Hướng dẫn cách viết kịch bản tổ chức sự kiện hay, độc đáo và hấp dẫn

Vai trò của việc lên kịch bản tổ chức sự kiện

Kịch bản đóng góp vai trò to lớn vào quy trình tổ chức sự kiện cũng như kết quả của nó, cụ thể:

Vai trò của việc lên kịch bản tổ chức sự kiện

• Thông qua kịch bản, tất cả những người tham gia sự kiện như: phụ trách chính, quản lý âm thanh – ánh sáng, MC, người tham gia biểu diễn,… có thể kiểm soát toàn bộ chương trình và phối hợp ăn ý với nhau hơn. Đồng thời, kịch bản còn mang đến cho mọi người cảm giác an tâm về những gì đang diễn ra mà không bỏ quên nhiệm vụ của mình trong sự kiện.
• Một kịch bản tổ chức sự kiện được chuẩn bị chi tiết, chỉn chu và hấp dẫn sẽ góp phần truyền tải những thông điệp có giá trị tới khách mời tham gia. Thông qua kịch bản, quản lý có thể phân công công việc cho nhân sự một cách rõ ràng và rành mạch. Mọi người sẽ dựa vào đó để hoàn thiện bổn phận theo đúng kế hoạch nhằm hướng đến mục tiêu chung là sự kiện thành công và khách hàng ưng ý.
• Kịch bản sự kiện thường bao gồm phần tính toán và dự đoán các vấn đề bất ngờ có thể phát sinh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Do đó, dù vấn đề có thực sự xảy ra thì ban tổ chức vẫn có thể bình tĩnh tư duy để xử lý vấn đề một cách êm đẹp nhất.
• Ngoài ra, kịch bản tổ chức sự kiện còn đóng góp một số vai trò quan trọng khác như: định hình trình tự và thời gian chương trình; đảm bảo kế hoạch cho sự kiện; ước lượng khung thời gian vừa đủ cho từng nội dung và tối ưu hóa vừa đủ nguồn lực – ngân sách – thiết bị cho sự kiện.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện cần những gì? 11 công việc cần làm khi tổ chức sự kiện

Cách viết kịch bản tổ chức sự kiện độc đáo, chuyên nghiệp

Để sở hữu một kịch bản sự kiện mang lại giá trị thì người thực hiện cần nắm vững tâm lý khách hàng cũng như một số phương pháp và yêu cầu dưới đây:

Phương pháp 5W1H

Ứng dụng phương pháp 5W1H để viết kịch bản sự kiện sẽ giúp đơn vị tổ chức giải đáp các vấn đề:

Sử dụng phương pháp 5W1H trong viết kịch bản tổ chức sự kiện

• Mục đích của sự kiện
• Thông điệp chính của sự kiện
• Đối tượng tham gia sự kiện
• Thời điểm sự kiện diễn ra
• Địa điểm tổ chức sự kiện

Ngoài ra, 5W1H còn cho phép người viết kịch bản tổ chức sự kiện trả lời các vấn đề trên dựa trên yếu tố ngân sách để tránh khỏi tình trạng ngân sách thì thiếu hụt mà ý tưởng thì quá tốn kém.

Phân loại các mẫu sự kiện

Mỗi một sự kiện đều có mục đích và thông điệp riêng, do đó mà kịch bản giữa các sự kiện này cũng có sự khác biệt. Bởi vậy, trước khi viết kịch bản tổ chức sự kiện doanh nghiệp nên gom nhóm các mẫu sự kiện để dễ dàng tìm ra ý tưởng hơn. Thường sẽ có 2 cách phân loại như sau:

• Phân theo loại hình sự kiện
• Phân loại theo mục đích

Phân theo loại hình sự kiện

Loại hình sự kiện được phân chia dựa trên những yếu tố khác nhau, dưới đây là một số loại hình sự kiện nổi bật:

• Sự kiện họp báo, thông cáo báo chí
• Sự kiện ra mắt sản phẩm mới
• Các sự kiện gây quỹ, chương trình từ thiện
• Sự kiện triễn lãm
• Sự kiện khai trương, khánh thành
• Các buổi hội thảo, hội nghị thảo luận
• Các sự kiện team building
• Các lễ hội, liên hoan, lễ kỉ niệm…

Mỗi loại hình sự kiện sẽ được ứng dụng để đáp ứng hiệu quả mục đích mà doanh nghiệp mong muốn hướng đến khách hàng. Ví dụ điển hình như sự kiện ra mắt sản phẩm mới sẽ cần phải có kịch bản khác so với hình thức sự kiện tri ân khách hàng, hoặc nhà sáng tạo nội dung có thể lồng ghép chúng lại với nhau một cách khoa học nhưng cần phải đáp ứng được mục đích ban đầu tổ chức sự kiện.

Vậy nên với mỗi một hình thức tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần phân loại chúng cẩn thận ngay từ ban đầu để việc xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện không gặp phải vấn đề khó khăn.

