Tất tần tật về kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

Thế nào là kỹ năng đặt câu hỏi?

Kỹ năng đặt câu hỏi là cách bạn chủ động đưa ra những câu hỏi nhằm mục đích thu thập thông tin, bày tỏ sự quan tâm tới chủ đề nào đó đang được nhắc tới. Đôi khi chúng đơn giản chỉ để duy trì cuộc nói chuyện.

Thực tế mỗi ngày chúng ta sử dụng hàng trăm câu hỏi. Hỏi người khác cũng nhiều mà tự hỏi chính bản thân cũng không ít. Nhưng đôi khi ta không ý thức được băn khoăn ấy đặt ra có tác dụng gì, nên sử dụng trong trường hợp nào.

Xem thêm: Nghệ thuật giao tiếp nơi công sở – bước đệm thành công

Như diễn giả người Mỹ Tony Robbins từng nói: “Các câu hỏi mang đến cho ta chìa khóa mở ra tiềm năng không giới hạn của mình”. Làm thế nào để hỏi đúng trọng tâm lại là vấn đề cần nghiên cứu sâu. Muốn đặt câu hỏi hiệu quả chúng ta cần trải qua quá trình tiếp xúc, học tập, trau dồi.

Lợi ích của việc rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi

Kỹ năng đặt câu hỏi quan trọng cả trong công việc lẫn cuộc sống hàng ngày. Vì qua đó chúng ta nắm bắt, hiểu hơn về sự viện cũng như ý kiến của người khác. Ngoài ra, kỹ năng này còn mang đến nhiều lợi ích như:

• Tạo dựng mối quan hệ: Đặt câu hỏi đúng lúc, đúng người là cách bạn thể hiện sự quan tâm, tôn trọng tới người đối diện. Nhờ vậy mối quan hệ trở nên bền chặt, khăng khít hơn.
• Hiểu rõ ý kiến của người khác: Bằng cách đặt ra các băn khoăn, bạn có thể hiểu hơn về quan điểm, tư duy, suy nghĩ của đồng nghiệp, cấp trên, bạn bè về một vấn đề cụ thể.
• Chia sẻ thông tin: Qua câu trả lời bạn sẽ nắm bắt thêm nhiều thông tin, nâng cao cơ hội học hỏi, tiếp thu kiến thức mới.
• Giải quyết vấn đề: Với những điều bạn biết có thể sẽ giúp người đối diện tìm ra giải pháp, hướng dẫn họ xử lý các khúc mắc gặp phải.
• Xây dựng tầm nhìn: Các câu hỏi chuyên sâu mang đến cái nhìn tổng quan về vấn đề, tình hình thực tiễn, từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn.

Tục ngữ Việt Nam có câu: “Muốn biết phải hỏi, muốn giỏi phải học”. Vậy nên kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp chưa bao giờ thừa. Nhưng chúng ta cần khéo léo để không gây mất lòng, khiến người được hỏi khó chịu.

4 nguyên tắc đặt câu hỏi trong giao tiếp cần nhớ

Đặt câu hỏi trong giao tiếp giúp chúng ta trao đổi thông tin, nối dài cuộc nói chuyện. Nếu biết cách khai thác, bạn sẽ nhận được những câu trả lời cần thiết, hữu ích. Để đặt câu hỏi hiệu quả bạn cần nắm rõ 4 nguyên tắc dưới đây:

Không đặt câu hỏi mà không có mục đích rõ ràng

Kỹ năng đặt câu hỏi khi giao tiếp cho thấy bạn quan tâm tới cuộc trò chuyện. Nhưng đừng chỉ hỏi để thể hiện bạn đang lắng nghe hay “lấy chuyện làm quà” mà hãy thu thập thông tin, hiểu, làm rõ vấn đề. Bởi chẳng ai muốn bị gián đoạn vì những câu hỏi ngu ngốc, vô ích.

Chính việc hỏi bâng quơ không chỉ đích khiến đối phương cảm thấy khó chịu. Điều này khiến quá trình giao tiếp kết thúc sớm mà không mang lại bất cứ giá trị nào.

