Kỹ Năng Đưa Ra Quyết Định: 7 Bước Quy Trình Ra Quyết Định Hiệu Quả

Trung bình mỗi ngày, chúng ta đều phải đưa ra khá nhiều quyết định. Đó có thể là những quyết định nhỏ xíu như bữa nay ăn gì. Nhưng đôi khi cũng có thể là những quyết định trọng đại thay đổi cả đời người.

Có thể nói, việc ra quyết định gần như là một việc bắt buộc đối với mỗi người. Thế nên, việc học và nắm bắt được kỹ năng đưa ra quyết định là một chuyện vô cùng quan trọng và có ý nghĩa.

Kỹ năng ra quyết định là gì? Và làm thế nào để rèn luyện kỹ năng này đúng đắn và hiệu quả? Trong bài viết hôm nay, chúng mình sẽ cùng tìm hiểu nhé!

Tìm hiểu về kỹ năng ra quyết định trong quản trị

Kỹ năng ra quyết định là gì?

Kỹ năng ra quyết định là khả năng đưa ra một hoặc nhiều quyết định sau quá trình tìm hiểu, phân tích, tham khảo các dữ liệu và điều kiện sẵn có, sau đó tiến hành so sánh các khả năng và đưa ra ra kết luận cuối cùng nhằm đạt kết quả như mong đợi.

Các quyết định được đưa ra nhằm đảm bảo đạt được một kết quả nào đó theo mong muốn của bản thân. Và khi điều này diễn ra, ta gọi đó là một “quyết định đúng”.

Kỹ năng ra quyết định có vai trò gì trong công việc?

Việc sở hữu kỹ năng ra quyết định có vai trò và ý nghĩa vô cùng to lớn đối với mỗi người.

Khi bạn có khả năng ra những quyết định đúng đắn thì bạn sẽ dễ dàng đạt được những điều mình muốn và hạn chế tối đa những sai lầm trong công việc.

Nếu bạn là một người lãnh đạo, việc nắm vững kĩ năng ra quyết định lại càng mang tính chất sống còn. Quyết định của người lãnh đạo thường là những quyết định có sức ảnh hưởng lớn và phải đưa ra trong một thời gian ngắn. Kỹ năng ra quyết định đúng đắn thể hiện ở một người có chính kiến. Tìm hiểu người có chính kiến là gì để rõ hơn về điều này.

Một người lãnh đạo có kỹ năng đưa ra quyết định tốt không chỉ giúp họ đạt được thành tựu mà còn hỗ trợ cho cấp dưới làm tốt công việc của họ.

Song song đó, người lãnh đạo cũng sẽ dễ dàng nhận được sự nể trọng của nhân viên khi liên tục đưa ra những quyết định đúng.

Phân loại các loại quyết định

Quyết định theo chuẩn

Đây là dạng quyết định cơ bản và đơn giản nhất. Những quyết định này là những quyết định phải đưa ra hằng ngày, có tính chất lặp đi lặp lại và đã trở thành thói quen.

Những quyết định theo chuẩn thường được căn cứ trên các nguyên tắc, quy định, luật lệ, thủ tục, v.v. vốn có mà thường sẽ có những hậu quả đi kèm nếu  bạn làm trái đi.

Quyết định cấp thời

Đây là những quyết định được ra trong các tình huống bất ngờ, khẩn cấp. Quyết định này đòi hỏi người đưa ra quyết định phải giải quyết trong thời gian ngắn và không có điều kiện suy nghĩ và tham khảo nhiều.

Các quyết định cấp thời yêu cầu tốc độ ra quyết định nhanh, chuẩn và dứt khoát.

Quyết định có chiều sâu

Đây thường là những quyết định lớn, có tính chiến lược và kết quả của chúng sẽ làm thay đổi toàn bộ vấn đề.

Thế nên, để đưa ra quyết định có chiều sâu, bạn cần trải qua quá trình tìm hiểu vấn đề chi tiết, rõ ràng thông qua những phân tích, thảo luận mang tính tập trung cao. Sau đó, bạn sẽ cần tiến hành thảo luận và suy xét kỹ càng nhiều lần.

