Bí kíp quản lý thời gian hiệu quả với ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian nổi tiếng trên thế giới. Người ta thường dùng phương pháp này để phân loại nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng. Eisenhower được đặt theo tên vị tổng thống thứ 34 của Mỹ – Dwight D.Eisenhower.

Với Eisenhower bạn có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, ổn thỏa nhờ 4 góc phần tư được phân chia cụ thể như:

• Quan trọng và khẩn cấp.
• Quan trọng + không khẩn cấp.
• Không quan trọng + khẩn cấp.
• Không quan trọng + không khẩn cấp.

Khi sử dụng ma trận Eisenhower, người dùng có thể phân loại nhiệm vụ và lập kế hoạch thực hiện dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Điều này giúp chúng ta tập trung vào việc quan trọng nhất, đảm bảo rằng chúng được hoàn thành đúng thời hạn.

Xem thêm: 7 cách quản lý công việc hiệu quả thời 4.0

Lợi ích khi sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Nghiên cứu của Nhà khoa học tâm lý học Dan Ariely và đồng nghiệp (2011) cho thấy rằng: “Sử dụng ma trận Eisenhower đã giúp người dùng tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và tăng năng suất làm việc.” Nội dung dưới đây sẽ cho bạn thấy rõ lợi ích của mô hình này.

Tập trung vào những việc quan trọng: Bằng cách phân loại nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, ma trận Eisenhower giúp người dùng tập trung vào việc quan trọng nhất và tiến hành đúng tiến độ.

Giải quyết các nhiệm vụ khẩn cấp: Chúng ta sẽ ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp, đảm bảo chúng hoàn thành đúng thời hạn, giảm căng thẳng, áp lực.

Xác định nhiệm vụ không quan trọng: Dựa vào 4 góc phần tư của ma trận Eisenhower chúng ta biết được những công việc nào không quan trọng và chưa thực sự cần thiết.

Tăng năng suất, hiệu suất làm việc: Thông qua phân loại, mức độ ưu tiên nhiệm vụ, Eisenhower giúp tăng năng suất lao động, đảm bảo mọi tác vụ quan trọng, khẩn cấp được hoàn thành trước khi bắt đầu tác vụ khác.

Đưa ra quyết định đúng đắn: Ma trận Eisenhower hỗ trợ chúng ta đưa ra quyết định đúng đắn khi phải cân nhắc giữa các nhiệm vụ khác nhau, đảm bảo thời gian, năng lượng được sử dụng hiệu quả nhất.

Ngoài ra, sử dụng Eisenhower ma trận cũng là cách để chúng ta giảm căng thẳng, stress khi đối mặt cùng lúc với nhiều công việc và áp lực về thời gian. Nhờ vậy, người dùng cũng dễ dàng đạt mục tiêu đã đặt ra.

4 góc phần thư quan trọng của phương pháp Eisenhower

Trong phương pháp Eisenhower, 4 cấp độ công việc sẽ tương ứng 4 góc và phân chia dựa theo 2 tiêu chí: Khẩn cấp và quan trọng. Cụ thể như sau:

Thực hiện ngay

Khảo sát của Tập đoàn Franklin Covey thực hiện năm 2014 chỉ ra rằng: “Áp dụng ma trận Eisenhower trong công việc giúp người dùng tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, khẩn cấp. Đồng thời giúp họ sắp xếp thời gian, mức độ ưu tiên công việc một cách hiệu quả hơn. Người dùng sử dụng ma trận này cũng giảm căng thẳng, tăng năng suất làm việc”. 

Ở góc phần tư thứ nhất trong ma trận thời gian Eisenhower tương ứng với nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng. Vì thế chúng ta cần giải quyết ngay lập tức. Công việc như vậy chiếm từ khoảng 15 – 20% quỹ thời gian.

Bạn cần xác định những nhiệm vụ mang lại giá trị và nếu không xử lý ngay sẽ ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu. Trong đó một số việc cần ưu tiên hàng đầu như:

• Việc xảy ra bất ngờ không nằm trong dự đoán.
• Việc có thể biết trước sẽ xảy ra.
• Việc chưa xử lý dù sắp đến hạn.

