Quản trị sự kiện là gì? Tố chất của nhà quản trị sự kiện chuyên nghiệp

Quản trị sự kiện là gì?

Quản trị sự kiện là quản lý dự án sự kiện bao gồm các công việc lên kế hoạch, điều phối công việc sự kiện. Các sự kiện có quy mô lớn như hội nghị, đám cưới, lễ hội,… đảm bảo mọi hoạt động diễn ra thành công tốt đẹp. Người quản trị sự kiện cần có cái nhìn tổng quan, thực viện các công việc như nghiên cứu thương hiệu, xác định đối tượng khách mời tham gia, từ đó phân công nhân sự và điều phối kỹ thuật sẵn sàng trước khi ra mắt sự kiện.

Quản trị sự kiện là gì?

Vai trò của người làm quản trị sự kiện

Người quản trị sự kiện có vai trò rất quan trọng, họ chịu trách nhiệm cho tất cả công việc liên quan đến sự kiện từ khâu nghiên cứu, lên kế hoạch cho đến khi sự kiện kết thúc. Không chỉ có vậy, người quản lý tổ chức sự kiện cần phải theo sát, kiểm tra quy trình thực hiện xem có đúng với kế hoạch đặt ra hay không. Nếu có sự cố, họ cần đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề.

>> Xem thêm:  Top 5 phần mềm quản lý sự kiện hiệu quả

Công việc cơ bản của người quản trị sự kiện

Công việc của người quản trị bao gồm những nhiệm vụ từ nhỏ đến lớn như mua sắm, thuê thiết bị cần thiết phục vụ sự kiện, trao đổi với khách hàng, quản lý ngân sách dự án,… Cụ thể như sau:

Công việc cơ bản trong ngành quản trị sự kiện

• Thiết lập cuộc hẹn, trao đổi thông tin với khách hàng: Để hiểu rõ mong muốn, yêu cầu của khách hàng người quản trị sự kiện cần phải hẹn gặp và trao đổi với khách hàng lấy thông tin cần thiết. Từ đó có các ý tưởng, danh sách công việc cần triển khai. Đây là bước quan trọng quyết định khách hàng có chọn công ty quý khách hay không.
• Thông qua chương trình sự kiện với khách hàng: Khi đã có thông tin và hiểu rõ được yêu cầu của khách hàng, người quản lý sẽ lên kế hoạch sự kiện và trao đổi với khách hàng về kế hoạch đó. Nếu khách hàng chấp thuận phương án thì kế hoạch sự kiện sẽ được triển khai. Nên có thêm phương án dự phòng để tránh trường hợp công việc xảy ra sự cố bất ngờ.
• Phân công công việc cho nhân sự các bộ phận: Sau khi kế hoạch được thông qua, người quản lý phân chia công việc cho từng bộ phận chịu trách nhiệm về kỹ thuật âm thanh, ánh sáng hay phục vụ đồ ăn, thức uống,…Đặc biệt, người quản trị sự kiện phải chú ý đến công tác an toàn cho phương tiện đi lại, hoạt động vui chơi giải trí, nơi ăn chốn ở,…
• Theo sát, kiểm tra tiến độ và chất lượng công việc thường xuyên: Người quản lý cần giám sát công việc để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, chỉnh đốn những việc không mong muốn, cân đối thời gian chương trình sự kiện sao cho phù hợp.

Tố chất của người quản trị sự kiện chuyên nghiệp

Một người làm trong ngành quản trị sự kiện chuyên nghiệp cần có kiến thức chuyên môn tốt, luôn trau dồi kỹ năng để điều hành công việc cho người người. Với tính chất đặc thù này người làm quản lý tổ chức sự kiện cần có tố chất như:

Tố chất của người quản trị sự kiện chuyên nghiệp

•  Có khả năng sáng tạo tốt, suy nghĩ mới lạ, kỹ năng viết kịch bản.
•  Có kỹ năng tổ chức tốt, biết lập kế hoạch và quản lý danh sách các công việc trong đó.
• Kỹ năng giao tiếp tốt để trao đổi, làm việc với khách hàng và nhà cung cấp.
• Quản lý thời gian, tài chính tốt.
• Kỹ năng lãnh đạo, phân công công việc tốt.
• Có sự linh hoạt trong công việc, sẵn sàng đối mặt với bất cứ tình huống bất ngờ trong sự kiện.
• Đam mê với lĩnh vực tổ chức sự kiện, luôn tràn đầy năng lượng.
• Tỉ mỉ, kỹ lưỡng có khả năng tập trung vào những chi tiết nhỏ tránh những sai lầm không đáng có.

Phân biệt quản trị sự kiện và tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện và quản trị sự kiện là hai khái niệm có rất nhiều người nhầm lẫn với nhau bởi phạm vi chức năng công việc. Điều này có thể khiến khách hàng hiểu sai về dịch vụ cung cấp. Vậy nên cần phân biệt đúng bản chất của hai khái niệm. Hãy xem tổ chức sự kiện có gì khác biệt so với quản trị.
Tổ chức sự kiện là tất cả mọi thứ để tạo nên một sự kiện, công việc này rộng hơn là quản trị sự kiện. Nó bắt đầu từ giai đoạn đầu của khái niệm cho đến khi kết thúc sự kiện và đôi khi còn kéo dài vài tuần sau khi diễn ra sự kiện để xử lý các hạng mục tiếp theo.

Khi khách hàng thuê một cá nhân hay công ty tổ chức sự kiện quan trọng như đám cưới, lễ khánh thành, ngày thành lập công ty, sự kiện ra mắt sản phẩm mới,… là họ muốn lên kế hoạch cụ thể cho sự kiện đó. Bên nhận tổ chức sự kiện phải đưa ra chi tiết tất cả chi tiết các mục liên quan cho tới các mục hành động đến khi kết thúc sự kiện.

Sự khác nhau giữa quản trị sự kiện và tổ chức sự kiện

Trách nhiệm của người tổ chức sự kiện có thể bao gồm nhưng không giới hạn các công việc sau:

• Chọn chủ đề cho sự kiện khách hàng muốn hướng tới.
• Lên ngân sách các khoản cần chi cho sự kiện.
• Chọn địa điểm tổ chức.
• Đàm phán hợp đồng với các bên cung cấp.
• Lên thực đơn, chọn người cung cấp thực phẩm phục vụ trong sự kiện.
• Chịu trách nhiệm âm thanh, ánh sáng hoặc các đồ dùng phục vụ giải trí.
• Phối hợp vận chuyển đồ tới nơi diễn ra sự kiện.
• Chọn gam màu trang trí.
• Phát triển lời mời, làm MC trong sự kiện

Để hiểu rõ hơn về khái niệm tổ chức sự kiện cũng như quy trình tố chức sự kiện hiệu quả và thành công cho doanh nghiệp, mọi người có thể tham khảo bài viết “Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện tối ưu cho doanh nghiệp” được các chuyên gia của Bizfly nghiên cứu và chia sẻ cho quý bạn đọc.

Qua những phân tích trên chúng ra thấy được những yêu cầu khắt khe khi quản trị sự kiện. Hy vọng những thông tin mà Bizfly cung cấp sẽ giúp ích cho bạn trong việc quản lý để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp