10+ kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả từ A-Z cho nhà lãnh đạo

1. Tại sao nhà lãnh đạo cần phải có kỹ năng điều hành cuộc họp?

Kỹ năng điều hành cuộc họp là khả năng chuẩn bị, lên kế hoạch và tổ chức nhằm đảm bảo cho cuộc họp diễn ra suôn sẻ, truyền đạt được những thông tin cần thiết đến người tham dự.

Dù là với cương vị lãnh đạo hay nhân viên, chắc hẳn bạn đã từng phải tham gia những cuộc họp kéo dài lê thê nhưng vẫn không đi tới đâu. Những cuộc họp kém hiệu quả, không đúng trọng tâm là nguyên nhân gốc rễ gây lãng phí thời gian, ngân sách và nguồn lực của tổ chức. Một tâm lý chung của các nhân viên đó là họ rất ngại phải tham gia vào những bài “diễn thuyết” kéo dài hàng giờ đồng hồ trong khi họ hoàn toàn có thể tận dụng thời gian để làm những việc khác có ích hơn.

Bởi vậy, kỹ năng điều hành cuộc họp của người chủ trì đóng vai trò rất quan trọng, mang tính quyết định tới sự thành – bại của buổi họp. Kỹ năng tổ chức và điều hành hội họp của nhà lãnh đạo sẽ giúp:

• Đảm bảo mọi người nắm bắt rõ thông tin

Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả giúp nhà lãnh đạo truyền đạt được mục tiêu, chiến lược, kế hoạch hoạt động của một cách rõ ràng, đúng trọng tâm. Những người tham dự sẽ tiếp nhận đúng và đủ các thông tin cần thiết và nắm rõ trách nhiệm của mình. Từ đó tiết kiệm được thời gian và nguồn lực cho tổ chức.

• Thống nhất được các ý kiến của các thành viên

Tổ chức là một tập hợp đa dạng các cá nhân với những quan điểm, góc nhìn khác nhau. Bởi vậy muốn hướng các thành viên đến mục tiêu chung thì yếu tố quan trọng mà một cuộc họp hiệu quả phải đạt được đó là thống nhất ý kiến của các bên. Kỹ năng điều hành cuộc họp sẽ đóng vai trò tiếp thu, tổng hợp và xử lý các ý kiến khác nhau để đưa ra kết luận chung nhất.

• Xử lý các vấn đề tồn đọng

Trong một tổ chức thường tồn đọng vấn nhiều vấn đề liên quan đến bộ máy hoạt động, cách thức vận hành. Các cuộc hội họp là thời gian để mọi người ngồi lại với nhau và cùng tìm ra phương hướng giải quyết vấn đề. Một nhà lãnh đạo khéo léo sẽ biết cách tháo gỡ các nút thắt ngay trong cuộc họp.

2. Các nguyên tắc tổ chức cuộc họp

Để tổ chức và điều hành được cuộc họp chất lượng, hiệu quả, nhà quản lý cần phải tuân thủ những nguyên tắc sau

2.1. Cuộc họp cần có mục tiêu rõ ràng

Một cuộc họp muốn thành công thì yếu tố đầu tiên cần phải được đảm bảo đó là có mục tiêu rõ ràng. Nếu không được định hướng ngay từ đầu thì rất dễ dẫn đến trường hợp cuộc họp kéo dài lan man không có điểm dừng, bản thân người tham dự cũng không biết mình cần nắm bắt thông tin gì và có vai trò gì trong buổi họp.

Vì vậy, trước khi tổ chức một cuộc họp, bạn cần phải cân nhắc thật kỹ những yếu tố sau:

• Cuộc họp này có thực sự cần thiết hay không? Có thể thay thế thông tin trao đổi bằng các hình thức khác (Email, gọi điện, nhắn tin,…) không?
• Cuộc họp hướng đến truyền đạt nội dung gì? Cần mang lại giá trị gì cho người tham dự?
• Cuộc họp cần đạt được kết quả gì? Cần giải quyết được vấn đề gì?

2.2. Cuộc họp cần có lịch trình cụ thể

Nếu không muốn tổ chức một cuộc họp lãng phí, kém hiệu quả thì hãy làm chủ thời gian! Để kiểm soát nội dung cũng như thời lượng của buổi họp, ban tổ chức cần phải xây dựng một lịch trình họp cụ thể. Đây sẽ là tài liệu giúp người chủ trì theo dõi, giám sát thời gian diễn ra cuộc họp.

Lịch trình này sẽ cung cấp mọi thông tin cần thiết liên quan đến buổi họp, từ đó giúp nhà lãnh đạo có phương pháp điều hành hiệu quả và dự đoán trước được những tình huống sẽ xảy ra.