Có thể bạn quan tâm: Tổng hợp mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện chi tiết kèm phụ lục, thanh lý

Phân loại theo mục đích

Mỗi sự kiện sẽ có những mục đích thực hiện khác nhau, theo mục đích sẽ bao gồm 3 loại kịch bản sau: kịch bản tổng quát (timeline nội dung chính và tên người giám sát), kịch bản MC chi tiết (kịch bản dẫn chương trình cho MC) và kịch bản âm thanh – ánh sáng (bản hướng dẫn kỹ thuật viên điều tiết âm thanh – ánh sáng theo nội dung chương trình).

• Mẫu sự kiện xây dựng với mục đích lên kịch bản MC chi tiết sẽ xây dựng văn nói nhiều hơn, sử dụng những từ chuyên ngành, hay những từ mà chỉ những chuyên gia sử dụng để bám sát với nội dung chính của sự kiện.
• Kịch bản cho đội ngũ kỹ thuật sẽ phải bám sát vào timeline sự kiện, có tính linh hoạt hơn khi phải căn đúng những khoảnh khắc hút mắt khán giả, khéo lóe tăng hiệu ứng sôi động cho sự kiện.
• Kịch bản tổng quát cho sự kiện cần đầu tư nhiều hơn cả, cần phải kiểm tra các khâu thực hiện và con người thực hiện, những chi tiết cần được thông kê và kiểm soát chặt chẽ.

Luôn bám theo những yêu cầu quan trọng của sự kiện

Việc hiểu và đáp ứng đúng yêu cầu của đối tác hay lãnh đạo là yếu tố quan trọng để đạt được thành công trong tổ chức sự kiện và cải thiện lợi ích kinh doanh cho bên thực hiện tổ chức sự kiện.

Để xây dựng một mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện đúng tiêu chí và thể thiện đúng tinh thần của chương trình sự kiện, người thực hiện nhiệm vụ cần phải nắm rõ mục đích và các yêu cầu cụ thể của đối tác. Bạn có thể yêu cầu đối tác thiết lập cho bạn một bản những yêu cầu chính, các tiêu chí quan trọng cần phải có và giá trị cốt lõi của sự kiện trước khi thực hiện.

Những yêu cầu khi viết kịch bản tổ chức sự kiện cần phải có

Người viết kịch bản nên dẫn dắt nội dung theo các yêu cầu dưới đây để đảm bảo đầy đủ và hấp dẫn:

Những yêu cầu khi viết kịch bản tổ chức sự kiện cần phải có

• Đủ kết cấu 3 phần gồm: Khai mạc, timeline nội dung chính và bế mạc
• Kịch bản cần cung cấp đầy đủ thông tin về chủ đề, ý tưởng và thông điệp sự kiện
• Kịch bản cần đáp ứng đúng, đủ với thời lượng cho phép để tránh sự nhàm chán, mệt mỏi do quá dài hoặc sơ sài, khó hiểu do quá ngắn.
• Nội dung kịch bản tổ chức sự kiện cần logic, các chủ đề được sắp xếp hợp lý và có sự liên kết với nhau để khơi gợi trí tò mò của người tham dự. Điều này sẽ mang đến sự hào hứng để mọi người ở lại với buổi lễ một cách trọn vẹn nhất.
• Để sự kiện hấp dẫn, lôi cuốn và có điểm nhấn hơn, bạn nên lồng ghép thêm một vài chi tiết mang tính độc đáo – mới lạ kèm theo keymoment vào kịch bản.

Các mẫu kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết, mới lạ

Dưới đây là một vài mẫu kịch bản sự kiện hấp dẫn, độc lạ nhất mà các doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện ngày phụ nữ Việt Nam 20/10

• Địa điểm sự kiện: Trung tâm tiệc cưới & sự kiện Venus
• Thời gian tổ chức sự kiện: Từ 16h00 đến 20h30 ngày 20 tháng 10 năm 2022

Thời gian: 15h30 – 16h00:

• Đón tiếp toàn thể nhân viên và khách mời
• Xác nhận danh sách người tham dự
• Check in tại sảnh trước khi vào phòng sự kiện

Thời gian: 16h00 – 16h20

• Ổn định tổ chức
• Giám đốc lên phát biểu và gửi lời chúc đến cán bộ nhân viên nữ
• Đại diện đối tác lên phát biểu

Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện​ ngày phụ nữ Việt Nam 20/10

Thời gian: 16h20 – 17h00

• Tổ chức thi văn nghệ của từng phong ban
• Tặng phần quà cho phòng ban thắng giải văn nghệ
• Khen thưởng cho nhân viên nữ xuất sắc
• Tặng quà kỷ niệm 20-10 cho toàn bộ nhân viên nữ

