Phương pháp rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả khi làm việc

I. Tìm hiểu về kỹ năng quản lý thời gian

1. Quản lý thời gian là gì?

Hiểu đơn giản, quản lý thời gian là khả năng sử dụng thời gian của bạn một cách có hiệu quả và năng suất. Đây là quá trình lên kế hoạch và thực hiện việc kiểm soát thời gian có chủ động để dùng cho các công việc, hoạt động cụ thể, nhằm mục đích tăng hiệu suất cho công việc, hành động đó.

2. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian được xem là kỹ năng sử dụng và kiểm soát tốt quỹ thời gian của bản thân, đây là một dạng kỹ năng mềm giúp bạn có thể phân bổ thời gian thực hiện các công việc, hoạt động trở nên hợp lý và hoàn thiện hơn. Nếu bạn vận dụng kỹ năng quản lý thời gian càng tốt, thì quỹ thời gian càng được sử dụng hiệu quả và không bị lãng phí. Để nhận thấy được sự hiệu quả của việc quản lý thời gian, bạn đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành công việc, không đánh giá về thời gian làm nhanh hay chậm.

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết để sử dụng trong công việc, cũng như cuộc sống hàng ngày. Bởi khi bạn biết cách sắp xếp thời gian biểu sao cho cụ thể và chi tiết, bạn sẽ không phải chạy đua với thời gian để hoàn thành các công việc của mình, khi đó bạn sẽ không thấy quá mệt mỏi và áp lực khi làm việc.

II. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

1. Giúp nâng cao năng suất làm việc

Khi biết cách quản lý và sắp xếp thời gian để hoàn thành cách loại công việc khác nhau, tùy vào mức độ quan trọng và thứ tự được ưu tiên của chúng, giúp bạn có thể lên kế hoạch và thực hiện một cách hiệu quả và nâng cao được năng suất làm việc của mình. Với việc quản lý tốt thời gian, bạn sẽ có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành trước và không bị tốn quá nhiều công sức khi phải chạy đua theo thời gian để kịp deadline. Ngoài ra, việc sử dụng quỹ thời gian hợp lý còn giúp cho bạn nâng cao được khả năng tư duy, sáng tạo nhờ vào những khoảng thời gian trống từ việc sắp xếp các công việc hợp lý.

2. Giảm bớt áp lực và căng thẳng

Trong quá trình học tập và làm việc, bạn sẽ không thể nào tránh khỏi những “Deadline huyền thoại”. Khi đó, áp lực từ khối lượng công việc cộng thêm áp lực từ khoảng thời gian hạn hẹp, sẽ làm cho bạn trở nên căng thẳng và mệt mỏi hơn bao giờ hết. Vì vậy, khi sắp xếp được khoảng thời gian hợp lý để hoàn thành các công việc bạn sẽ bỏ bớt được gánh nặng về thời gian, giúp giảm bớt được căng thẳng và áp lực. Từ đó, bạn sẽ có được một tinh thần thoải mái để hoàn thành các công việc một cách tốt nhất.

3. Sử dụng thời gian hiệu quả

Đôi khi chúng ta cảm thấy thời gian thì quá ít, nhưng lại có quá nhiều điều cần phải làm. Chính vì chúng ta chưa tận dụng hết được những khoảng thời gian trống của mình để thực hiện những việc ta muốn làm. Do đó, việc quản lý và sắp thời thời gian có tính hóa học, hợp lý sẽ giúp bạn làm được nhiều việc hơn, thực hiện được những kế hoạch đã lên và sử dụng quỹ thời gian hiệu quả hơn.

Ngoài ra, khi sắp xếp thời gian hợp lý bạn sẽ có thêm thời gian cho chính mình; thời gian bên cạnh gia đình, bạn bè; có thể chăm sóc tốt sức khỏe bản thân; tăng chất lượng cuộc sống và cũng có thêm nhiều cơ hội để phát triển bản thân bằng việc học tập và trải nghiệm những điều mà bản thân chưa làm. Và khi đó, bạn sẽ có được khoảng thời gian vô cùng ý nghĩa mà bạn không nên bỏ lỡ.

4. Hạn chế thói quen xấu

Với những thói quen xấu như: hay trì hoãn công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc kém,… sẽ làm cho bạn bị ù lì trong công việc, thiếu đi sự hăng hái và nhiệt huyết trong công việc. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ làm việc bạn cũng như tập thể nơi bạn làm việc. Do đó, bạn nên quản lý tốt thời gian của bản thân để có thể loại bỏ những thói quen xấu, đồng thời tạo động lực hoàn thành tốt các công việc và có thể xây dựng kế hoạch phát triển bản thân với mục tiêu rõ ràng, thời gian biểu chi tiết. Bên cạnh đó, khi sắp xếp thời gian hợp lý, bạn sẽ tránh được áp lực từ deadline và có thêm nhiều thời gian để đưa ra những lựa chọn đúng đắn cho công việc.

5. Tạo sự cân bằng trong cuộc sống

Bằng cách quản lý thời gian khoa học, bạn sẽ có thể hoàn thành các công việc trong khoảng thời gian nhất định, khi đó bạn sẽ có thể làm được thêm nhiều việc hơn. Ngoài ra, bạn cũng sẽ có thêm nhiều thời gian dành cho bản thân, giúp bạn có thể chăm sóc bản thân tốt hơn, cải thiện được chất lượng cuộc sống và tạo được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của mình.

III. Để quản lý thời gian hiệu quả

1. Quy tắc

– Quy luật 80/20 (Nguyên tắc PARETO)

Đây là quy luật dựa trên nghiên cứu của một nhà kinh tế người Ý, tên là Pareto. Về cơ bản, quy luật này cho rằng: 80% output (hay đầu ra, thành quả, hậu quả) được tạo ra bởi 20% input (hay đầu vào, đóng góp, hành động). Khi áp dụng quy luật này vào quản lý thời gian, thì bạn sẽ có thể theo dõi 20% thời gian làm việc hiệu quả sẽ rơi vào thời điểm nào trong ngày, ở hoàn cảnh nào, với chu trình nào,… Từ đó, bằng cách mô phỏng lại và mở rộng 20% thời gian hiệu quả nhất này để nâng cao năng suất làm việc và có thể hoàn thành các công việc hiệu quả và nhanh hơn dự định. Bạn có thể sử dụng quy luật này để ưu tiên cho những công việc quan trọng nhất, nhằm mục đích có thể tập trung tuyệt đối cho công việc để tạo ra 80% thành quả tốt nhất.

– Thuyết bốn lò lửa (Thuyết bốn lò)

Đây là thuyết cho rằng: “Để thành công, bạn phải tắt đi một trong bốn lò. Và để thành công xuất sắc, bạn phải tắt đi hai trong số bốn lò”. Nghĩa là, việc cân bằng cuộc sống vốn không hoàn hảo, vì bạn sẽ không thể vừa chu toàn cho gia đình, vừa chăm sóc tốt sức khỏe bản thân, vừa có thời gian bên cạnh bạn bè và vừa tập trung được cho công việc. Nếu bạn có thể làm được những điều đó trong cùng một lúc, thì đồng nghĩa rằng chất lượng của mỗi việc sẽ khó có thể tốt và đảm bảo được sự ổn định, bởi vì bạn đang bị phân tâm do có quá nhiều việc cần sắp xếp cùng một lúc. Vì vậy, thay vì chia đều sự quan tâm đến mọi mặt, bạn có thể sắp xếp nghĩ về công việc – cuộc sống theo từng giai đoạn hoặc từng thời điểm khác nhau trong ngày.

