách phân bổ công việc và đề ra thời gian hoàn thành thì bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành được công việc mà không gặp những vướng mắc như mất cảm hứng, mất phương hướng…

Khi đó, bạn sẽ có nhiều thời gian rảnh hơn và có thêm thời gian để làm những công việc mà bản thân yêu thích.

Mách bạn một số kỹ năng quản lý thời gian

Theo chính trị gia William Penn nổi tiếng chia sẻ: “Thời gian là thứ mà chúng ta muốn nhất, nhưng cũng là thứ mà chúng ta sử dụng tệ nhất.”

Ai cũng ao ước rằng một ngày có nhiều hơn 24 giờ để có thể hoàn thành các công việc, điều này chỉ cho thấy rằng cách tiết kiệm thời gian và kỹ năng quản lý thời gian của bạn có vấn đề.

Dưới đây là một số kỹ năng giúp bạn làm chủ được thời giờ của mình:

Ưu tiên công việc 

Trong quản lý thời gian, bạn cần phải liệt kê những việc cần phải làm trước và những việc không quan trọng. Sau đó sẽ sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, qua đó bạn sẽ giải quyết công việc nhanh hơn cũng như tiết kiệm thời gian hơn.

Luôn động viên bản thân để vượt qua mệt mỏi, thiếu động lực

Đôi khi trong quá trình làm việc bạn sẽ bị mất cảm hứng và cảm thấy chán khi có những việc lặp đi lặp lại mỗi ngày. Vì vậy hãy động viên bản thân và tìm kiếm những nguồn động lực mới để tiếp tục công việc, tránh để việc bị tồn đọng từ ngày này qua ngày khác.

Một số gợi ý giúp tinh thần bạn vui tươi và cơ thể luôn tràn đầy sức sống:

1. Dành thời gian để làm những việc mà bạn yêu thích như cắm hoa, đi dạo, ăn uống cùng bạn bè, chơi game, ca hát…
2. Lên kế hoạch chăm sóc bản thân mình như ngủ đủ giấc, nghe nhạc, tự nấu ăn, tập yoga, ngồi thiền…
3. Tâm sự, trò chuyện và giãi bày với bạn bè về vấn đề mình đang gặp phải.

Đề cao tính tập trung trong công việc

Sự tập trung là điều vô cùng quan trọng để bạn có thể hoàn thành tốt mọi công việc được giao. Nhưng không phải ai cũng làm được vì luôn có những thứ phát sinh và chen vào khi bạn đang làm việc, lúc này hãy nhanh chóng lấy lại tinh thần và tiếp tục vào luồng công việc.

Sử dụng ghi chú hoặc các phần mềm để sắp xếp công việc

Bạn có thể sử dụng sổ tay, sổ ghi chú hoặc các phần mềm quản lý công việc trên điện thoại, máy tính để giúp bạn sắp xếp và quản lý thời gian một cách hiệu quả.

Xem thêm: Top 6 app quản lý thời gian miễn phí dành cho dân văn phòng

Không làm nhiều việc

Theo các nhà nghiên cứu đến từ các trường Đại Học khác nhau trên thế giới, làm nhiều việc một lúc có thể làm suy yếu thời gian chú ý của bạn và rất dễ làm cho bạn bị phân tâm cũng như kéo dài thời gian hoàn thành công việc của mình.

Vì vậy, thay vì làm nhiều dự án, hãy tập trung vào từng nhiệm vụ riêng biệt để có thể quản lý tốt thời gian của mình, đồng thời tăng chất lượng của công việc.

Ghi lại thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ

Sau mỗi nhiệm vụ, bạn có thể ghi lại thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ để từ đó đưa ra những đánh giá và cải thiện hiệu suất làm việc của mình.

Lên kế hoạch cho ngày hôm nay từ hôm trước

Lên kế hoạch cho ngày hôm nay từ hôm trước để bạn có thể sắp xếp công việc và tối ưu hóa thời gian của mình. Nhờ đó, chính bản thân bạn cũng sẽ chủ động hơn trong mọi việc.