Những quyết định có chiều sâu trong công việc phần lớn là những quyết định thuộc quá trình thay đổi, sáng tạo nên điều mới, tạo nên những giá trị to lớn và lâu dài.

Quy trình 7 bước để ra quyết định hiệu quả

Bước 1: Xác định vấn đề

Để xác định được vấn đề đang gặp phải, bạn cần tự trả lời các câu hỏi:

• Vấn đề ở đây đang là gì?
• Đây có thực sự là vấn đề cần giải quyết hay không?
• Mục đích sau khi xử lý vấn đề là gì?

Và trong quá trình xử lý vấn đề thì các quyết định sẽ dần được định hình.

Bước 2: Phân tích và nhìn nhận vấn đề

Sau khi đã xác định vấn đề, hãy cố gắng phân tích và nhìn nhận vấn đề một cách khách quan nhất có thể.

Vấn đề cần phải được phân tích theo nhiều hướng, nhiều góc độ, nhiều phương diện khác nhau. Rồi từ đó, bạn sẽ xác định được điểm lợi, điểm hại khi đưa ra quyết định.

Ngoài ra, bạn cũng cần căn cứ theo điều kiện thực tế để xác định xem đâu là những yếu tố tác động trực tiếp và gián tiếp đến kết quả.

Nếu trong quá trình phân tích và nhìn nhận vấn đề bị thiếu dữ liệu, bạn nên có sự tìm hiểu bổ sung, tránh đưa ra những quyết định vội vàng, thiếu căn cứ.

Đây là quá trình mất nhiều thời gian nhất trong quá trình đưa ra quyết định. Tuy nhiên, bạn không được vì nóng vội mà bỏ qua.

Bước 3: Tổng hợp các giải pháp khả thi

Có rất nhiều các giải pháp sẽ được đưa ra khi một vấn đề xuất hiện. Các giải pháp này có thể là kết luận do tự mình đưa ra hoặc từ việc tham khảo ý kiến của người khác.

Tuy nhiên, từ bước phân tích và nhìn nhận vấn đề, bạn sẽ phải loại bỏ các giải pháp bất khả thi.

Giải pháp khả thi phải đảm bảo các tiêu chí sau:

• Giải quyết được vấn đề đang đưa ra.
• Phù hợp với những điều kiện hiện có.
• Các giải pháp được kiểm soát và hạn chế được tối đa những tác động bất ngờ không mong muốn.

Lưu ý: Bạn nên đưa ra những tiêu chuẩn nhất định khi tìm kiếm giải pháp, để tránh tình trạng bị loạn do có quá nhiều giải pháp được đưa ra.

Bước 4: Phân tích ưu – nhược điểm của từng giải pháp

Cuối cùng, bạn thường chỉ sử dụng một giải pháp cho một vấn đề thôi. Vậy nên, bạn sẽ cần phải phân tích ưu – nhược điểm của từng giải pháp để có sự đối chiếu và so sánh. Từ đó, bạn sẽ có cơ sở để dễ dàng lựa chọn hơn.

Nhưng bạn cũng đừng quên là các giải pháp hoàn toàn có thể bổ sung và bổ khuyết cho nhau. Đừng cứng nhắc lấy A là phải bỏ B nhé!

Bước 5: Lựa chọn và đưa ra quyết định

Và đến đây, khi đã có đủ dữ liệu, bạn sẽ phải lựa chọn và đưa ra quyết định cuối cùng.

Quyết định cuối cùng sẽ là giải pháp hoàn thiện nhất trong những giải pháp. Nó có thể giải quyết được vấn đề một cách triệt để nhất bằng những điều kiện hiện có mà vẫn đảm bảo các quy tắc đề ra.

Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có thể dễ dàng đưa ra được quyết định lý tưởng như thế. Nhưng bạn hãy cố gắng để đến gần với các điều kiện lý tưởng trên nhé!

Bước 6: Thực thi quyết định đã đề ra

Quyết định chỉ có ý nghĩa khi nó được thực hiện. Nếu bạn đã suy xét cẩn thận để đưa ra quyết định, vậy bây giờ hãy thực hiện nó và cùng xem kết quả.