Ví như 4 lò lửa đại diện cho gia đình, sức khỏe, bạn bè và công việc; khi bạn phải làm việc thì lò lửa gia đình, bạn bè cần tắt đi để có thể tập trung hết mình cho công việc; khi về nhà thì lò lửa công việc tắt đi để bật lên lò lửa gia đình, sức khỏe, bạn bè. Điều này cho ta thấy, bạn nên phân chia các công việc theo từng thời gian, thời điểm nhất định và theo thứ tự hợp lý, đừng để vào một thời điểm xử lý cùng lúc nhiều việc thì sẽ không thể mang lại hiệu quả như mình mong muốn

– Luật PARKINSON (Luật PARKINSON)

Với luật này, họ cho rằng: “Nếu thời gian bạn có cho một công việc càng dài, thì công việc đó sẽ tự ‘nở’ ra để khỏa lấp thời gian đó”. Đồng nghĩa với việc, nếu thời hạn deadline của bạn càng lâu thì sự chần chừ của bạn lại càng kéo dài ra, khi đó bạn sẽ không thể hoàn thành nó sớm hơn dự định. Đôi khi trong lúc xử lý công việc, bạn gặp phải những khó khăn hay phát sinh thêm nhiều vấn đề, điều đó sẽ khiến bạn phải mất nhiều thời gian hơn và rồi đến sát deadline bạn mới có thể hoàn thành hết công việc.

Do đó, để có thể làm việc hiệu quả, bạn cần tự tạo ra áp lực thời gian cho chính mình, không xin gia hạn trừ trường hợp bất khả kháng. Đặc biệt với những công việc không có deadline, bạn cũng nên tự đặt ra deadline cho mình để có thể chống lại định luật PARKINSON và hoàn thành công việc một cách hiệu quả và nhanh nhất có thể.

2. Phương pháp

– Ma trận EISENHOWER:

Ma trận EISENHOWER là một mô hình gồm có 4 tiêu chí là: khẩn cấp, không khẩn cấp, quan trọng, không quan trọng. Đây là phương pháp hỗ trợ bạn phân chia các công việc theo từng cấp độ khác nhau và ưu tiên hoàn thành những công việc có tính khẩn cấp, quan trọng trước.

Nhiệm vụ của bạn là sẽ phân loại và sắp xếp các công việc phù hợp với các tiêu chí có sẵn để nắm được những công việc cần được ưu tiên hoàn thành, thông qua các tiêu chí dưới đây:

– Khẩn cấp và quan trọng: là những công việc cần phải làm ngay lập tức và cần được hoàn thành sớm nhất.

– Quan trọng nhưng không khẩn cấp: là những công việc tiếp theo cần được lên kế hoạch để làm, sau khi đã hoàn thành các công việc khẩn cấp và quan trọng.

– Khẩn cấp nhưng không quan trọng: là những công việc nên được uỷ thác cho người khác hỗ trợ hoặc bạn có thể làm sau khi đã hoàn thành các công việc ở 2 tiêu chí trên.

– Không khẩn cấp và không quan trọng: là những công việc cần được loại bỏ vì không cần thiết hoặc là những việc bạn sẽ làm khi có thời gian rảnh.

Với phương pháp này bạn sẽ có thể hoàn thành các công việc nhanh và tốt hơn, khi phân chia từng công việc theo từng cấp độ phù hợp thay vì chỉ nhìn vào một danh sách dài mà vẫn không biết mình phải bắt đầu từ đâu.

– Đầu tiên quan trọng nhất – MIT:

Đây là phương pháp muốn nhấn mạnh đến việc chỉ tập trung vào từ 1 – 3 đầu việc quan trọng nhất trong ngày mà bạn cần phải hoàn thành. Thông thường các đầu việc này sẽ thuộc nhóm tiêu chí Khẩn cấp và quan trọng trong Ma trận EISENHOWER.

Khi những công việc quan trọng nhất được ưu tiên xử lý và hoàn thành trong ngày, bạn sẽ có cảm giác thật thoải mái và giảm bớt được đầu việc nặng cho mình. Với phương pháp này sẽ giúp bạn sắp xếp được thời gian thực tế hơn, có định hướng và giảm bớt được áp lực tới bản thân trong ngày.

– Phương pháp POMODORO:

POMODORO có nghĩa là quả cà chua trong tiếng Ý và là phương pháp giúp bạn có thể tập trung cao độ trong quá trình làm việc của mình. Với phương pháp này, bạn sẽ làm việc theo chu trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút và tiếp tục lặp lại làm 25 phút, nghỉ 5 phút. Khi này bạn sẽ tự tạo được áp lực về thời gian, khiến bản thân tập trung hơn và định hình rõ hơn về mức độ hiệu quả trong công việc của mình, nói cách khác, phương pháp này sẽ giúp bạn đánh bại được định luật PARKINSON. Tuy nhiên trong phương pháp này bạn vẫn có thời gian nghỉ ngơi để bản thân không quá mệt mỏi, có thể lấy lại tinh thần để làm việc lâu dài hơn.