2.3. Cuộc họp cần tuân theo một lộ trình hợp lý

Muốn đảm bảo truyền tải được luồng thông tin đầy đủ, rõ ràng và liền mạch cho người tham dự thì cần phải thiết lập một lộ trình hợp lý cho buổi họp. Nhiệm vụ của bạn là phải xác định phần mở đầu nên kéo dài bao lâu, những ý chính cần được triển khai trong bao lâu và cần kết thúc trong khoảng thời gian nào.

Bên cạnh đó, để không gây gián đoạn luồng thông tin của người dự họp, các phần nội dung cần được sắp xếp một cách hợp lý, khoa học. Ví dụ, phần giới thiệu đại biểu cần phải được diễn ra sau khi đã tuyên bố lý do cuộc họp.

Đọc thêm: 4 Kỹ năng tư duy của nhà quản trị – tố chất tạo nên nhà lãnh đạo xuất sắc

3. Các kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả

3.1. Kỹ năng lập kế hoạch cuộc họp

Một cuộc họp có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào khâu chuẩn bị. Nếu được chuẩn bị kỹ lưỡng, cẩn thận thì buổi họp sẽ mang lại hiệu quả cao. Để tiến hành khâu chuẩn bị, người tổ chức cần có kỹ năng lập kế hoạch cuộc họp, bao gồm những nội dung sau:

Xác định mục tiêu cuộc họp

Như đã đề cập ở trên, mục tiêu cuộc họp là yếu tố quan trọng cần làm rõ trong bản kế hoạch. Một mục tiêu rõ ràng cần chỉ ra lý do triệu tập mọi người, nội dung cần truyền đạt, vấn đề cần giải quyết.

Xác định bối cảnh cuộc họp

• Thời gian: Cần xác định thời gian bắt đầu – kết thúc cuộc họp và thời gian dành cho các phần nội dung trong buổi họp. Thời gian đưa ra cần phải được tuân thủ chặt chẽ để đảm bảo tiến độ cho cuộc họp.

• Địa điểm: Địa điểm cần phải được thông báo trước để người tham dự có thời gian chuẩn bị. Ngoài ra cũng cần phải cân nhắc hình thức tổ chức cuộc họp (online hay offline) sao cho thuận tiện với người tham dự.

• Thành phần tham dự: Đây là những đối tượng được triệu tập để tham dự cuộc họp. Hãy lưu ý chỉ lựa chọn những người có thẩm quyền trách nhiệm đối với các nội dung trong cuộc họp, những người có khả năng đóng góp ý kiến và những người chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi các quyết định trong cuộc họp nhằm tránh lãng phí nguồn lực.

Chuẩn bị tài liệu

Bao gồm nội dung chính của cuộc họp, những thông tin cần chuẩn bị trước để thảo luận, các báo cáo cần xem xét,…

Lên nội dung cho cuộc họp

Để xây dựng được bản nội dung chương trình họp, người tổ chức cần phải làm rõ những yếu tố sau:

• Các nội dung chính cần phổ biến và thời lượng phân bổ cho các nội dung
• Trình tự của các đầu công việc cần giải quyết
• Các vấn đề trọng tâm cần thảo luận, bàn bạc
• Cách thức thống nhất phương án: thu thập ý kiến/biểu quyết/…

3.2. Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp

Bắt đầu cuộc họp đúng giờ

Một nguyên tắc bất biến khi tổ chức các cuộc họp đó là tuân thủ thời gian. Không ai muốn thời gian của mình bị lãng phí vì phải chờ đợi. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ sẽ cho thấy bạn là một người điều hành chuyên nghiệp, có kỷ luật. Ngoài ra, bạn cũng cần bám sát khung thời gian cho các phần nội dung để đảm bảo cuộc họp kết thúc đúng giờ.

Kỹ năng thuyết trình

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong tổ chức và điều hành hội họp. Một người điều hành giỏi là người có thể dẫn dắt cuộc họp nhịp nhàng bằng khả năng truyền đạt vấn đề một cách rõ ràng, rành mạch.

Để có một khởi đầu suôn sẻ, người chủ trì cần xuất hiện với một phong thái tự tin, đầy năng lượng. Đây là cách để tạo bầu không khí thân thiện và xây dựng mối quan hệ gắn kết với những người tham dự ngay từ đầu buổi họp.

Trong quá trình họp, người chủ trì cần hết sức tránh tình trạng đọc lại nguyên văn những nội dung được soạn sẵn một cách cứng nhắc, rập khuôn. Hãy tóm tắt và diễn đạt lại các tư tưởng cốt lõi và nhấn mạnh, đào sâu vào những vấn đề trọng tâm để mọi người dễ nắm bắt.

Ngoài ra, ngôn ngữ cơ thể là “vũ khí” hữu hiệu khiến cho bài thuyết trình của bạn trở nên sinh động hơn và tạo được sự liên kết với mọi người. Hãy tận dụng nét mặt, cử chỉ, phong thái để minh họa cho những ý tưởng của mình và đừng quên quan sát biểu cảm của người tham dự để có những điều chỉnh phù hợp.

Kỹ năng giao tiếp

Một cuộc họp hiệu quả là khi có sự tương tác hai chiều giữa các bên. Để khuyến khích các thành viên trao đổi trong cuộc họp thì kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi là vô cùng cần thiết. Người điều hành cần tập trung ghi nhận lại những thông tin thảo luận, phản hồi từ người tham dự để nắm bắt được các ý chính và tư duy để phân tích thông tin và đặt những câu hỏi đào sâu nếu cần thiết.

Hãy lưu ý rằng bạn cần phải lắng nghe, tiếp nhận các ý kiến một cách cầu thị, trên cơ sở tiếp thu và phát triển để thể hiện sự tôn trọng với người tham dự. Khi thảo luận, bạn cần giữ thái độ tích cực, tránh rơi vào tình huống đối đầu.

Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp trong công việc giúp bạn đạt được thành công

Kỹ năng điều phối người tham dự

Để tổ chức và điều hành cuộc họp một cách chuyên nghiệp, nhà điều hành cần phải thiết lập trật tự bằng cách xác định vai trò của những người tham dự. Hãy phân chia chức năng cụ thể cụ thể cho các thành viên và điều phối họ thực hiện nhiệm vụ để buổi họp diễn ra nhịp nhàng. Có rất nhiều vai trò khác nhau trong các buổi họp như: thư ký cuộc họp, hậu cần, đại biểu, người dự thính,…

3.3. Kỹ năng xử lý tình huống trong cuộc họp

Trong cuộc họp có thể có rất nhiều tình huống phát sinh xảy ra buộc người điều hành phải có kỹ thuật ứng biến linh hoạt.

Tình huống xung đột giữa các thành viên

Tình huống xung đột thường bắt nguồn từ sự bất đồng trong quan điểm của các thành viên, và trong trường hợp xấu nhất thì có thể dẫn đến tranh cãi, bất hòa, thậm chí là lục đục nội bộ. Bởi vậy nhà lãnh đạo cần phải xử lý thật sự khéo léo để dập tắt xung đột. Hãy thực hiện theo các bước sau:

• Giữ một “cái đầu lạnh” và thái độ bình tĩnh, khách quan
• Thu hút sự chú ý của những người tham dự và ổn định trật tự một cách nhẹ nhàng, tránh sự ra lệnh
• Nhấn mạnh lại tầm quan trọng của cuộc họp và sự tham gia hợp tác của mọi người để đạt được mục tiêu chung
• Cân nhắc, phân tích từng ý kiến một cách khách quan và đưa ra biểu quyết

Tình huống thời gian hội họp bị kéo dài

Đây là tình trạng “cháy chương trình” có thể bắt nguồn từ những nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan. Để xử lý tình huống này, việc đầu tiên bạn cần làm là rà soát một lượt những nội dung còn lại và cân nhắc xem nội dung nào có thể rút ngắn hoặc lược bớt.

Tiếp theo người chủ trì cần nhấn mạnh lại tầm quan trọng của cuộc họp cũng như sự khẩn trương cần thiết phải giải quyết vấn đề để trấn an tâm lý người tham dự.

Nếu như các nội dung trong cuộc họp không thể giải quyết được trong thời gian cho phép còn lại, hãy cân nhắc đến việc tổ chức một cuộc họp bổ sung để đảm bảo chất lượng chương trình.

Tình huống cuộc họp trầm lắng

Một cuộc họp với không khí u ám, ảm đạm là dấu hiệu của việc các thành viên tham dự không thực sự chú tâm, đóng góp vào buổi họp. Bạn cần dập tắt ngay tình trạng này bằng cách

• Khuấy động bầu không khí bằng cách đưa ra các chủ đề tranh luận
• Khuyến khích sự giao tiếp, tương tác của các thành viên
• Trao quyền cho người tham dự với những vai trò khác nhau, để họ luân phiên “làm chủ” cuộc họp
• Có thể tổ chức chương trình giải trí giữa giờ nếu phù hợp với văn hóa của đội nhóm, công ty

3.4. Kỹ năng kết thúc cuộc họp

Để kết thúc một cuộc họp, người điều hành sẽ cần thảo thực hiện những công tác sau

• Tóm tắt lại nội dung, thông điệp cuộc họp một cách ngắn gọn, rõ ràng
• Nêu ra những kết quả đã đạt được, bao gồm: các vấn đề đã được thống nhất, các đầu việc đã được hoàn thành, các quyết định đã được đưa ra
• Đưa ra đánh giá, nhận xét về buổi họp ở các khía cạnh như chất lượng nội dung, thời gian, sự đóng góp của mọi người
• Gợi mở những vấn đề cần được tiếp tục quan tâm
• Giao phó các trách nhiệm, nhiệm vụ cho từng thành viên, bộ phận cụ thể