Hướng dẫn 5 bước quản lý thời gian 

Đây là phần khá quan trọng, sau khi nắm được một số phương pháp cũng như kỹ năng quản lý thời gian thì việc bạn cần làm là xây dựng cho mình một quy trình làm việc rõ ràng và theo các mức thời gian nhất định. Dưới đây sẽ là 5 bước để quản lý thời gian như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Bạn cần xác định mục tiêu và mục đích cuối cùng của việc quản lý thời gian. Điều này giúp bạn đưa ra các quyết định đúng đắn về thời gian và đảm bảo rằng các hoạt động của bạn đều hướng đến mục tiêu đó.

Có một câu nói rất thực tế của nhà văn Pháp Antoine de Saint-Exupéry đã khẳng định rằng: “Mục tiêu mà không có kế hoạch thì chỉ là một điều ước mà thôi”.

Bạn cần xác định được ngày hôm nay phải hoàn thành được những gì, số lượng là bao nhiêu. Đừng để những dự định của mình mãi chỉ trên giấy và không biết bao giờ mới có thể thực hiện được.

Bước 2: Liệt kê các đầu mục công việc bạn cần làm trong ngày

Sau khi xác định được mục tiêu bạn cần liệt kê các đầu việc mà bạn cần phải làm tròng ngày/tuần hoặc tháng, từ công việc lớn đến công việc nhỏ, từ công việc quan trọng đến ít quan trọng hoặc không quan trọng.

Bước 3: Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Bạn cần sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, tập trung hoàn thành các công việc cấp thiết và ưu tiên cao trước.

Bước 4: Thực hiện công việc theo như kế hoạch đã đề ra

Bạn cần thực hiện các công việc theo kế hoạch đã đề ra và theo đúng thời gian được phân bổ cho từng công việc.

Bước 5: Tổng kết lại công việc

Bạn cần tổng kết lại công việc đã hoàn thành, đánh giá xem đã hoàn thành những công việc gì và có còn thiếu sót hay không để cải thiện quá trình quản lý thời gian của mình trong tương lai.

Có thể hữu ích với bạn: Cách làm việc hiệu quả giúp bạn đến nhanh với thành công

3 ví dụ về “thời gian tạo ra vàng bạc” của những người thành đạt trên thế giới

Một số người nổi tiếng, CEO của các thương hiệu, công ty lớn đã chia sẻ về các mẹo quản lý thời gian như sau:

1. Nguyễn Phương Anh – Marketing Director của Google Việt Nam, cựu CEO của Zalora: Lập ra danh sách ưu tiên trong danh sách hàng tá công việc phải làm

CEO đưa ra lời khuyên rằng thay vì luôn cố gắng, gồng mình ra sức giải quyết một lúc tất cả khối lượng công việc trong 1 lần thì bạn hãy sắp xếp theo mức độ quan trọng của chúng và hoàn thành theo các mức độ đó.

2. David Chmelar – Co-founder & CEO của iprice: Đơn giản hoá các quy trình phức tạp

CEO nói rằng để quản lý thời gian thông minh thì bạn nên đơn giản, tối ưu hóa các quy trình, nhất là những quy trình phức tạp để có thể tiết kiệm được thời gian và dành nhiều thời gian làm việc khác.

3. Hui Ling – Co-founder & COO của Grabtaxi: Tuyệt đối không chần chừ

“Không trì hoãn” công việc từ ngày này sang ngày khác là cách mà CEO chia sẻ và dành lời khuyên cho tất cả các bạn trẻ vì nếu liên tục trì hoãn thì bạn sẽ mất đi cảm hứng, nhàm chán khi làm việc và kết quả công việc đạt được không cao.

Ngoài ra, CEO cũng nói thêm rằng, hãy tập trung cao độ khi làm việc, luôn nỗ lực để giải quyết công việc và nếu có thể, hãy tự thưởng cho mình khi có thành tích tốt.

Với những kỹ năng quản lý thời gian trên, những CEO đã tạo ra nhiều giá trị về tiền bạc và tinh thần, định hướng nhân viên trong công ty về cách làm việc đạt hiệu suất cao.

Tổng kết

Kỹ năng quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng không chỉ trong công việc mà còn trong cuộc sống hàng ngày. Nó giúp chúng ta sắp xếp công việc, tối ưu hóa thời gian và đạt được những mục tiêu cá nhân và chuyên môn một cách hiệu quả.