Để kiểm soát, bạn phải lên kế hoạch thực hiện mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng. Khi đã thiết lập bạn cần đảm bảo hoàn thành xong, tránh trì hoãn gây tồn đọng, dồn ứ. Nếu chủ động sắp xếp, bạn có thể giảm thiểu tối đa rủi ro cho các nhiệm vụ cấp bách xảy ra. Như vậy hiệu quả cũng tốt hơn rất nhiều.

Sắp xếp thời gian

Nhiệm vụ ở góc phần tư thứ 2 trong ma trận Eisenhower ảnh hưởng trực tiếp đến thành công cũng như mục tiêu dài hạn. Vì thế ngay sau khi công việc ở góc phần tư thứ nhất hoàn thành chúng ta cần tiến hành ngay. Bởi những nhiệm vụ này sẽ chiếm nhiều thời gian nhất tới 60 – 65%.

Tùy vào mức độ quan trọng của công việc bạn nên phân bổ thời gian và sức tập trung phù hợp. Tại góc phần tư thứ 2 bạn không bị áp lực về thời gian nên đôi khi sẽ dẫn đến việc trì hoãn. Điều đó khiến chúng ta bị cuốn vào guồng xoáy công việc nên lúc nào cũng bận rộn.

Ủy thác

Đây là nhóm nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng. Chúng chiếm khoảng 10 – 15% tổng quỹ thời gian của bạn. Tuy nhiên, các công việc này không bắt buộc bạn phải trực tiếp xử lý mà có thể ủy quyền cho người khác nếu không đủ thời gian hoặc chúng làm ảnh hưởng tới mục tiêu dài hạn.

Cách thức này được nhiều nhà quản trị áp dụng khi cùng lúc có quá nhiều công việc cần làm. Trong đó có những việc cấp dưới có thể xử lý tốt. Nhờ vậy vừa tạo điều kiện để nhân sự học thêm kỹ năng, lại giúp nhà quản trị có thêm thời gian giải quyết việc quan trọng, cấp bách hơn.

Bỏ qua

Góc phần tư thứ 4 đề cập đến những việc không quan trọng, không khẩn cấp. Chẳng hạn như: Xem phim, lướt mạng xã hội, nghe nhạc, giải trí… Đây là những điều không giúp ích cho mục tiêu dài hạn nhưng lại giúp thư giãn tinh thần, giảm stress, áp lực.

Tốt nhất bạn chỉ nên dành khoảng dưới 5% quỹ thời gian của mình cho những việc này. Trường hợp ảnh hưởng đến tiến độ công việc, bạn có thể bỏ lại. Hãy đặt sự ưu tiên nhiệm vụ quan trọng trước và giải trí sau.

Bí kíp quản lý thời gian hiệu quả với ma trận Eisenhower

Trong nghiên cứu của Hoa Minh Nguyen và đồng nghiệp năm 2020 được công bố trong tạp chí International Journal of Emerging Technologies về tính hiệu quả của ma trận Eisenhower cho thấy: “Ma trận Eisenhower có thể giúp người dùng tiết kiệm được khoảng 1 giờ làm việc mỗi ngày và tăng năng suất làm việc lên đến 20%.” Nghiên cứu cũng cho thấy rằng, việc sử dụng ma trận Eisenhower giúp người dùng tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và giảm việc lãng phí thời gian cho các nhiệm vụ không quan trọng.

Nhưng làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả với ma trận Eisenhower? Bạn có thể tham khảo một số bí kíp hữu ích sau:

Định hướng mục tiêu

Mục tiêu giúp chúng ta kiểm tra, giám sát công việc một cách tối ưu. Dù đó là nhiệm vụ ngắn hạn hay dài hạn bạn cũng đều phải có đích đến rõ ràng để có quyết tâm thực hiện.