Đặt câu hỏi dựa trên mối quan hệ với đối phương

Tùy thuộc mối quan hệ với đối phương chúng ta mới nên đưa ra câu hỏi phù hợp. Căn cứ vào đó bạn cũng biết cách sử dụng đại từ nhân xưng chuẩn, tránh gây hiểu nhầm. Trong cuộc sống sẽ tồn tại 3 kiểu quan hệ với người nghe, gồm:

Quan hệ cấp trên: Bố mẹ đặt câu hỏi cho con cháu, giáo viên hỏi học sinh, sếp hỏi nhân viên.

Quan hệ đồng cấp: Bạn bè, đồng nghiệp đặt câu hỏi cho nhau.

Quan hệ cấp dưới: Con cháu hỏi bố mẹ ông bà, nhân viên hỏi lãnh đạo.

Với mỗi kiểu quan hệ, chúng ta nên đặt câu hỏi với thái độ phù hợp. Chẳng hạn nói chuyện cùng đối tác, khách hàng bạn cần thể hiện sự lịch thiệp, thuyết phục. Trong khi anh em họ hàng thì sử dụng ngôn từ gần gũi, giản dị, giao tiếp với cấp trên nên lịch sự, khiêm tốn.

Sử dụng từ hợp với ngữ cảnh

Đây là điều rất quan trọng của kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp. Thái độ, ngôn từ, giọng điệu của bạn khi đặt câu hỏi có thể làm người đối diện thoải mái hoặc khó chịu. Một câu hỏi tốt sẽ sử dụng từ ngữ phù hợp với trình độ, kinh nghiệm người được hỏi.

Không nên hỏi dồn dập một lúc quá nhiều câu hoặc sử dụng những thuật ngữ chuyên môn khiến đối phương bối rối. Với những nội dung nhạy cảm, tế nhị bạn nên hỏi tinh tế, kín đáo, tránh tình trạng số sàng gây nên cái nhìn tiêu cực.

Không bao giờ nói nhiều hơn lắng nghe

Tiểu thuyết gia người Đức – Johann Wolfgang von Goethe từng nói rằng: “Nếu bạn muốn hiểu tư duy của ai dó, hãy lắng nghe lời anh ta nói”. Dù đặt câu hỏi là yếu tố chính phát triển kỹ năng của bạn, nhưng lắng nghe cũng rất quan trọng.

Nếu biết lắng nghe bạn sẽ biết được mức độ hiệu quả của câu hỏi mình vừa đưa ra. Đồng thời chúng cũng cung cấp thêm thông tin để đặt ra những băn khoăn tiếp theo.

Bạn đặt câu hỏi với mục đích gì đi nữa cũng cần dành một khoảng thời gian để người được hỏi suy nghĩ câu trả lời. Quan trọng, việc lắng nghe phản hồi sẽ khiến người đối diện cảm thấy được tôn trọng, giúp họ thoải mái chia sẻ quan điểm, ý tưởng nhiều hơn.

Trong quá trình lắng nghe, bạn có thể giao tiếp bằng mắt hay cử chỉ đầu và ghi chú lại câu trả lời. Kết hợp cùng việc quan sát của người được hỏi để biết cách trao đổi cho phù hợp. Chẳng hạn thấy đối phương ấp úng có nghĩa họ đang rơi vào thế bí. Lúc này bạn đừng nên hỏi dồn dập mà hãy chọn cách gợi ý câu trả lời để đối phương sớm hiểu ra vấn đề.

Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp đạt hiệu quả cao

Mặc dù hỏi đáp là hoạt động trao đổi hàng ngày, nhưng không phải ai cũng đạt hiệu quả. Bởi kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp cần trải qua quá trình trau dồi, rèn luyện lâu dài.

Muốn có những câu hỏi thông minh, khai thác thông tin mang tính chiều sâu, bạn nên lưu ý những bí kíp dưới đây:

Dùng từ ngữ, câu có đủ chủ vị

Một câu hỏi tốt trước hết phải đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ. Câu hỏi cần đúng ngữ pháp, không dùng từ lóng, phương ngữ, thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu. Bạn hãy thể hiện sự tôn trọng đối phương bằng cách chú ý tới những từ ngữ, không nên dùng câu hỏi quá ngắn, thiếu chủ – vị.

Tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nghe để đặt câu hỏi. Như vậy bạn mới tìm đúng các đại từ nhân xưng, câu từ giao tiếp phù hợp. Ví dụ nói chuyện với bạn bè, bạn có thể dùng từ ngữ thân mật, gần gũi. Nhưng với lãnh đạo, đối tác tốt nhất là dùng câu đầy đủ chủ ngữ – vị ngữ, từ ngữ lịch sự, khiêm tốn.

Đặt câu hỏi đơn giản, đúng trọng tâm

Hỏi đúng trọng tâm là kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp không phải ai cũng có được. Điều này có tác dụng rất lớn trong cuộc sống, công việc cũng như đàm phán kinh doanh. Đặt câu hỏi sai đồng nghĩa bạn không thu được những thông tin có ích.

Muốn đối phương trả lời rõ ràng, bạn cần dùng các câu hỏi ngắn, đơn giản. Lưu ý, mỗi câu hỏi chỉ nên khai thác một thông tin duy nhất. Nếu bạn muốn biết thêm điều khác, hãy đặt câu hỏi tiếp theo.

Giao tiếp tự tin, lịch sự

Trong hội thoại, thể hiện sự tự tin khi đặt câu hỏi giúp bạn dễ dàng nhận được tôn trọng và sẵn sàng cung cấp thông tin cần thiết. Điều đó cũng cho thấy bạn đang tích cực và dành mọi sự quan tâm tới cuộc trò chuyện này.

Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp thể hiện ở cách hỏi khéo léo, lịch sự. Đây là cả một nghệ thuật mà ít người đạt được. Bạn đừng cố vặn hỏi những vấn đề đối phương đã né tránh trả lời sẽ khiến họ khó chịu. Vì thế hãy suy nghĩ kỹ về câu hỏi để đảm bảo người nghe thoải mái chia sẻ.

Không làm gián đoạn người đang nói

Một bí kíp của những người giao tiếp giỏi chính là không làm gián đoạn người đang nói. Bởi như vậy bạn đang vô cùng cắt đứt dòng suy nghĩ và sự hứng thú của họ. Sau khi đưa ra câu hỏi, bạn nên để đối phương trả lời đầy đủ, trọn vẹn. Ngay cả khi bạn nghĩ mình chưa nhận được câu trả lời như mong muốn cũng đừng cắt ngang.

Nếu có áp lực về thời gian hoặc người đó lạc đề, bạn nên dùng thái độ lịch sự, khéo léo để hướng họ trở lại đúng chủ đề. Điều này cho thấy bạn tôn trọng với những gì họ nói.

Lắng nghe, phản hồi chân thành

Dù đặt câu hỏi với mục đích gì, bạn cũng cần học cách lắng nghe. Như nhà báo Frank Tyger từng chia sẻ: “Thính giác là một trong năm giác quan của con người. Nhưng lắng nghe lại là một nghệ thuật”. 

Sau khi hỏi, chúng ta nên để đối phương có thời gian suy nghĩ câu trả lời, không nên hỏi dồn dập. Bạn phải lắng nghe điều họ nói để phản hồi chứ đừng nghe cho xong chuyện. Như vậy người trong cuộc sẽ cảm giác được tôn trọng, sẵn sàng chia sẻ một cách chân thành.

6 dạng câu hỏi nâng cao nghệ thuật giao tiếp hiệu quả

Muốn rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp bạn cần hiểu bản chất của từng loại. Tùy ngữ cảnh, giao tiếp thông thường, thảo luận, đàm phán hay tham vấn mà bạn cân nhắc đặt câu hỏi phù hợp. Dưới đây là 6 dạng câu hỏi phổ biến bạn có thể vận dụng linh hoạt.

Câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng là khá đơn giản, ngắn gọn với câu trả lời thường là có hoặc không. Một vài trường hợp hợp đặc biệt, bạn nên dùng dạng này để thăm dò thông tin, lấy ý kiến biểu quyết hoặc kết thúc một cuộc trò chuyện.

