Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, nâng cao hiệu suất làm việc

1. Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian (Time management) là quá trình sắp xếp và phân bổ thời gian một cách hợp lý để đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc, học tập hay hoạt động hàng ngày. Giúp bạn trở thành người sử dụng thời gian một cách có tính hệ thống và hiệu quả, từ đó giảm thiểu sự lãng phí thời gian và tăng năng suất làm việc.

Việc quản lý thời gian còn giúp chấm dứt các thói quen xấu ảnh hưởng đến sức khỏe và tăng cường sự cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc, đồng thời nó cũng giúp giảm thiểu stress. Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần phải biết cách ưu tiên công việc và sắp xếp thời gian một cách hợp lý.

Quản lý thời gian không chỉ lên kế hoạch cho ngày mai hay tuần tới, mà còn bao gồm việc ưu tiên các công việc quan trọng, xác định thời điểm phù hợp để làm từng việc và tạo ra các kế hoạch dự phòng để sẵn sàng cho các trường hợp bất ngờ. Khi bạn có kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn khi đối mặt với các thách thức và khó khăn.

Tham khảo ngay: Tự Lập Là Gì? Vai Trò Và Ý Nghĩa Của Tự Lập Trong Cuộc Sống

2. Lợi ích của việc quản lý thời gian là gì?

Việc quản lý thời gian hiệu quả đem lại rất nhiều lợi ích cho công việc, giúp công việc của bạn diễn ra trơn tru hơn, đồng thời giúp nâng cao chất lượng cuộc sống hàng ngày của bạn.

2.1 Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc

Khi bạn có khả năng quản lý thời gian, bạn sẽ lập được kế hoạch các công việc cần làm và ưu tiên các công việc quan trọng trước. Việc này sẽ giúp bạn không bỏ lỡ bất kì việc quan trọng nào và hoàn thành công việc đúng thời hạn. Khi đó công việc của bạn sẽ hiệu quả hơn và năng suất làm việc của bạn cũng cao hơn.

2.2 Giảm áp lực và căng thẳng

Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn tránh những tình huống căng thẳng và làm việc một cách hiệu quả nhất. Khi bạn biết sắp xếp công việc một cách hợp lý, sự lo lắng về việc hoàn thành đúng thời hạn sẽ được loại bỏ. Bạn sẽ cảm thấy thoải mái, tự tin hơn khi đối mặt và xử lý nếu xảy ra các vấn đề phát sinh liên quan đến công việc.

2.3 Nhanh chóng đạt được mục tiêu

Khi bạn biết được những việc quan trọng cần làm và phân bổ thời gian hợp lý, bạn sẽ có thể tối ưu hóa thời gian và năng suất làm việc của mình. Quản lý thời gian cũng giúp bạn tránh được những việc không cần thiết hoặc lãng phí thời gian.

Ngoài ra, bạn có thể định kỳ kiểm tra tiến độ công việc và thay đổi kế hoạch khi cần thiết. Điều này giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng và linh hoạt để đạt được mục tiêu trong thời gian ngắn nhất.

2.4 Cân bằng cuộc sống

Nếu không có sự quản lý thời gian tốt, bạn có thể bị áp lực khi phải đối mặt với nhiều việc cùng một lúc. Điều này có thể ảnh hưởng đến sức khỏe thể chất lẫn tinh thần. Do đó, quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn có thêm nhiều thời gian dành cho gia đình, bạn bè, sở thích cá nhân. Vì vậy, cuộc sống bạn sẽ được cân bằng và chất lượng cuộc sống được nâng cao.

2.5 Hạn chế thói quen xấu

Quản lý thời gian giúp hạn chế thói quen xấu vì nó giúp bạn sắp xếp công việc theo một lịch trình cụ thể và phù hợp. Khi có kế hoạch rõ ràng, bạn dễ dàng hơn trong việc quyết định tập trung và ưu tiên công việc quan trọng hơn những việc khác. Khi bạn không quản lý thời gian tốt, bạn có thể dễ dàng sa vào thói quen xấu như lười biếng, trì hoãn hoặc dễ bị phân tán.