Nếu bạn làm một mình, hãy quán triệt tư tưởng của bản thân. Nếu làm cùng team, bạn hãy chắc rằng đồng đội của bạn đã hiểu rõ và thống nhất với quyết định cuối cùng.

Bước 7: Kiểm tra và tổng kết kết quả

Khi quyết định được thực hiện, bạn nhớ luôn theo sát kiểm tra việc thực thi quyết định, tiến độ hành động. Nếu có những vấn đề sai phạm hoặc chậm trễ thì bạn cần phải nhanh chóng tiến hành điều chỉnh cho phù hợp.

Và khi có kết quả, bạn hãy tổng kết lại để xem quyết định được đưa ra có chính xác hay không, và nếu không thì vấn đề nằm ở đâu. Đây sẽ là bài học quý giá cho những lần ra quyết định sau của bạn đấy.

Những khó khăn thường gặp trong quá trình ra quyết định

Khó khăn khách quan

• Cần phải ra quyết định tức thời, không có sự chuẩn bị đầy đủ dữ liệu và thời gian suy nghĩ cặn kẽ.
• Thiếu thông tin liên quan đến vấn đề cần đưa ra quyết định.
• Quyết định vượt khỏi thẩm quyền của người cần ra quyết định.

Khó khăn chủ quan

• Người đưa ra quyết định chưa đủ kinh nghiệm để nắm bắt vấn đề, chưa đủ bình tĩnh để đưa ra quyết định sáng suốt.
• Tính cách thiếu quyết đoán, sợ thất bại, rủi ro, không dám đảm đương.
• Tư tưởng bảo thủ và phiến diện, không thừa nhận sai lầm và ngoan cố bảo vệ quan điểm của mình bất chấp đúng sai.

Những kĩ năng hỗ trợ đưa ra quyết định hiệu quả?

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp cho người quyết định xác định được phương hướng, cách thức cũng như nhiệm vụ cần phải thực hiện.

Kỹ năng lãnh đạo

Người có kỹ năng lãnh đạo tốt thường sẽ có khả năng đánh giá vấn đề bao quát, biết sắp xếp, tổ chức vấn đề một cách trật tự và có sự điềm tĩnh, quyết đoán trong tính cách.

Đây đều là những điều cần thiết để rèn luyện kỹ năng ra quyết định.

Kỹ năng làm việc nhóm

Quyết định nên được thực thi khi có sự thống nhất và đồng thuận của những người thực hiện nó. Bởi có sự đồng lòng, nhất trí thì bạn mới có thể dễ dàng đạt mục tiêu.

Do vậy, trong một tổ chức nếu bạn biết cách làm việc nhóm hiệu quả, quy trình ra quyết định và thực thi quyết định sẽ được diễn ra thuận lợi.

Kỹ năng sáng tạo

Những quyết định quan trọng và bất ngờ thường không chỉ dựa trên các quy tắc sẵn có. Vậy nên, sở hữu kỹ năng sáng tạo sẽ giúp cho bạn mau chóng đưa ra được các quyết định phù hợp trong thời gian ngắn.

Kỹ năng quản lý thời gian

Một quyết định đúng không chỉ là một quyết định phù hợp mà còn phải đúng lúc. Kỹ năng quản lý thời gian sẽ khiến cho quy trình ra quyết định được diễn ra đầy đủ, nhanh chóng, không bị trì hoãn.

Đọc thêm: 12 Cách Phát Triển Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Bạn Nên Thử Ngay!

Tư duy phản biện

Đây là kỹ năng giúp bạn đạt được kết quả mong muốn trong quá trình nhìn nhận vấn đề dựa trên các góc độ khác nhau và phân tích các điểm mạnh, điểm yếu của các giải pháp.

Và nhờ vào tư duy phản biện này, bạn sẽ có thể đưa ra quyết định đúng đắn nhất, giảm thiểu rủi ro mắc phải sai lầm.

