Chia sẻ 8 kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp hiệu quả nhất

Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp có vai trò gì?

Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp là rất cần thiết vì chúng giúp đảm bảo các cuộc họp diễn ra hiệu quả, năng suất. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của kỹ năng này:

• Tiết kiệm thời gian: Các cuộc họp có thể chiếm một lượng thời gian đáng kể, vì vậy điều quan trọng là phải tổ chức và điều hành chúng một cách hiệu quả để đảm bảo tiết kiệm thời gian của những người tham gia.
• Tạo điều kiện thảo luận: Các cuộc họp là một nền tảng để nhân viên thảo luận hiệu quả, đảm bảo mọi người đều có cơ hội phát biểu và chia sẻ ý kiến. Đồng thời giúp giải quyết các xung đột có thể phát sinh.
• Ra quyết định: Các cuộc họp thường được triệu tập để đưa ra các quyết định quan trọng. Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp đảm bảo mọi người đều có thông tin để đưa ra quyết định sáng suốt.

Top 8 kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp hiệu quả nhất

Để có cuộc họp thành công và đạt được những điều như mong đợi, người lãnh đạo cần có những kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp. Cụ thể các kỹ năng này là:

Kỹ năng lập kế hoạch cuộc họp

Kỹ năng lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng để làm nên sự thành công của cuộc họp. Nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng, cẩn thận thì cuộc họp có thể đạt được thành công như mong đợi. Kỹ năng lập kế hoạch gồm các nội dung sau:

Xác định mục tiêu cuộc họp

Mục tiêu cuộc họp là điều quan trọng cần phải làm rõ ràng ngay từ khâu lập kế hoạch. Mục tiêu cuộc họp cần xác định rõ: lý do triệu tập, nội dung cuộc họp, vấn đề cần giải quyết trong cuộc họp.

Xác định bối cảnh cuộc họp

Bối cảnh cuộc họp gồm thời gian, địa điểm cuộc họp. Trong đó, thời gian bắt đầu – kết thúc cuộc họp. Chi tiết thời gian dành cho các nội dung trong buổi họp. Địa điểm cuộc họp diễn ra ở đâu.

Thành phần tham dự

Thành phần tham dự cuộc họp là các đối tượng được triệu tập để tham dự. Nên lựa chọn những người có trách nhiệm và có sự liên quan đến cuộc họp.

Chuẩn bị tài liệu

Xác định rõ nội dung cuộc họp và chuẩn bị tài liệu liên quan. Những tài liệu của cuộc họp có thể là báo cáo, thống kê,…

Lên nội dung cho cuộc họp

Nội dung chương trình họp cần được chuẩn bị cụ thể rõ ràng. Khi xây dựng bản nội dung chương trình họp thì người lập kế hoạch cần phải làm rõ những yếu tố sau:

• Những nội dung chính cần phổ biến trong cuộc họp, thời gian cụ thể cho các nội dung.
• Trình tự của các đầu công việc cần giải quyết trong cuộc họp.
• Những vấn đề trọng tâm cần thảo luận.
• Cách thức thống nhất phương án là gì. Ví dụ thu thập ý kiến/bỏ phiếu kín/biểu quyết,…

Kỹ năng thuyết trình

Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp quan trọng. Người điều hành giỏi là người có thể dẫn dắt cuộc họp một cách trôi chảy, thuyết phục với khả năng truyền đạt vấn đề rõ ràng, rành mạch.

Kỹ năng thuyết trình thể hiện qua phong thái tự tin, năng lượng. Người chủ trì cuộc họp cần tạo được bầu không khí thân thiện, vui vẻ để gắn kết với những người tham dự.

Không nên đọc lại nguyên văn nội dung được soạn sẵn. Hãy tóm tắt và diễn đạt lại các nội dung quan trọng, nhấn mạnh những điều cần thiết để mọi người nắm bắt dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, kỹ năng thuyết trình còn được thể hiện qua ngôn ngữ hình thể như nét mặt, cử chỉ, phong thái, biểu cảm để gây ấn tượng với mọi người.

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp còn được thể hiện qua kỹ năng giao tiếp của người điều hành. Để khuyến khích các thành viên trong cuộc họp trao đổi trong cuộc họp thì người điều hành cần biết cách lắng nghe, đặt câu hỏi.

Bên cạnh đó, họ cần phải tập trung ghi nhận những thông tin thảo luận, phản hồi từ những người tham dự để nắm bắt được những ý chính và tư duy để phân tích các thông tin, đặt những câu hỏi đào sâu trong trường hợp cần thiết. Kỹ năng giao tiếp sẽ giúp người điều hành cuộc họp tiết kiệm thời gian, khai thác được những thông tin quan trọng trong buổi họp.

Kỹ năng điều phối

Một trong những kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp quan trọng không thể thiếu chính là khả năng điều phối người tham dự. Để cuộc họp có thể diễn ra một cách chuyên nghiệp thì nhà điều hành cần phải tiến hành thiết lập trật tự thông qua việc xác định vai trò của những người tham dự.