2.6 Có thời gian làm việc yêu thích

Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp công việc hợp lý và hiệu quả hơn, từ đó giúp bạn tiết kiệm được thời gian. Khi có thời gian dư dả, bạn có thể sử dụng thời gian đó để làm những việc mà bạn yêu thích như tập gym, tập yoga, đi cắm trại… Điều này giúp cho cuộc sống của bạn vui vẻ và thoải mái hơn.

Tham khảo thêm: Thương hiệu cá nhân là gì? Làm cách nào để xây dựng?

3. Các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cần có

Để quản lý thời gian hiệu quả và đạt được mục tiêu nhanh chóng, bạn cần phải có các kỹ năng quản lý thời gian cần thiết. Hãy cùng Muaban.net theo dõi đó là những kỹ năng gì qua nội dung dưới đây nhé!

3.1 Phân biệt được cấp độ công việc

Để phân biệt được cấp độ công việc trong quản lý thời gian, bạn cần phải xác định mức độ ưu tiên và quan trọng của từng nhiệm vụ, tìm cách sắp xếp và phân bổ thời gian sao cho hợp lý nhất để hoàn thành công việc. Bạn cần có khả năng lập kế hoạch, cũng như quản lý thời gian hiệu quả để đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ đúng tiến độ và chất lượng.

3.2 Thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu là một phần quan trọng trong kỹ năng quản lý thời gian. Nó giúp cho bạn có được cái nhìn toàn cảnh về những gì cần làm và đưa ra lộ trình để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Để thiết lập mục tiêu, bạn có thể áp dụng các bước sau:

• Bước 1: Xác định mục tiêu chính
• Bước 2: Phân tích các bước cần thiết
• Bước 3: Thiết lập kế hoạch
• Bước 4: Đặt mục tiêu cụ thể và thời hạn
• Bước 5: Theo dõi tiến độ
• Bước 6: Đánh giá kết quả

3.3 Xây dựng kế hoạch

Xây dựng kế hoạch trong quản lý thời gian là xây dựng một kế hoạch thời gian cụ thể để đảm bảo sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Kế hoạch này bao gồm các công việc cần hoàn thành, thời gian ước tính để hoàn thành và thứ tự ưu tiên. Khi có một kế hoạch thời gian chặt chẽ, bạn sẽ có cái nhìn tổng thể về công việc giúp bạn dễ dàng phân chia thời gian,  quản lý và kiểm soát tiến độ công việc một cách chủ động.

3.4 Tránh thực hiện nhiều việc cùng một lúc

Đây là một kỹ năng quản lý thời gian quan trọng và giúp cho bạn tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ hiện tại, giảm thiểu sự phân tâm và tăng độ hiệu quả. Khi chỉ tập trung vào một việc trong một khoảng thời gian nhất định, bạn có thể hoàn thành nó nhanh hơn và tốt hơn, giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng.

3.5 Lên thời gian cụ thể cho công việc

Lên thời gian cụ thể cho công việc là một kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Bằng cách đặt ra một khung thời gian cụ thể cho mỗi nhiệm vụ, bạn có thể quản lý thời gian và tiến độ của công việc một cách chặt chẽ hơn. Từ đó có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn và tránh bị quá tải.

3.6 Tổng kết lại công việc

Tổng kết lại công việc là một bước quan trọng trong quản lý thời gian để đảm bảo rằng bạn hoàn thành các nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Việc tổng kết lại công việc giúp bạn cải thiện quá trình làm việc của mình trong tương lai, xác định những điểm mạnh và điểm yếu của bản thân, và tăng cường khả năng đối phó với thách thức.