Trí tuệ cảm xúc

Cảm xúc là một con dao hai lưỡi. Nó có thể hỗ trợ lý trí nhanh chóng đưa ra quyết định đúng đắn và kịp thời. Nhưng nó cũng có thể đè bẹp lý trí để đưa ra các quyết định “không trải qua đại não”.

Do vậy, bạn hãy sử dụng trí tuệ cảm xúc để đưa ra quyết định đúng thời điểm. Nhưng, bạn cũng nên cẩn thận với phần cảm xúc trong con người mình trước khi ra quyết định nhé!

4 nguyên tắc giúp bạn ra quyết định chính xác

Có cơ sở và lập luận chặt chẽ

Để đưa ra một quyết định đúng, trước tiên bạn phải dựa trên một cơ sở dữ liệu đầy đủ với những lập luận vững chắc.

Hãy chắc rằng bạn đã thu thập đủ thông tin, phân tích đủ chặt chẽ và logic. Chỉ có như vậy, quyết định của bạn mới có sức thuyết phục và hạn chế sai lầm.

Đảm bảo tính thống nhất

Nếu quyết định được đưa ra là dành cho một tập thể từ 2 người trở lên, bạn phải đảm bảo rằng quyết định có được sự thống nhất từ các cá nhân trong tập thể.

Khi ra quyết định, bạn sẽ không thể hoàn toàn tránh khỏi trường hợp: Quyết định đưa ra gặp phải một làn sóng phản đối từ mọi người.

Và nếu điều đó xảy ra, quyết định dù đúng đến đâu cũng không thể thực hiện. Bạn cần có sự thống nhất cuối cùng của cả tập thể và cùng nhau thực thi nó.

Sự thống nhất này có thể là kết quả của:

• Sự đồng thuận sau quá trình trao đổi thảo luận.
• Lãnh đạo đưa ra quyết định phù hợp với mục tiêu, định hướng của cả tập thể.
• Sự thuyết phục từ người đưa ra quyết định.

Quyết định đúng thẩm quyền

Nếu không phải trong tình huống bất khả kháng, bạn hãy đưa ra quyết định nằm trong thẩm quyền của mình. Mọi sự vượt cấp đều dễ dàng khiến cho quyết định trở thành sai lầm.

Ngắn gọn, kịp thời và chính xác

Như Glints có chia sẻ trước đó, một quyết định đúng phải là một quyết định đưa ra đúng lúc. Thế nên yếu tố kịp thời là một nguyên tắc quan trọng.

Hơn nữa, một quyết định cần phải được thực thi. Vậy nên, bạn hãy đảm bảo nó ngắn gọn, rõ ràng và chính xác, để việc thực hiện diễn ra dễ dàng và mang lại kết quả khả quan.

9 lời khuyên giúp bạn cải thiện kỹ năng ra quyết định hiệu quả

Đặt ra mục tiêu cụ thể

Bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu của mình. Mức độ cụ thể mà bạn đặt ra cho mục tiêu sẽ thể hiện rất rõ ràng trong việc bạn gặp khó khăn hay dễ dàng khi đưa ra quyết định.

Mục tiêu cụ thể sẽ cho bạn động lực, đồng thời là kim chỉ nam cho mọi quyết định. Đó cũng sẽ là tiêu chuẩn cho bạn kiểm định lại các quyết định của mình.

Học cách suy nghĩ độc lập

Lời khuyên và các ý kiến tham khảo rất quan trọng cho một quyết định trọng đại. Tuy nhiên, bạn đừng quên rằng trên tất cả, suy nghĩ độc lập của bạn vẫn là cái cốt lõi. Đừng để việc cố gắng khách quan khiến bạn trở thành kẻ ba phải!

Chỉ khi bạn biết cách độc lập suy nghĩ, bạn mới có thể tiếp thu những ý kiến tham khảo một cách thông minh và đưa ra quyết định đúng đắn và phù hợp nhất.

Bởi không ai có thể hiểu rõ chính bản thân bạn và hoàn cảnh mà bạn đang đối mặt hơn bạn được.

Xác định điểm mạnh và điểm yếu của bản thân

Người xưa từng có câu “Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng”. Do vậy, trước tiên bạn cần hiểu rõ điểm mạnh điểm yếu của mình.

Điều đó không chỉ khiến cho kỹ năng đưa ra quyết định của bạn sắc bén hơn mà còn giúp cho bạn phát triển bản thân một cách toàn diện nữa đấy.

Quyết tâm hành động

Mọi quyết định đều là suy nghĩ cho đến khi nó được đưa vào hành động. Bạn có thể cân nhắc kỹ lưỡng và suy tính cẩn thận. Nhưng khi đã quyết định, bạn đừng chần chừ mà hãy hành động ngay đi.

Kiên định với lựa chọn bản thân

Nếu đã quyết định, thì bạn đừng lùi bước hay hoài nghi. Hãy tin tưởng và kiên định với sự lựa chọn của mình!

Nếu bạn cứ liên tục bị dao động dù đã đưa ra quyết định, thì sự thật là bạn chưa thực sự đưa ra bất kỳ quyết định nào đâu.

Dĩ nhiên, cùng với sự thay đổi của các điều kiện khách quan, bạn sẽ có những điều chỉnh cho phù hợp. Thậm chí đôi khi, bạn lại phải lật ngược lại hoàn toàn quyết định của mình.

Nhưng hãy tỉnh táo để biết rằng mình thật sự đang thay đổi để thích nghi hay mình đang mất đi sự kiên định của mình bạn nhé!

Viết ra các quyết định của bạn

Khi bạn đang rèn luyện kỹ năng ra quyết định, bạn đừng đặt các quyết định ở trong đầu, mà hãy viết nó ra giấy. Nếu được, bạn hãy viết sơ lược lý do vì sao bạn quyết định như thế. Nó sẽ nhắc nhở và củng cố sự kiên định cho bạn đấy.

Ngoài ra, việc viết ra các quyết định lúc bạn đang trong cơn sóng cảm xúc không chỉ giúp bạn bình tĩnh lại mà còn giúp bạn tỉnh táo đưa ra quyết định và tránh mắc sai lầm.

Học hỏi từ mọi người xung quanh

Hãy không ngừng học hỏi từ những người xung quanh bạn nhé! “Mr. Biết Tuốt” luôn luôn có kết cục là trở thành “Mr. Bảo Thủ” đấy!

Việc học hỏi từ mọi người xung quanh cũng sẽ giúp bạn tránh được kha khá sai lầm mà người khác đã mắc phải trước đó. Và bạn còn tiết tiết kiệm được không ít thời gian nếu đi đường vòng mò mẫm đấy.

Chịu trách nhiệm với mọi quyết định

Khi đưa ra quyết định nghĩa là bạn đang chịu trách nhiệm cho sự lựa chọn của mình. Quyết định đó sẽ ảnh hưởng đến bạn và cả những người xung quanh bạn.

Vậy nên, bạn hãy có trách nhiệm với nó và tuyệt đối đừng cho phép ai thay bạn đưa ra các quyết định trọng đại trong đời.

Không dành nhiều thời gian để phân tích

Mục đích cuối cùng của phân tích là để hiểu rõ vấn đề và đưa ra quyết định đúng đắn. Nên nếu phải phân tích quá nhiều thông tin, bạn sẽ rơi vào trạng thái lùng bùng, rối bời. Từ đó, bạn càng khó để đưa ra quyết định.

Nếu vậy thì việc phân tích đó sẽ thực sự vô nghĩa.

Phân tích cặn kẽ để nâng cao xác suất quyết định đúng đắn là rất quan trọng. Nhưng bạn đừng quên cơ hội, thời gian, ý chí của bạn lại càng quan trọng hơn.

Hãy biết tiết chế trong sự phân tích!

Kết luận

Nếu bạn đã đọc đến đây, Glints Việt Nam tin rằng bạn đã trả lời được hết tất cả những câu hỏi mà chúng mình đặt ra ban đầu rồi.

Glints mong rằng bạn sẽ không ngừng rèn luyện kỹ năng ra quyết định và biến nó thành một công cụ hiệu quả trên con đường sự nghiệp sau này.

Chúc bạn may mắn!