Kỹ năng điều phối còn thể hiện ở việc các thành viên phân chia chức năng cụ thể và điều phối họ thực hiện các nhiệm vụ để cho buổi họp được diễn ra nhịp nhàng và hiệu quả. Chẳng hạn như: thư ký cuộc họp, người dự thính, hậu cần, đại biểu,…

 Kỹ năng xử lý tình huống

Trong cuộc họp sẽ xảy ra những tình huống bất ngờ. Do đó, kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp không thể thiếu chính là khả năng xử lý tình huống. Cụ thể như sau:

Xử lý xung đột giữa các thành viên

Sự bất đồng quan điểm của các thành viên có thể gây ra tranh cãi, bất hòa nếu không biết xử lý đúng cách. Yêu cầu dành cho người chủ trì là phải xử lý khéo léo để dập tắt các xung đột trong không khí “hòa bình”. Trong cách xử lý tình huống, cần chú ý những chú ý những điều sau:

• Giữ thái độ bình tĩnh, khách quan bằng “cái đầu lạnh”.
• Thu hút sự chú ý của những người tham gia buổi họp và ổn định trật tự nhẹ nhàng, không nên sử dụng giọng điệu ra lệnh.
• Nhấn mạnh tầm quan trọng của cuộc họp và vai trò của sự hợp tác để đạt được mục tiêu chung.
• Phân tích các ý kiến một cách khách quan để đưa ra biểu quyết.

Tình huống thời gian hội họp bị kéo dài

Việc đầu tiên mà bạn cần chú ý khi xử lý tình huống này là cần rà soát một lượt những nội dung còn lại, xem thời lượng cho nội dung đó bao nhiêu và cân nhắc nội dung nào có thể rút ngắn hoặc lược bỏ.

Sau đó, người điều hành cần nhấn mạnh tầm quan trọng của cuộc họp và sự khẩn trương để giải quyết các vấn đề nhằm trấn an tâm lý người tham gia. Trong trường hợp các nội dung sau rất quan trọng và không thể lược bớt thì hãy cân nhắc đến việc tổ chức một cuộc họp bổ sung.

Tình huống cuộc họp trầm lắng

Trong quá trình họp, nếu nhận thấy không khí cuộc họp căng thẳng, trầm lắng thì hãy thực hiện các phương pháp để khuấy động bầu không khí. Một số cách để bạn tham khảo là:

• Đưa ra chủ đề tranh luận.
• Khuyến khích các thành viên tham gia tương tác và giao tiếp.
• Trao quyền cho người tham dự thực hiện vai trò “làm chủ” cuộc họp để họ có thể hào hứng hơn.
• Tổ chức chương trình giải trí, trò chơi để xua tan không khí căng thẳng.

Kỹ năng đưa ra quyết định

Các cuộc họp thường được tổ chức để đưa ra những quyết định. Người điều hành cuộc họp cần đảm bảo mọi người đều hiểu quy trình ra quyết định và các quyết định được đưa ra dựa trên sự đồng thuận của tất cả người tham gia. Khi cần thiết, người tổ chức nên kêu gọi biểu quyết hoặc hình thức ra quyết định khác một cách công bằng và minh b

Kỹ năng giải trình

Giải trình cũng là kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc hop hiệu quả để giúp cho mọi người có thể chịu trách nhiệm và những cam kết của họ. Người chủ trì  truyền đạt rõ ràng các nội dung và quyết định để tránh tình trạng hiểu lầm.

Kỹ năng quản lý thời gian – kết thúc đúng giờ

Các cuộc họp hiệu quả có thể tiết kiệm thời gian cho tất cả mọi người. Người chủ trì cần chú ý thời gian bắt đầu và kết thúc đúng giờ, bám sát chương trình và tránh đi lạc chủ đề.

Kết thúc buổi họp như thế nào trọn vẹn nhất cũng là một trong các yêu cầu của kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp. Người điều hành có thể tham khảo những công tác kết thúc sau đây:

• Tóm tắt nội dung buổi họp, những thông điệp được rút ra một cách ngắn gọn.
• Nêu những kết quả mà buổi họp đã đạt được, bao gồm các vấn đề đã được thống nhất, các đầu việc đã được hoàn thành và các quyết định đã được đặt ra.
• Đưa ra đánh giá, nhận xét về buổi họp ở các lĩnh vực như chất lượng nội dung, thời gian, sự đóng góp của mọi người trong buổi họp ra sao.
• Gợi mở những vấn đề cần được quan tâm và thực hiện sau buổi họp.
• Giao trách nhiệm, nhiệm vụ cho từng thành viên, bộ phận cụ thể sau khi đã đi đến thống nhất.

Bài viết trong chuyên mục “Chia sẻ kinh nghiệm” trên đã mang đến những thông tin về 8 kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp hiệu quả. Hy vọng các bạn có thể nắm bắt và vận dụng linh hoạt khi chủ trì các buổi họp trong công ty, đội nhóm của mình.

Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu tìm việc làm thì đừng bỏ qua những tin tức tuyển dụng “hot” nhất tại TopCV nhé. Chắc chắn kho việc làm chất lượng tại TopCV sẽ mang đến cho bạn những cơ hội tiềm năng nhất.