– Quy tắc 2 phút:

Với quy tắc 2 phút, thay vì cứ mãi suy nghĩ “Liệu có nên làm nó ngay không?”, bạn chỉ cần nghĩ rằng “Việc này có thể hoàn thành dưới 2 phút không?”. Nếu dưới 2 phút, bạn hãy bắt tay vào làm ngay; nếu không, bạn có thể cho vào danh sách để làm sau. Quy tắc này chỉ đơn giản là bạn nên xử lý ngay và không trì hoãn đối với những việc mà bản thân cảm thấy có thể làm từ 2 phút trở xuống. Đây còn là quy tắc được tác giả David Allen đề cập đến trong cuốn sách nổi tiếng tên Getting Things Done, sách nói về phương pháp làm việc hiệu quả.

– 4D (Do – Dump – Delegate – Defer):

Đúng như cái tên của phương pháp là 4D, nó được hình thành từ chữ cái đầu của các từ tiếng Anh Do – Dump – Delegate – Defer, trong đó:

– Do: là làm ngay các công việc trước mắt.

– Dump: là loại bỏ đi những công việc vô nghĩa.

– Delegate: là giao việc cho những người có khả năng làm tốt hơn bạn.

– Defer: là nếu bạn chưa thể làm được công việc này ngay bây giờ, thì hãy ghi chú vào sổ tay và lên kế hoạch để thực hiện việc đó ngay khi có thời gian.

– Làm theo nhóm (BATCHING):

Với những công việc không quan trọng, không cần thiết và có thể làm sau, bạn nên áp dụng phương pháp làm theo nhóm. Bằng cách tổng hợp những công việc này lại và tập trung hoàn thành chúng trong một khoảng thời gian nhất định. Phương pháp này sẽ giúp bạn có thể tiết kiệm thời gian hơn và có thể tăng khả năng tập trung khi xử lý các công việc theo nhóm.

– Song For Current (BE PRESENT):

Phương pháp này muốn nhấn mạnh rằng: “Khi làm bất cứ điều gì, hãy toàn tâm toàn ý dành cho hiện tại”. Thay đổi tư duy cân bằng cuộc sống, từ việc phân chia 50% công việc – 50% cuộc sống trở thành sống 100% cho hiện tại. Bởi lẽ khi tập trung cho hiện tại bạn sẽ có thể hoàn thành các công việc một cách nhanh chóng và chỉnh chu theo mong muốn của mình.

– Phương pháp 40-30-30-10:

Đây là một trong những phương pháp được khá nhiều người lựa chọn để áp dụng cho việc quản lý thời gian của mình. Với phương pháp này, bạn sẽ phân chia thời gian dành cho các công việc sắp xử lý như sau:

– Dành 40% thời gian cho công việc quan trọng nhất.

– Dành 30% thời gian cho công việc quan trọng thứ hai.

– Dành 20% thời gian cho công việc quan trọng thứ ba.

– Dành 10% thời gian còn lại để bạn kết hợp mọi công việc.

IV. Bí quyết rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian

1. Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn

Trước khi bắt tay vào công việc, cần xác định rõ mục tiêu ngắn hạn và dài hạn để biết được mình sẽ phải làm gì để đạt được những mục tiêu đề ra. Đồng thời, đặt ra khoảng thời gian hoàn thành mục tiêu cụ thể để có thể sắp xếp thời gian làm việc khoa học nhất. Khi đó, bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để nó trôi qua lãng phí và vô nghĩa.

2. Lên danh sách công việc cần phải làm

Lên danh sách cho những đầu việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng, nên đi kèm với thời hạn cần hoàn thành. Việc làm này sẽ giúp bạn quản lý được quỹ thời gian dễ dàng và hiệu quả hơn. Khi đó, vào từng thời điểm bạn sẽ biết được mình cần phải làm gì, thay vì mất thời gian nhớ lại mình cần phải làm gì tiếp theo và đâu là những việc mình chưa hoàn thành. Ngoài ra, việc lên danh sách chi tiết nhằm kiểm soát công việc được hoàn thành đúng thời hạn và hãy nhớ luôn mang danh sách theo bên mình để nắm được những công việc tiếp theo cần hoàn thành nhé!

3. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi lên danh sách, bạn nên dành chút thời gian để kiểm tra xem đâu là những công việc quan trọng cần phải hoàn thành trước. Với những công việc quan trọng, bạn nên ghi chú lại hoặc làm nổi bật nó lên và bắt tay vào làm ngay để có thể đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ. Sau khi làm xong các công việc quan trọng, tiếp đến làm những công việc còn lại trong danh sách.

Bằng cách sắp xếp theo thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn giảm bớt sự căng thẳng, áp lực đối với những công việc cần ưu tiên xử lý và có thể hoàn thành chúng đúng thời hạn quy định. Ngoài ra còn giúp bạn không bị bỏ sót các việc quan trọng khác và đảm bảo các vấn đề còn lại vẫn được giải quyết theo đúng deadline.

4. Lập kế hoạch công việc cụ thể, chi tiết

Việc lập kế hoạch rất cần thiết cho bạn để hoàn thành mục tiêu của mình, vì thế hãy chú ý và có sự đầu tư cho nó thật chi tiết.Khi bạn đã liệt kê các công việc cần phải làm để hướng đến thực hiện mục tiêu thì việc đi đến đích đơn giản hơn rất nhiều.Nếu không có kế hoạch gì, bạn sẽ không định được phương hướng cũng như không biết mình cần gì và nên làm gì. Bên cạnh đó, lập kế hoạch còn giúp bạn kiểm tra xem mình đã đạt được mục tiêu hay chưa và có những giải pháp để điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.Chúng ta phải phân chia một công việc lớn thành nhiều việc nhỏ, đơn giản, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời hạn cụ thể. Dành ra chút ít thời gian để lập kế hoạch sẽ giúp bạn tăng năng suất, quản lý công việc một cách dễ dàng hơn.

5. Xác định rõ thời gian hoàn thành công việc

Để tiết kiệm thời gian, bạn nên lên thời gian cụ thể cho từng công việc như: Xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu. Khi đó bạn sẽ có một bản kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá.

6. Rèn luyện tính kỷ luật và thói quen

Để sử dụng thời gian một cách khoa học bạn cũng phải tập cho mình tính kỷ luật và những thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen. Khi đó mọi thứ sẽ được theo ý và chắc chắn bạn sẽ thấy rằng bạn có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc, sẽ kết thúc tình trạng ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không được như ý.

7. Rèn luyện sự tập trung

Khả năng tập trung là yếu tố quan trọng cần thiết cho học tập và làm việc. Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian.Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.Để rèn luyện sự tập trung bạn cần biết cách xây dựng mục tiêu theo động lực, suy nghĩ và cảm xúc phù hợp. Từ đó, bạn sẽ kích thích bộ não ưu tiên thực hiện các mục tiêu đã đề ra

8. Sắp xếp nơi làm việc khoa học

Sắp xếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới – cũ, quan trọng – không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.

Thế Giới Di Động đang tuyển dụng quản lý với nhiều công việc hấp dẫn đang chờ bạn ứng tuyển!

V. Lời khuyên giúp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

1. Thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART:

S (Specific): cụ thể. Xác định cụ thể mục đích muốn đạt được, việc muốn làm.

M (Measurable): đánh giá. Đánh giá các mục tiêu, khả năng bản thân. Xây dựng kế hoạch với mốc thời gian, nội dung rõ ràng.

A (Achievable): khả năng thành công. Lựa chọn mục tiêu, công việc phù hợp có khả năng thành công tránh phi thực tế.

R (Relevant): phù hợp: Xem xét các mục tiêu trong toàn bộ kế hoạch có cần thiết, có khả thi không.

