Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo – 10 kỹ năng cần có

Kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo là gì?

Kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo là một loại hình giao tiếp được sử dụng phổ biến để chuyển tải thông tin về văn hóa, giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh, thông điệp quan trọng của công ty nhằm xây dựng niềm tin và tinh thần của toàn bộ nhân viên.

Trên thực tế, nó liên quan đến việc đưa ra tầm nhìn và truyền cảm hứng để nhân viên tin tưởng vào tầm nhìn đó. Thông qua đó, cách giao tiếp sẽ mô tả các giá trị vốn có của công ty và cho nhân viên thấy được công ty đang thực hiện lời hứa đó như thế nào.

Cách mà lãnh đạo giao tiếp cũng sẽ xây dựng niềm tin trong tổ chức, giữa lãnh đạo và nhân viên cũng như giữa nhân viên với nhau.

Bằng cách làm rõ văn hóa công ty, nó giúp cho nhân viên gắn kết tốt hơn trong tổ chức. Những cuộc giao tiếp như vậy sẽ truyền cảm hứng để cuộc đối thoại trở nên cởi mở và từ đó thúc đẩy sự hợp tác, làm việc nhóm và phản hồi trung thực.

Cuối cùng, giao tiếp hiệu quả giúp ngăn ngừa những thông tin sai lệch trong tổ chức và đảm bảo rằng tất cả nhân viên luôn được cập nhật những thông tin quan trọng.

Tại sao lãnh đạo cần cải thiện kỹ năng giao tiếp?

Rất khó để trở thành một nhà lãnh đạo giỏi nếu không có kỹ năng giao tiếp tốt. Theo một nghiên cứu của Harvard Business Review, 69% các nhà quản lý nói rằng họ không thoải mái khi giao tiếp với nhân viên của mình. Đây là một con số đáng báo động và khẳng định một lần nữa tầm quan trọng của việc lãnh đạo cần trau dồi kỹ năng giao tiếp của bản thân mình.

1. Giao tiếp tốt giúp cải thiện mức độ gắn kết của nhân viên

Sự gắn kết của nhân viên cực kỳ quan trọng, những nhân viên gắn kết sẽ làm việc chăm chỉ hơn và gắn bó với tổ chức lâu dài dẫn đến cải thiện dịch vụ khách hàng và giúp kết quả kinh doanh tốt lên.

Khi nhân viên gắn bó, tức là họ tin tưởng vào lãnh đạo và tổ chức. Điều này được thể hiện thông qua giao tiếp lãnh đạo hiệu quả khi lãnh đạo chia sẻ tầm nhìn của công ty và thể hiện qua hành động thiết thực.

Nếu lãnh đạo thành thật chia sẻ về những gì thật sự đang diễn ra, dù là tích cực hay tiêu cực và không che giấu thông tin, nhân viên sẽ luôn tin tưởng vào tầm nhìn đó và cố gắng nỗ lực đạt được mục tiêu, đóng góp vào sự phát triển của tổ chức.

2. Giao tiếp tốt giúp gắn kết nhân viên với các mục tiêu chiến lược của tổ chức

Làm thế nào để nhân viên có thể đồng thuận với mục tiêu của tổ chức nếu như họ không biết hoặc không hiểu rõ về chúng? Câu trả lời là không thể.

Nhiệm vụ của lãnh đạo là lan tỏa những mục tiêu này, tạo sự nhận thức trong tâm trí của nhân viên. Hơn nữa, lãnh đạo cần cung cấp thông tin thường xuyên về mục tiêu là gì và làm thế nào để đạt được mục tiêu. Tất cả những điều này có vai trò gắn kết nhân viên với các mục tiêu chiến lược của tổ chức.

3. Xây dựng niềm tin và khuyến khích sự minh bạch trong tổ chức

Theo Báo cáo Edelman Trust Barometer năm 2021 có một cuộc khủng hoảng uy tín toàn cầu trong lĩnh vực lãnh đạo. Từ lãnh đạo chính phủ đến lãnh đạo tôn giáo, từ CEO đến nhà báo đều có sự giảm tin tưởng đáng kể. Không một lãnh đạo xã hội nào được tin tưởng là họ làm điều đúng đắn.

Tin tưởng vào lãnh đạo đã giảm xuống mức thấp kỷ lục ở nhiều quốc gia. Ở Nhật Bản, chỉ có 18% người tin tưởng vào lãnh đạo của họ, trong khi ở Pháp, con số này là 22%. Trong khi CEO đang cố gắng giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp thì sự thiếu uy tín này sẽ là một thách thức lớn.