3.7 Điều chỉnh tâm lý

Điều chỉnh tâm lý là một phần quan trọng trong kỹ năng quản lý thời gian, giúp bạn tập trung và làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể điều chỉnh tâm lý bằng cách luôn giữ tinh thần tích cực, tạo động lực cho bản thân, chấp nhận việc “không hoàn hảo là bình thường” và phải nghỉ ngơi đầy đủ.

3.8 Kiểm soát các yếu tố gây xao lãng 

Một số vấn đề gây xao lãng trong công việc như sự phân tâm, ưu tiên không đúng, không có kế hoạch rõ ràng cho công việc, quá nhiều công việc cần phải làm và không đủ thời gian để hoàn thành. Để kiểm soát các yếu tố gây xao lãng, bạn cần tạo ra một môi trường làm việc yên tĩnh, giới hạn sự phân tâm từ điện thoại di động, học cách từ chối và ưu tiên công việc.

4. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả khi làm việc tại văn phòng

Kỹ năng quản lý thời gian là một kỹ năng cần thiết khi bạn làm việc tại văn phòng. Nó giúp bạn hoàn thành các công việc đúng thời hạn và hoàn thành một cách có trình tự.

4.1 Sắp xếp và phân chia công việc

Để hoàn thành tốt các công việc được giao, bạn cần sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và chia nhỏ công việc để có thể dễ dàng tiếp cận hơn. Việc sắp xếp và phân chia công việc giúp tối ưu hóa thời gian làm việc, nâng cao năng suất và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Điều này góp phần không nhỏ trong việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian của bạn.

4.2 Bố trí không gian làm việc ngăn nắp

Bố trí không gian làm việc ngăn nắp là sắp xếp, bố trí các vật dụng nơi làm việc của bạn sao cho mang lại cảm giác gọn gàng, sạch sẽ. Mục đích của việc bố trí không gian làm việc ngăn nắp là tạo ra môi trường làm việc thoải mái, tiện nghi, giúp bạn tập trung vào công việc của mình. Nó cũng có thể giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc của bạn.

4.3 Ghi chú công việc

Ghi chú công việc là một phần quan trọng trong kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn thực hiện các nhiệm vụ một cách trơn tru và hiệu quả nhất. Ghi chú công việc giúp bạn nhớ các nhiệm vụ, tránh sai sót, quản lý thời gian và tăng hiệu suất làm việc.

4.4 Rèn luyện và cải thiện thêm các kỹ năng

Rèn luyện, cải thiện các kỹ năng thông dụng và chuyên môn cũng là một cách giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Hãy rèn luyện các kỹ năng gõ bàn phím nhanh, tìm kiếm và chọn lọc thông tin, rèn luyện tư duy logic,… các kỹ năng này giúp bạn giải quyết vấn đề trong công việc nhanh chóng. Từ đó, giúp bạn tăng năng suất làm việc.

4.5 Sử dụng phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Hiện nay, có rất nhiều công cụ và ứng dụng hỗ trợ giúp bạn phát triển kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Hãy thử sử dụng một số ứng dụng như Trello, Asana, Todoist, Evernote,… để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của bạn.

5. Phương pháp quản lý thời gian thông minh của người thành công

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho người thành công đạt được thành tích cao. Để quản lý thời gian thông minh, người thành công sẽ áp dụng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả để tập trung vào công việc chính và tối đa hóa thời gian.

5.1 Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)

Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks) là một phương pháp quản lý thời gian giúp tập trung vào những công việc quan trọng nhất trong ngày. Theo phương pháp này, bạn sẽ chọn ra các M.I.T cần hoàn thành trong ngày. Các M.I.T. này sẽ được ưu tiên hoàn thành trước các công việc khác.