Thời gian: 17h00 – 20h00: Khai tiệc và giao lưu ăn uống giữa các phòng ban

Thời gian: 20h00 – 20h15: Mọi người tự do chụp hình kỷ niệm

Thời gian: 20h15-20h30: Phát biểu cảm ơn và kết thúc tiệc

Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện hội thảo

• Địa điểm sự kiện: Hội trường trung tâm Hội nghị Quốc gia
• Thời gian tổ chức sự kiện: 8h30 đến 12h00, ngày 25 tháng 10 năm 2022

Thời gian: 8h30 – 9h00: Đón khách mời và ổn định tổ chức

9h00 – 9h15:

• MC giới thiệu diễn giả chính và điểm qua nội dung chương trình
• MC giới thiệu các diễn giả khách mời tham gia

9h15 – 10h30p: Diễn giả bắt đầu nội dung hội thảo

10h30p – 11h00: Thời gian hỏi – đáp dành cho khách mời tham dự

11h00 – 11h30: Thời gian nghỉ ngơi và tổ chức tiệc teabreak

11h30 – 11h45: MC điểm lại nội dung buổi hội thảo

11h45 – 12h00:

• Văn nghệ kết thúc
• Diễn giả – ban tổ chức nói lời cảm và kết thúc hội thảo

Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện khai trương

Địa điểm sự kiện: Địa chỉ cửa hàng
Thời gian tổ chức sự kiện: 09h đến 12h00, ngày 27 tháng 04 năm 2023

Thời gian cụ thể:

 9h00 – 9h30: Đón khách mời và ổn định tổ chức

• Cần thực hiện kiểm soát khách mời theo danh sách đã được lên từ trước.
• Nhân viên cửa hàng và người của ban tổ chức đứng cửa đón
• khách. Mời khách di chuyển ra khu vực
• quầy checkin.
• Cho khách lấy số may mắn

9h30 – 9h45: Văn nghệ mở màn

• Nhóm nhảy và hát thực hiện các tiết mục warmup cho chương trình

9h45 – 10h: Khai mạc

• MC trình bày về lý do tổ chức sự kiện
• Giới thiệu đại biểu và các thành phần tham gia chủ chốt.

10h – 10h10: Video giới thiệu cửa hàng

• Video clip về quá trình hình thành của cửa hàng và các sản phẩm đặc trưng
• Thể hiện giá trị cốt lõi của cửa hàng.

10h10 – 10h20: Phát biểu của ban lãnh đạo

• Đại diện Ban lãnh đạo có đôi lời phát biểu

10h20 – 10h30: Cắt băng khai trương

Mời 5-6 vị đại diện các chuyên gia trong ngành, chủ cửa hàng cùng lên sân khấu cắt băng khai trương.

Nhân viên và đơn vị tổ chức sự kiện chuẩn bị sẵn khay và kéo.

Hệ thống âm thanh và pháo vào vị trí sẵn sàng.

10h30 – 11h: Văn nghệ

Văn nghệ + tiệc trà cho khách tham dự

11h – 12h: Tổ chức chương trình bốc thăm con số may mắn

• Chọn ra người có con số may mắn do người chủ cửa hàng chọn bất kì, nhận được phần quà nhỏ từ cửa hàng.
• Cung cấp ưu đãi cho khách hàng tham dự buổi khai trương.
• Tiếp đón khách tham dự mua sản phẩm, giới thiệu sản phẩm chuyên sâu tới khách hàng

Những lưu ý khi viết kịch bản tổ chức sự kiện

Để chương trình sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp thì người viết kịch bản cần lưu ý:

Những lưu ý khi viết kịch bản tổ chức sự kiện

• Tìm hiểu và nắm vững các thông tin về đối tác và khách hàng mục tiêu để đưa ra ý tưởng kịch bản hướng đến đúng đối tượng.
• Cân đối lại các chương trình hoạt động viết trong kịch bản ở mức ngân sách cho phép để tránh thâm hụt chi tiêu
• Phân chia nội dung chương trình cho từng khoảng thời gian phù hợp để đảm bảo cho công tác chuẩn bị lẫn thời gian diễn ra.
• Nội dung kịch bản tổ chức sự kiện cần bao hàm được toàn bộ nội dung bằng những ý tưởng sáng tạo độc đáo và mới mẻ để tạo sự khác biệt
• Trình tự chương trình được sắp xếp hợp lý và được liên kết với nhau để không gây ra cảm giác nhạt nhòa, chán chường cho khách mời
• Kịch bản nên có những chi tiết biến đổi tình tiết bất ngờ và độc đáo để tạo điểm nhấn

Không sai khi khẳng định rằng kịch bản tổ chức sự kiện chính là nền tảng cốt lõi quyết định sự thành hay bại của một sự kiện. Do đó, các công ty, doanh nghiệp và đơn vị có nhu cầu làm sự kiện nên cân nhắc thật kỹ lưỡng các kịch bản đã được chuẩn bị để chọn ra phương án tổ chức sự kiện tối ưu và phù hợp nhất.