Sự thiếu tin tưởng vào người đứng đầu có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân nhưng một trong những yếu tố đối với sự tin tưởng này là khả năng giao tiếp của lãnh đạo.

Khi các nhà lãnh đạo trung thực và minh bạch, nhân viên sẽ có nhiều khả năng tin tưởng hơn vào tổ chức. Đồng thời, khi lãnh đạo giao tiếp một cách rõ ràng và trung thực, họ giúp định hình tầm nhìn, giá trị và mục tiêu của tổ chức một cách rõ ràng. Từ đó khuyến khích sự tham gia và phản hồi tích cực của nhân viên trong tổ chức.

10 cách cải thiện kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo

Cải thiện khả năng giao tiếp của lãnh đạo là một quá trình liên tục và quan trọng để xây dựng tầm nhìn, lòng tin và sự kết nối trong tổ chức. Dưới đây là 10 cách để lãnh đạo có thể cải thiện khả năng giao tiếp của mình:

1. Giao tiếp trung thực

Trong một cuộc khảo sát của Hiệp hội Quản lý Hoa Kỳ, hơn ⅓ các nhà quản lý cấp cao, giám đốc điều hành cho biết họ hầu như rất ít hoặc không bao giờ cho nhân viên biết điều gì đang diễn ra trong tổ chức. Vì vậy nếu giao tiếp một cách chân thành thì nó có thể giúp ích rất nhiều trong việc phá bỏ rào cản giao tiếp.

Nếu như nhân viên phát hiện ra rằng mình đang bị lừa dối, đặc biệt là những vấn đề quan trọng như tình hình tài chính của công ty, tầm nhìn, định hướng hay có những sự thay đổi trong tương lai thì rất có khả năng họ sẽ tìm kiếm công việc ở một công ty khác, nơi mà họ nhận được những thông tin chính xác.

Tuy nhiên, việc xây dựng lòng tin không chỉ dựa vào lời nói mà còn được thể hiện thông qua các hành động thực tế và phù hợp với những lời nói đó.

Ví dụ, tại Công ty cổ phần Giáo dục Gitiho, mọi thông tin về hoạt động của công ty như thành tích, thay đổi về cách làm việc hay những khó khăn đều được lãnh đạo chia sẻ tới nhân viên. Qua đó, nhân viên sẽ hiểu được tình hình kinh doanh của công ty và yên tâm làm việc cũng như phấn đấu, nỗ lực để gặt hái được những thành tựu tốt trong tương lai.

2. Luôn thực hiện lời hứa, lời cam kết của mình

Tính nhất quán trong việc thực hiện lời hứa và cam kết là một yếu tố quan trọng trong khả năng giao tiếp của lãnh đạo. Khi lãnh đạo luôn duy trì tính nhất quán giữa những gì họ nói và những gì họ làm, họ xây dựng lòng tin đáng kể trong tổ chức của mình.

Lãnh đạo cũng trở thành một tấm gương cho nhân viên. Khi nhân viên thấy lãnh đạo tuân thủ cam kết, nhân viên sẽ học cách thực hiện lời hứa và cam kết của họ. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc có tính đạo đức và đáng tin cậy.

Tính nhất quán trong giao tiếp cũng tạo ra sự ổn định. Nhân viên biết rằng họ có thể dựa vào lãnh đạo để thực hiện những gì đã cam kết. Điều này giúp giữ cho tổ chức ổn định và đảm bảo rằng mọi người đang làm việc với cùng một mục tiêu. Ngược lại, việc không thực hiện lời hứa có thể gây thất vọng trong tổ chức. Điều này có thể dẫn đến sự mất lòng tin và không hài lòng từ phía nhân viên.

Cuối cùng, tính nhất quán trong việc thực hiện lời hứa và cam kết là một cách quan trọng để xây dựng tầm nhìn và lòng tin trong tổ chức. Khi lãnh đạo tuân thủ cam kết của mình, thông điệp của họ trở nên mạnh mẽ và có sức thuyết phục hơn. Người khác tin tưởng vào những gì họ nói và đứng sau tầm nhìn của họ.

Ví dụ tại Gitiho, việc thực hiện lời hứa và cam kết chính là một trong 6 giá trị cốt lõi của công ty. Đó chính là Integrity, có nghĩa là nói gì làm đó, bạn nói được thì bạn phải làm được và làm hết khả năng của mình, theo như cam kết đã đưa ra. Nếu như đã cố gắng hết sức nhưng bạn vẫn không thực hiện được thì bạn phải đưa ra lời cam kết mới.