Nếu biết kỹ năng đặt câu hỏi đóng, bạn sẽ nhận lại câu trả lời với đầy đủ thông tin về sự vậy, sự việc. Chẳng hạn tên người, địa điểm hay mốc thời gian nào đó. Ví dụ, nếu hỏi “Em có nhà không”, bạn chỉ nhận được câu trả lời có hoặc không. Nhưng nếu hỏi “bạn sống ở đâu”, câu trả lời sẽ có địa chỉ cụ thể.

Câu hỏi mở

Đây là dạng câu hỏi nhằm khai thác thêm thông tin. Chúng thường bắt đầu bằng “tại sao”, “cái gì”, “bằng cách nào” nhằm hướng đến phản hồi dài, chi tiết hơn. Đặt câu hỏi mở giúp chúng ta thu thập nhiều dữ liệu, kiến thức, quan điểm và cả cảm xúc của người trả lời.

Ngoài ra, bạn có thể dùng các cụm từ như “hãy diễn giải”, “bạn hãy kể với tôi” để đặt câu hỏi. Ví dụ: Bạn hãy kể cho tôi nghe chuyện gì đã xảy ra vào tối hôm trước? Tại sao bạn lựa chọn phương án như vậy?

Câu hỏi hình nón

Câu hỏi hình nón bắt đầu bằng những câu hỏi chung, sau đó mới đi vào trọng tâm, chi tiết theo từng cấp độ. Dạng câu hỏi này thường dùng khi người điều tra muốn khai thác thông tin từ nhân chứng. Thông qua đây chúng ta dễ dàng tái hiện, xây dựng lại tình huống và tập trung vào những chi tiết hữu ích.

Ví dụ: Có bao nhiêu người tham gia vào cuộc tranh chấp? Nam hay nữ? Độ tuổi từ bao nhiêu? Có điểm gì nhận dạng đặc biệt….

Câu hỏi thăm dò

Câu hỏi thăm dò áp dụng phổ biến vào kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp. Mục đích nhằm tìm kiếm thông tin, nhu cầu người nghe đang mong muốn. Dạng câu hỏi này giúp người hỏi khai thác sâu hơn về vấn đề người được hỏi đang cố gắng tránh né.

Khi sử dụng câu hỏi thăm dò bạn cần hết sức khéo léo, tránh hỏi quá sâu gây tổn hại tới lợi ích người khác, khiến họ khó chịu. Để đặt câu hỏi hiệu quả, bạn có thể tham khảo công thức 5WH gồm: What (cái gì), Where (ở đâu), When (khi nào), Why (tại sao), Who (ai), How (như thế nào).

Câu hỏi dẫn dắt

Câu hỏi dẫn dắt mục đích hướng người khác trả lời theo mong muốn nhưng vẫn để họ có cảm giác được quyền chọn. Khi đặt câu hỏi này, người hỏi thường kèm các giả định, một lời kêu gọi sự chấp thuận hoặc cho người trả lời chọn giữa 2 phương án.

Ví dụ: Để đạt được sự đồng thuận ý kiến nhân viên A có năng lực, bạn nên hỏi “Anh A rất có năng lực giải quyết vấn đề, bạn cũng nghĩ thế chứ”. 

Câu hỏi tu từ

Câu hỏi tu từ là một dạng câu khẳng định được viết dưới dạng hỏi đáp. Mẫu câu hỏi này khá đặc biệt vì chúng chủ yếu nhằm biểu đạt cảm xúc, ý kiến của người nói để người nghe biết. Vậy nên câu hỏi tu từ thường dùng trong giao tiếp để không khí thêm phần thoải mái, cởi mở hơn.

Ví dụ: “Sáng kiến này quá sức tuyệt vời nhỉ”, “Bạn có muốn thử như vậy cho sản phẩm của mình không?, “Hẳn sản phẩm sẽ rất phù hợp với bộ trang phục của tôi nhỉ?”.

Như vậy, muốn nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp không khó. Bạn có thể áp dụng những bí kíp trên đây để cải thiện khả năng hỏi đáp của mình. Gitiho tin chắc khi được rèn luyện thường xuyên, trình độ hỏi của bạn sẽ càng thêm xuất sắc.