Việc lựa chọn M.I.T. phù hợp là rất quan trọng. Bạn nên chọn ra các công việc có ảnh hưởng lớn nhất đến mục tiêu của bạn hoặc có tính quyết định cao. Để áp dụng phương pháp này, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Bước 1: Tạo danh sách các công việc cần hoàn thành trong ngày
• Bước 2: Xác định các công việc quan trọng nhất trong danh sách và chọn ra 2-3 M.I.T
• Bước 3: Hoàn thành các M.I.T. này trước các công việc khác trong ngày

Nếu bạn đã hoàn thành các M.I.T. sớm hơn dự kiến, bạn có thể tiếp tục hoàn thành các công việc khác hoặc sử dụng thời gian để nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng.

5.2 Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian được đặt tên theo Tổng thống Dwight D. Eisenhower, người đã phát triển phương pháp này. Phương pháp này giúp bạn đánh giá các nhiệm vụ của mình dựa trên hai yếu tố: mức độ quan trọng và độ ưu tiên. Các nhiệm vụ được chia thành 4 loại:

• Quan trọng và ưu tiên cao (cần làm ngay)
• Quan trọng nhưng ưu tiên thấp (lên lịch)
• Không quan trọng nhưng ưu tiên cao (ủy thác)
• Không quan trọng và ưu tiên thấp (loại bỏ)

5.3 Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro là một kỹ năng quản lý thời gian được sử dụng để tăng năng suất trong công việc. Kỹ năng này được đặt theo tên của một loại quả cà chua (Pomodoro) do người sáng lập Francesco Cirillo sử dụng để đo thời gian khi ông còn là sinh viên đại học.

Theo phương pháp Pomodoro, bạn sẽ chia thời gian làm việc thành những khoảng thời gian ngắn, thường là 25 phút, và mỗi khoảng thời gian này được gọi là một “Pomodoro”. Sau mỗi Pomodoro, bạn nên nghỉ ngơi trong vòng 5 phút, trước khi tiếp tục Pomodoro kế tiếp. Sau khi hoàn thành 4 Pomodoro, bạn nên nghỉ ngơi một khoảng dài hơn trong vòng 15-30 phút.

5.4 Phương pháp The 2-Minute Rule

The 2-Minute Rule là một phương pháp quản lý thời gian đơn giản nhưng hiệu quả để giúp bạn đạt được các mục tiêu và hoàn thành các nhiệm vụ trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Phương pháp này yêu cầu bạn thực hiện một công việc nào đó ngay lập tức nếu nó có thể hoàn thành trong vòng 2 phút.

Ý tưởng của phương pháp này khi bạn bắt đầu một công việc mới, rất dễ bị phân tâm và trì hoãn. Tuy nhiên, nếu bạn có thể thực hiện công việc đó trong vòng 2 phút, bạn sẽ dễ dàng vượt qua được cảm giác đó và hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng.

5.5 Phương pháp Batching

Batching là một phương pháp quản lý thời gian bằng cách sắp xếp các công việc tương tự lại với nhau và thực hiện chúng trong một khoảng thời gian. Phương pháp này giúp bạn tập trung hoàn toàn vào một loại công việc cụ thể mà không phải chuyển đổi giữa các công việc khác nhau, từ đó giúp bạn tối ưu hóa thời gian và tăng năng suất làm việc.

Ví dụ, thay vì kiểm tra email hàng giờ một lần, bạn có thể batch công việc này bằng cách chỉ kiểm tra email trong một khoảng thời gian nhất định trong ngày, ví dụ như vào buổi sáng và chiều mỗi ngày.

6. Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp

Có nhiều phương pháp quản trị thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp, tùy thuộc vào mục tiêu của từng cá nhân. Tuy nhiên, dưới đây là một số phương pháp được sử dụng phổ biến mà Muaban.net đã tổng hợp.