Xem thêm: Làm thế nào để xây dựng và phát triển Integrity tại doanh nghiệp

3. Lắng nghe 

Lắng nghe là một trong những kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo mà nhiều người cần cải thiện. Khi lãnh đạo thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đối với ý kiến của người khác bằng cách lắng nghe chân thành, họ tạo ra một môi trường trò chuyện mở cửa và thu hút sự tương tác tích cực. Mối quan hệ này là nền tảng cho việc truyền đạt thông điệp và định hình tầm nhìn.

Thứ hai, kỹ năng lắng nghe giúp lãnh đạo hiểu rõ hơn về ý kiến và suy nghĩ của người khác. Nó giúp họ đánh giá đúng tình hình, điều này là quan trọng để đưa ra quyết định thông minh và tạo sự linh hoạt trong quản lý tình hình khó khăn.

Thứ ba, lãnh đạo có khả năng lắng nghe thường giải quyết xung đột một cách hiệu quả hơn. Khi họ lắng nghe một cách tận tâm, họ có cơ hội hiểu rõ hơn về nguyên nhân và nền tảng của xung đột, giúp họ tìm ra giải pháp hòa giải hoặc tìm cách thích nghi.

Thứ tư, kỹ năng lắng nghe thể hiện sự tôn trọng và sẵn sàng thấu hiểu người khác. Điều này giúp lãnh đạo tạo ra một môi trường làm việc đầy động viên và hỗ trợ, khuyến khích sự đóng góp tích cực từ nhân viên.

Cuối cùng, lắng nghe giúp ngăn chặn thông tin bị hiểu lầm hoặc truyền đi sai lệch trong tổ chức. Điều này đảm bảo rằng thông tin chính xác luôn được duy trì và giúp tổ chức giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Xem thêm: Lắng nghe luôn mặc định sẵn là gì? Bạn đã thực sự biết cách lắng nghe

Nhưng để trở thành một lãnh đạo lắng nghe xuất sắc, cần thời gian và tập trung. Lãnh đạo cần học cách tạo cơ hội cho cuộc trò chuyện, đặt câu hỏi cần thiết và thể hiện sự tập trung đối với người khác khi họ muốn chia sẻ thông tin. Điều này sẽ cải thiện không chỉ khả năng giao tiếp của họ mà còn sự hiệu quả của tổ chức nói chung.

4. Đồng cảm khi giao tiếp

Các nhà lãnh đạo nên cố gắng thể hiện sự đồng cảm khi giao tiếp với nhân viên hoặc khách hàng của mình. Điều này có nghĩa là nên đặt mình vào vị trí của người khác trước khi nói để tránh nói ra những lời có thể khiến họ tổn thương.

Việc hiểu và tôn trọng các góc nhìn khác nhau giúp xây dựng mối quan hệ tốt hơn trong tổ chức và đảm bảo rằng mọi người cảm thấy được hỗ trợ trong những thời điểm khó khăn.

5. Cởi mở và phản hồi trung thực

Lãnh đạo nên cởi mở và sẵn sàng tiếp nhận ý kiến, phản hồi từ nhân viên và đồng nghiệp. Họ không chỉ lắng nghe, mà còn đáp ứng một cách trung thực và xây dựng. Sự cởi mở này khuyến khích môi trường trong tổ chức nơi mọi người cảm thấy an tâm khi chia sẻ ý kiến của họ. Hơn nữa, lãnh đạo cởi mở có thể phát triển sự hiểu biết sâu hơn về mọi khía cạnh của tổ chức và từ đó, đưa ra quyết định thông minh hơn.

6. Giao tiếp bình đẳng với nhân viên

Lãnh đạo cần tạo ra một môi trường giao tiếp bình đẳng, nơi mọi người có cơ hội tham gia và chia sẻ ý kiến một cách tự do. Việc thể hiện sự tôn trọng và lắng nghe đối với tất cả nhân viên, không quan trọng vị trí hay cấp bậc, thúc đẩy sự tham gia tích cực và sáng tạo trong tổ chức.

7. Ngôn ngữ cơ thể cởi mở

Ngôn ngữ cơ thể của lãnh đạo cũng đóng một vai trò quan trọng trong giao tiếp. Cử chỉ, khuôn mặt và giọng điệu có thể truyền đạt thông điệp mạnh mẽ. Lãnh đạo cởi mở sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực để thể hiện sự quan tâm, đồng cảm và tôn trọng đối với người khác. Điều này tạo ra một môi trường thoải mái và khuyến khích mọi người tham gia một cách tự nhiên trong cuộc trò chuyện.