T (Timed): thời gian. Xác định tổng thời gian, phân chia giai đoạn, kế hoạch bé hơn để thực hiện.

2. Kiểm soát những yếu tố gây lãng phí thời gian:

Nhận thức được những yếu tố gây lãng phí thời gian giúp sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Các yếu tố gây lãng phí có thể là yếu tố khách quan, chủ quan như:

Môi trường làm việc bữa bộn: mất thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu,…

Những người có tính trì hoãn xung quanh: tiếp xúc, dành quá nhiều thời gian cho họ sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn, lãng phí thời gian, bị ảnh hưởng tâm lý trì hoãn.

Ngại nói “không” với mọi người: bạn không biết cách từ chối sự nhờ vả của người khác sẽ khiến kế hoạch bị phá vỡ, tiêu tố thời gian những công việc không cần thiết, không đủ thời gian làm công việc của mình,…

Giao tiếp kém: không biết dừng câu chuyện đúng lúc, không biết cách đi thẳng vấn đề, dễ bị mất tập trung các thông tin khác, bị cuốn theo các câu chuyện không cần thiết,… Bạn tưởng rằng những vấn đề này không tiêu tốn quá nhiều thời gian? Bạn sẽ phải ngạc nhiên khi cộng tổng các con số thời gian này lại.

Chủ nghĩa hoàn hảo: quan tâm dành quá nhiều thời gian cho từng việc nhỏ, làm đi làm lại, sẵn sàng lùi kế hoạch,…

3. Nắm rõ khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng:

Sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng” được cho là chìa khóa để ưu tiên thời gian và khối lượng công việc của bạn cũng như có phương pháp giải quyết vấn đề phù hợp.

Để nắm rõ được sự khác biệt này bạn cần phải phân biệt được đâu là công việc quan trọng và đâu là công việc khẩn cấp.

Vậy thế nào là công việc quan trọng và công việc khẩn cấp.

Công việc quan trọng là nếu như bạn không hoàn thành nó sẽ để lại những hậu quả nghiêm trọng, không chỉ cho bạn mà còn cho nhiều người khác.

Công việc khẩn cấp yêu cầu sự chú ý của bạn nhưng việc có ngay lập tức làm hay không thì không phải vấn đề quan trọng.

4. Không ôm đồm quá nhiều việc:

Việc ôm đồm quá nhiều công việc sẽ khiến bạn lâm vào tình trạng khủng hoảng, không biết bắt đầu việc nào trước. Lúc này sẽ rất dễ gây ra tình trạng stress, suy sụp tinh thần dẫn đến giảm hiệu suất của công việc.

Trước khi bắt đầu làm một công việc nào đó bạn cần phải trả lời được 3 câu hỏi sau:

– Thứ nhất, bạn có phù hợp với công việc này không?

– Thứ hai, bạn có thời gian để làm việc này không?

– Thứ ba, yêu cầu công việc này có đúng với mục tiêu của bạn không?

– Hãy chỉ bắt tay vào công việc này nếu như câu trả lời của bạn là “được” với 3 câu hỏi nêu – – trên. Còn nếu câu trả lời là “không” thì hãy mạnh dạn từ chối ngay công việc đó.

– Học cách nói không:

Một yếu tố quan trọng của việc học cách cải thiện việc quản lý thời gian là cảm thấy thoải mái khi nói “Không” với những thứ không giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Khi bạn nói “không” với điều gì đó không thực sự làm tăng giá trị cho cuộc sống của bạn hoặc hỗ trợ các giá trị hoặc mục tiêu cốt lõi của bạn, bạn đang nói có với điều gì đó khác: thời gian ở bên gia đình, tập thể dục hoặc thậm chí là ngủ nhiều.

Nếu việc nói không với điều gì đó có vẻ khó khăn, hãy nghĩ về thời điểm bạn miễn cưỡng nói “có” với điều gì đó và sau đó hối hận về điều đó. Cuối cùng, bạn đã hoàn thành nhiệm vụ một cách miễn cưỡng mặc dù bạn không có thời gian hoặc nguồn lực để thực hiện nó, hoặc bạn thất bại vì bạn đã được giao quá mức. Nói không ngay từ đầu sẽ dễ dàng hơn rất nhiều và giúp bạn tiết kiệm thời gian để tập trung vào những gì thực sự quan trọng đối với bạn.