Trong ma trận Eisenhower, đưa ra định hướng càng cụ thể sẽ giúp chúng ta xác định tính chất quan trọng, khẩn cấp của nhiệm vụ một cách chính xác. Nhờ đó, bạn biết đâu là việc cần ưu tiên giải quyết trước, việc nào có thể để sau hay lược bỏ.

Lên danh sách việc cần giải quyết mỗi ngày

Mỗi tối bạn nên dành một khoảng thời gian liệt kê những công việc phải giải quyết của ngày tiếp theo. Sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên vào trong các góc phần tư của ma trận Eisenhower.

Dựa vào danh sách đó, bạn sẽ đánh giá trực quan về nhiệm vụ mình cần thực hiện. Nhờ vậy chúng ta theo dõi công việc dễ dàng hơn, biết việc nào đã hoàn thành, việc nào tiếp theo mà không cần tốn thời gian cân nhắc, suy nghĩ.

Xem thêm: Top 5 ứng dụng quản lý công việc hiệu quả, tránh sót việc

Gán nhãn nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên

Như đã phân tích ở trên, ma trận Eisenhower sẽ có 4 cấp độ công việc chính là 4 góc phần tư. Để thuận tiện cho việc nhận biết nhiệm vụ, bạn có thể dán nhãn cho từng nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên, tính khẩn cấp. Ví dụ:

Màu đỏ: Thực hiện (góc phần tư thứ nhất).

Màu tím: Sắp xếp thời gian (góc phần tư thứ hai).

Màu xanh dương: Ủy quyền (góc phần tư thứ ba).

Màu vàng: Bỏ qua (góc phần tư thứ tư).

Để kiểm soát tối ưu, ngoài dán nhãn bạn nên giới hạn số lượng nhiệm vụ trong mỗi góc phần tư tối đa khoảng 5. Như vậy ma trận bạn tạo ra mới không bị lộn xộn gây quá tải công việc.

Loại bỏ những việc không thực sự cần thiết trước khi tối ưu

Mỗi ngày sẽ có những công việc dù không mang đến giá trị bạn vẫn thực hiện. Dù việc đó chỉ tốn một khoảng thời gian rất nhỏ nhưng đôi khi lạm dụng lại khiến chúng ta bị lố giờ, ảnh hưởng đến tiến độ các nhiệm vụ khác.

Vì thế, để áp dụng ma trận Eisenhower hiệu quả bạn cần tiến hành loại bỏ việc không thực sự cần thiết. Qua đây bạn có thể phát huy khả năng phán đoán, đưa ra quyết định của mình. Nhờ vậy, bạn tập trung tối đa năng lượng để hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ.

Ví dụ: Trong checklist hôm nay ngoài xử lý công việc tại công ty, bạn còn có hoạt động đi xem phim, cà phê với bạn cũ. Tuy nhiên nếu nhiệm vụ ở văn phòng chưa xử lý xong cần làm thêm giờ, bạn nên loại bỏ lịch xem phim, cà phê. Bởi việc này không gấp, không quan trọng và có thể chuyển sang một ngày khác mà không vấn đề gì.

Đánh giá kết quả

Đánh giá kết quả là việc vô cùng quan trọng khi áp dụng ma trận Eisenhower trong công việc, học tập. Đó là quá trình chúng ta kiểm tra, rà soát lại những gì đã thực hiện được, đảm bảo công việc đúng hướng theo mục tiêu đã đề ra.

Trường hợp nhiệm vụ chưa đạt hay chưa hoàn thành, bạn có thể đề ra phương án xử lý tiếp. Hoạt động này cần tiến hành định kỳ theo tuần hoặc tháng.

Như vậy, sử dụng ma trận Eisenhower sẽ mang đến cho bạn nhiều lợi ích vượt trội. Theo đó công việc được xử lý hiệu quả, thời gian tối ưu, làm việc nghỉ ngơi khoa học, không bị áp lực.

Trên đây là những thông tin cơ bản về ma trận Eisenhower. Nếu muốn ứng dụng hiệu quả mô hình quản lý thời gian này bạn có thể tham gia thêm các khóa đào tạo chuyên sâu do Gitiho tổ chức.