6.1 Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Quy tắc 4D là một phương pháp giúp bạn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian. Phương pháp này bao gồm bốn bước chính:

• Do (Làm): Đây là bước đầu tiên và đơn giản nhất, yêu cầu bạn thực hiện ngay các nhiệm vụ có thể được hoàn thành trong vòng vài phút.
• Dump (Loại bỏ): Bạn nên loại bỏ những công việc không cần thiết để sử dụng thời gian cho những công việc quan trọng hơn.
• Delegate (Giao phó): Bạn nên giao phó các công việc không cần phải làm một mình cho người khác, ví dụ như cho đồng nghiệp hoặc trợ lý.
• Defer (Trì hoãn): Bạn nên trì hoãn các công việc không thể hoàn thành trong thời gian ngắn, nhưng vẫn cần được hoàn thành. Thông thường, các công việc này sẽ được đưa vào danh sách việc cần làm sau.

Phương pháp 4D giúp bạn tập trung vào các công việc quan trọng và đẩy lùi các công việc không quan trọng hoặc không cần thiết.

6.2 Nguyên tắc 80/20 (Pareto)

Nguyên tắc 80/20 (hay còn được gọi là nguyên tắc Pareto) là một nguyên tắc quan trọng trong kinh doanh và quản lý. Nguyên tắc này được đặt tên theo tên của nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto, người đã phát hiện ra rằng trong một tập hợp các yếu tố, 20% sẽ có ảnh hưởng đến 80% tổng giá trị hoặc hiệu quả.

Ví dụ, khi bán hàng, 20% khách hàng sẽ đóng góp 80% doanh thu. Trong khi đó, 80% khách hàng còn lại chỉ đóng góp 20% doanh thu. Vì vậy, để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh, nên tập trung vào việc phục vụ và giữ chân 20% khách hàng quan trọng này, thay vì tập trung đầu tư quá nhiều vào những khách hàng không quan trọng.

6.3 Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10

Quy tắc 40-30-20-10 là một phương pháp quản lý thời gian được đề xuất bởi nhà tâm lý học và tác giả Julie Morgenstern. Quy tắc này giúp người sử dụng phân bổ thời gian một cách hiệu quả để hoàn thành các nhiệm vụ trong công việc và cuộc sống. Theo quy tắc này, bạn nên phân chia thời gian theo tỷ lệ sau đây:

• 40% thời gian dành cho công việc quan trọng và khẩn cấp
• 30% thời gian dành cho công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
• 20% thời gian dành cho công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
• 10% thời gian dành cho công việc không quan trọng và không khẩn cấp

Việc áp dụng quy tắc này sẽ giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất và đồng thời đảm bảo rằng các công việc khác cũng được hoàn thành đúng thời hạn.

7. Một số khoá đào tạo kỹ năng quản lý thời gian hữu ích 

Để có thể nâng cao kỹ năng quản lý thời gian, bạn có thể tham gia những khoá đào tạo về kỹ năng quản lý thời gian. Sau đây, Muaban.net sẽ gợi ý cho bạn các khoá học về kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

7.1 Khoá đào tạo kĩ năng quản lý thời gian miễn phí

Dưới đây là một số khoá đào tạo kĩ năng quản lý thời gian miễn phí mà bạn có thể tham khảo:

• Time Management Fundamentals – LinkedIn Learning
• Getting Things Done – Coursera
• Time management – edX

7.2 Khoá đào tạo kĩ năng quản lý thời gian có trả phí

Một số khoá đào tạo kĩ năng quản lý thời gian hiệu quả có trả phí bạn nên tham khảo:

• Great Time Management – Udemy ($12.99)
• Time and Task Management: Time Management Techniques – Udemy ($49.99)
• Effective Time Management Skills For a Productivity Boost – Udemy ($18.99)

Lời kết

Trong bài viết này, Mua Bán đã hướng dẫn bạn các cách và các phương pháp để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, nâng cao hiệu suất làm việc. Quản lý thời gian không những giúp công việc của bạn trở nên thuận lợi mà còn giúp chất lượng cuộc sống của bạn được nâng cao. Ngoài ra, tại Muaban.net còn chia sẻ về các lĩnh vực khác như  tìm việc làm , mua bán nhà đất,… Hãy truy cập ngay để cập nhật thêm kiến thức mới nhé!