5. Giảm thiểu sự phân tâm:

Hãy coi việc giảm thiểu sự phân tâm như một cách khác để nói “không”. Vậy điều gì khiến bạn phân tâm? Email? Nội dung? Truyền thông xã hội? Dù đó là gì, hãy nói “không”. Loại bỏ sự phân tâm và căng thẳng đi kèm với nó. Chặn các trang web nếu bạn phải làm vậy. Đặt thông báo “Đi vắng” hoặc “Không làm phiền” trên tài khoản của bạn. Thời gian là của bạn , vì vậy hãy kiểm soát không gian và thời gian làm việc để bạn có thể làm việc hiệu quả.

Thông thường, chúng ta cho phép mình mất tập trung và bị gián đoạn như một chiếc nạng khi chúng ta trải qua những cảm xúc không thoải mái như buồn chán, thất vọng hoặc thiếu hứng thú. Đây là những phản ứng đã học, gây nghiện – và chúng ta có thể học cách vượt qua chúng và thay đổi hành vi của mình bằng cách sử dụng các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả thay vì lùi bước khi một nhiệm vụ trở nên khó khăn.

6. Tự chịu trách nhiệm:

Tất cả các kỹ năng quản lý thời gian trên thế giới đều chẳng có giá trị gì nếu bạn không tự chịu trách nhiệm. Giả sử rằng bạn muốn củng cố mối quan hệ của mình với đối tác và bạn quyết định sử dụng một giờ trong ngày để dành cho người đó sự quan tâm mà họ xứng đáng có được. Nhưng khi bạn đang ngồi đó, điện thoại của bạn rung trong túi. Công việc của bạn là gì?

Thay vì kiểm tra điện thoại, hãy cam kết với kết quả mục tiêu của bạn – một mối quan hệ lành mạnh, nồng nàn hơn với người bạn yêu – và dành cho đối tác của bạn sự quan tâm mà họ xứng đáng có được. Bằng cách tập trung vào mục tiêu cuối cùng của bạn và để cuộc trò chuyện qua điện thoại đợi trong một giờ hoặc hơn, bạn sẽ đạt được kết quả nói lên giá trị cốt lõi của mình nhất – và mang lại cho bạn sự hài lòng hơn so với việc kiểm tra điện thoại của bạn.

7. Quản lý căng thẳng:

Áp lực và stress trong công việc sẽ khiến tinh thần của bạn bị ảnh hưởng. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất cũng như chất lượng công việc của bạn. Nếu biết cách quản lý căng thẳng sẽ giúp bạn không bị rơi vào tình trạng stress lâu dài và mất kiểm soát trong công việc.

Căng thẳng kéo dài sẽ gây ra nhiều vấn đề về sức khỏe thể chất cũng như tinh thần của bạn.

Hãy học cách đối phó và giảm bớt căng thẳng, lo lắng để nâng cao hiệu suất công việc.

8. Dành thời gian để giải lao, thư giãn:

Hãy để cho bộ não của mình có thời gian để giải lao. Đừng bao giờ làm việc liên tục trong 8-10 giờ đồng hồ mà không ngừng nghỉ kể cả khi bạn đang bị deadline thúc ép.

Bộ não của bạn cũng cần phải được nghỉ ngơi và tái tạo sức lao động.

Hãy dành cho mình một chút thời gian giải lao trong ngày. Việc giải lao đúng cách vừa giúp bạn có được thời gian nghỉ ngơi quý giá từ đó đầu óc được nghỉ ngơi sẽ giúp bạn tư duy sáng tạo và làm việc có hiệu quả hơn.

9. Sử dụng phần mềm quản lý thời gian:

Hãy lựa chọn cho mình một công cụ quản lý thời gian và theo dõi công việc hiệu quả nhất.

Phần mềm công việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian dành cho họp hành, báo cáo hay các đơn từ hành chính.

Đây cũng là một cách quản lý con người được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn.