Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả mà nhà lãnh đạo cần có

Kỹ năng tổ chức cuộc họp có quan trọng không?

Kỹ năng tổ chức cuộc họp là quá trình lên kế hoạch, chuẩn bị và tổ chức cuộc họp theo một trình tự nhất định. Cuộc họp sẽ được diễn ra suôn sẻ nhờ kỹ năng mềm này và nó cũng giúp truyền đạt đúng trọng tâm nội dung đến người tham dự. Thế nên kỹ năng tổ chức cuộc họp đóng một vai trò rất quan trọng, nó giúp:

Tiết kiệm ngân sách, nguồn lực và thời gian: Các cuộc họp được diễn ra đúng với kế hoạch và có sự dẫn dắt của lãnh đạo sẽ giúp mọi người nhận thức đúng đắn về những điều mình nên làm. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm ngân sách, nguồn lực và thời gian một cách hiệu quả.

Truyền đạt thông tin đầy đủ: Kỹ năng này giúp truyền đạt đầy đủ các thông tin cần thiết, các mục tiêu, kế hoạch, chiến lược rõ ràng và đúng trọng tâm. Nhờ đó, các thành viên sẽ tiếp nhận và hiểu rõ trách nhiệm của mình để thực hiện theo đúng kế hoạch.

Tổng hợp, thống nhất ý kiến: Kỹ năng này giúp mọi người tiếp thu, tổng hợp ý kiến và thống nhất kết quả phù hợp. Nhờ đó, nhà lãnh đạo sẽ thống nhất ý kiến, hướng các thành viên đi đến mục tiêu chung.

Xử lý vấn đề nhanh chóng: Cuộc họp được tổ chức nhằm giúp mọi người cùng ngồi lại để trao đổi và tìm ra phương hướng giải quyết các vấn đề khó khăn đang gặp phải. Nhờ các ý kiến đóng góp đa dạng, nhà lãnh đạo sẽ có thêm nhiều ý tưởng, quan điểm để nâng hiệu suất công việc.

Nguyên tắc cần nắm rõ khi tổ chức cuộc họp

Để có thể tổ chức và điều hành được một cuộc họp chất lượng, hiệu quả thì người chủ trì cuộc họp cần phải tuân thủ những nguyên tắc dưới đây.

Mục tiêu rõ ràng

Muốn cuộc họp được tổ chức thành công, yếu tố đầu tiên bạn cần phải đảm bảo đó là có mục tiêu rõ ràng. Nếu không được định hướng ngay từ đầu, cuộc họp rất dễ dẫn đến tình trạng bị kéo dài lan man, không có điểm dừng. Bản thân những người tham dự cuộc họp cũng không biết mình có vai trò gì, cần nắm bắt thông tin gì. Vì vậy, bạn cần phải cân nhắc thật kỹ những yếu tố sau trước khi tổ chức:

• Cuộc họp này có thực sự cần thiết không? Có thể trao đổi thông tin bằng hình thức khác (nhắn tin, gọi điện, email…) không?
• Cuộc họp muốn truyền đạt nội dung gì? Cần mang đến giá trị gì cho người tham dự?
• Cuộc họp cần đạt được kết quả gì? Cần phải giải quyết vấn đề gì?

Lịch trình cụ thể

Nếu bạn không muốn cách chủ trì một cuộc họp lại mang đến sự lãng phí, kém hiệu quả thì hãy làm chủ thời gian. Để có thể kiểm soát nội dung, thời lượng buổi họp sẽ cần phải xây dựng một lịch trình họp cụ thể. Lịch trình này sẽ giống như một bộ tài liệu giúp cho người chủ trì có thể theo dõi và giám sát được thời điểm diễn ra cuộc họp. Đồng thời nó giúp cung cấp mọi thông tin cần thiết liên quan đến buổi họp. Từ đó giúp nhà lãnh đạo có phương hướng điều hành hiệu quả cũng như dự đoán được các tình huống xảy ra.

Tuân theo một lộ trình hợp lý

Để luồng thông tin được truyền tải đầy đủ, rõ ràng và liền mạch thì người chủ trì cần thiết lập một lộ trình hợp lý cho buổi họp. Nhiệm vụ là phải xác định phần mở đầu nên kéo dài trong bao lâu, thời gian triển khai các ý chính và cần kết thúc lúc nào. Bên cạnh đó, để không làm gián đoạn luồng thông tin, các phần nội dung cần sắp xếp một cách hợp lý và khoa học. Ví dụ phần đại biểu cần diễn ra ngay sau khi đã tuyên bố lý do cuộc họp.

Những kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp hiệu quả

Kỹ năng năng lập kế hoạch cuộc họp

Sự thành công của một cuộc họp phụ thuộc rất nhiều vào khâu chuẩn bị. Buổi họp sẽ mang lại hiệu quả cao nếu được chuẩn bị kỹ lưỡng và cẩn thận. Để tiến hành khâu chuẩn bị, người chủ trì cần phải có kỹ năng lập kế hoạch gồm những nội dung sau:

Xác định mục tiêu cuộc họp: Như đã đề cập ở trên, mục tiêu cuộc họp là yếu tố quan trọng cần được làm rõ trong bản kế hoạch. Một mục tiêu rõ ràng cần chỉ ra lý do triệu tập mọi người, nội dung cần truyền đạt và vấn đề cần giải quyết.