8. Nói lời ghi nhận nhân viên khi họ làm tốt

Lãnh đạo có sự ghi nhận với nhân viên, biết nói lời cảm ơn, lời khen một cách chân thành chính là “chiếc đũa thần” tạo nên sự gắn kết và nguồn động viên tinh thần vô cùng to lớn mà bất kỳ nhân viên nào cũng mong muốn có được. Từ đó, thúc đẩy nhân viên phát triển và cố gắng tạo ra những giá trị đóng góp cho sự phát triển của tổ chức.

Lãnh đạo cũng nên nhớ rằng “chỉ trích riêng tư, khen ngợi công khai” bởi không có ai là hoàn hảo về mọi mặt và cũng không ai thích bị phê bình ở chỗ đông người. Trong trường hợp nhân viên phạm sai lầm nhiều lần hay cần phải thay đổi, lãnh đạo nên gặp gỡ riêng tư và trò chuyện với thái độ điềm tĩnh, nếu đưa ra những lời phê bình thì đó nên là những lời phê bình mang tính xây dựng, giúp họ tốt lên.

9. Nói những lời quan tâm đến nhân viên một cách chân thành

Một lời nói thiếu suy nghĩ có thể khiến nhân viên không có thiện cảm với bạn và gây ra những bất hòa không đáng có. Một lời nói độc ác có thể làm tổn thương một tâm hồn. Một lời nói quan tâm có thể mang lại sự động viên, một lời yêu thương có thể mang lại sự hạnh phúc và có những lời nói có thể vực dậy cả một con người.

Vì vậy mới có câu “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”, ngay cả khi bạn là một người lãnh đạo bạn cũng cần nói ra những lời quan tâm đến nhân viên của mình của một cách chân thành thay vì tỏ ra xa cách.

10. Luôn đặt mình vào vị trí của nhân viên để giải quyết vấn đề

Đức Phật dạy rằng: “Oán không diệt được oán, chỉ có tình yêu thương mới diệt được oán”. Tranh cãi không giải quyết được bất hòa, chỉ có lòng khoan dung và nhìn nhận sự việc bằng quan điểm của nhân viên mới có thể hòa giải được bất đồng. Nếu lãnh đạo cứ cố tranh cãi với nhân viên cho khăng khăng cho rằng mình đúng thì đó cũng chỉ là một chiến thắng vô nghĩa vì nhân viên sẽ không “tâm phục khẩu phục”.

Thay vào đó, lãnh đạo nên thử đặt mình vào vị trí của nhân viên, xem rằng họ đang gặp những khó khăn gì để có thể đưa ra hướng xử lý và cùng nhau giải quyết. Điều này sẽ đem lại lợi ích không ngờ, nhân viên sẽ thành thật mà chia sẻ với bạn những thách thức mà họ đang đối mặt và có động lực để làm việc tốt hơn.

Xem thêm: 13 năng lực chuyển hoá lãnh đạo tạo nên cú “lột xác” cho tổ chức

Như vậy, để tất cả nhân viên cùng hướng tới mục tiêu kinh doanh và đạt được thành công thì lãnh đạo cần học các kỹ năng cần thiết để giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc. Hy vọng rằng những thông tin về kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo mà Gitiho chia sẻ sẽ giúp cho bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng trở thành một người sếp thực thụ và được mọi nhân viên yêu quý.

Không một ai có thể trở thành một lãnh đạo giỏi ngay lập tức mà đó là cả một quá trình dài hoàn thiện và phát triển kỹ năng thông qua cách làm việc với nhân viên, giải quyết những vấn đề trong tổ chức… Và để mở rộng kiến thức đó, bạn có thể tham khảo ngay khóa học Quản trị doanh nghiệp, Văn hóa doanh nghiệp và Lãnh đạo (MIỄN PHÍ) của Giáo sư Phan Văn Trường được rất nhiều quản lý, lãnh đạo tâm đắc.

Thầy Trường là cố vấn thương mại của chính phủ Pháp và nhiều năm làm lãnh đạo doanh nghiệp quy mô toàn cầu với hàng trăm ngàn nhân sự trong nhiều lĩnh vực. Chắc chắn rằng những chia sẻ của thầy sẽ là những giá trị quý giá giúp bạn hiểu đúng về quản lý, quản trị, văn hóa doanh nghiệp và lãnh đạo.