Xác định bối cảnh cuộc họp:

• Thời gian: Cần xác định thời gian bắt đầu – kết thúc cuộc họp và thời gian dành cho các phần nội dung trong buổi họp. Thời gian đưa ra cần tuân thủ chặt chẽ để đảm bảo tiến độ cho cuộc họp.
• Địa điểm: Cần phải thông báo địa điểm trước để người tham dự có thời gian chuẩn bị. Ngoài ra cũng cần cân nhắc hình thức tổ chức cuộc họp sao cho thuận tiện với người tham dự.
• Thành phần tham dự: Đây là những người được mời để tham dự cuộc họp. Hãy lưu ý chỉ lựa chọn những người có thẩm quyền trách nhiệm đối với nội dung cuộc họp, những người có khả năng đóng góp ý kiến và những người chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi các quyết định trong cuộc họp nhằm tránh lãng phí nguồn lực.
• Chuẩn bị tài liệu: Tài liệu gồm các nội dung chính của cuộc họp, những thông tin cần chuẩn bị trước để thảo luận, các báo cáo cần xem xét,…

Lên nội dung cho cuộc họp: Để có thể xây dựng được bản nội dung chương trình họp, người tổ chức cần phải làm rõ những yếu tố này:

• Nội dung chính cần phổ biến, thời lượng phân bổ các nội dung
• Trình tự các đầu công việc cần giải quyết
• Các vấn đề trọng tâm cần thảo luận, bàn bạc
• Cách thức thống nhất phương án: thu thập ý kiến/biểu quyết,…

Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp

Bắt đầu cuộc họp đúng giờ

Một kỹ năng tổ chức cuộc họp không thể thiếu là tuân thủ thời gian. Không ai muốn lãng phí thời gian vì phải chờ đợi. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ sẽ cho thấy bạn là người điều hành chuyên nghiệp, có kỷ luật. Ngoài ra, bạn cũng cần bám sát khung thời gian cho các phần nội dung để đảm bảo cuộc họp kết thúc đúng giờ.

Khả năng thuyết trình

Kỹ năng điều hành cuộc họp này rất quan trọng. Một người chủ trì giỏi có thể dẫn dắt cuộc họp nhịp nhàng bằng khả năng truyền đạt một cách rõ ràng, rành mạch. Để có một khởi đầu suôn sẻ, người này cần xuất hiện với một phong thái tự tin và đầy năng lượng. Đây là cách để tạo bầu không khí thân thiện và xây dựng mối quan hệ gắn kết với những người tham dự ngay từ đầu buổi họp.

Trong quá trình họp, người chủ trì cần tránh tình trạng đọc lại nguyên văn những nội dung được soạn sẵn một cách cứng nhắc, rập khuôn. Hãy tóm tắt và diễn đạt lại các tư tưởng cốt lõi và nhấn mạnh, đào sâu vào những vấn đề trọng tâm để mọi người dễ nắm bắt. Ngoài ra, ngôn ngữ cơ thể cũng là “vũ khí” hữu hiệu khiến bài thuyết trình trở lên sinh động hơn và tạo được sự liên kết với mọi người. Hãy tận dụng nét mặt, cử chỉ để minh họa cho những ý tưởng của mình và đừng quên quan sát biểu cảm của người tham dự để có những điều chỉnh phù hợp.

Khả năng giao tiếp

Một cuộc họp hiệu quả là khi có sự tương tác hai chiều giữa các bên. Để khuyến khích các thành viên trao đổi trong cuộc họp thì việc lắng nghe, đặt câu hỏi rất cần thiết. Người điều hành cần tập trung ghi nhận lại những thông tin thảo luận, phản hồi từ người tham dự. Mục đích để nắm bắt được các ý chính và tư duy để phân tích thông tin và đặt những câu hỏi đào sâu nếu cần thiết.

Hãy lưu ý rằng bạn cần phải lắng nghe, tiếp nhận các ý kiến một cách cầu thị, trên cơ sở tiếp thu và phát triển để thể hiện sự tôn trọng với người tham dự. Khi thảo luận, bạn cần giữ thái độ tích cực, tránh rơi vào tình huống đối đầu.

Kỹ năng điều phối người tham dự

Để tổ chức và điều hành cuộc họp một cách chuyên nghiệp, nhà điều hành cần phải thiết lập trật tự bằng cách xác định vai trò của những người tham dự. Hãy phân chia chức năng cụ thể cho các thành viên. Đồng thời điều phối họ thực hiện nhiệm vụ để buổi họp diễn ra nhịp nhàng. Có rất nhiều vai trò khác nhau trong các buổi họp như: thư ký cuộc họp, hậu cần, đại biểu, người dự thính,…

Kỹ năng kết thúc cuộc họp

Để kết thúc một cuộc họp, người điều hành cần có các kỹ năng hội họp sau phải thực hiện:

• Tóm tắt nội dung, thông điệp cuộc họp một cách ngắn gọn, rõ ràng.
• Nếu ra được những kết quả đạt được.
• Đưa ra đánh giá, nhận xét về buổi họp.
• Gợi mở những vấn đề cần tiếp tục được quan tâm.
• Giao phó các trách nhiệm, nhiệm vụ cho từng thành viên, bộ phận cụ thể.

Kỹ năng tổ chức cuộc họp giúp nhà lãnh đạo thống nhất mục tiêu, khuyến khích nhân viên trao đổi và đưa ra những ý tưởng sáng tạo rõ ràng. Cuộc họp nhờ đó được tổ chức thành công và mọi người sẽ nhận thức đúng đắn về phương hướng hành động. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về kỹ năng tổ chức cuộc họp để mang lại hiệu quả như mong muốn.