Trọn bộ 25 câu hỏi phỏng vấn tổ chức sự kiện kèm trả lời mẫu

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là quá trình lên kế hoạch, tổ chức và điều hành các hoạt động nhằm thu hút sự chú ý từ cộng đồng chủ yếu phục vụ cho lĩnh vực Marketing, PR. Ngoài hai lĩnh vực này thì việc tổ chức sự kiện đôi khi cũng hướng đến mục tiêu như hội họp, lễ kỷ niệm, bán hàng….

Vị trí tổ chức sự kiện là một trong những công việc hot được nhiều bạn trẻ yêu thích và lựa chọn, bởi ngành này có mức lương hấp dẫn, công việc năng động. Tuy nhiên, muốn giành được vị trí này sẽ không hề dễ vì bạn sẽ phải trải qua vòng phỏng vấn với nhiều câu hỏi khó. Nhưng bạn cũng đừng lo lắng vì ở phần tiếp theo, TopCV sẽ chia sẻ những câu hỏi thường gặp khi đi phỏng vấn tổ chức sự kiện và bật mí cách để trả lời với từng câu hỏi.

Câu hỏi phỏng vấn vị trí tổ chức sự kiện chung

Dưới đây là 25 câu hỏi phỏng vấn tổ chức sự kiện phổ biến cùng gợi ý cách trả lời chi tiết để bạn tham khảo và chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn sắp tới.

Các yếu tố nào quyết định đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện?

Mục đích: Câu hỏi này là một trong những câu hỏi phổ biến giúp nhà tuyển dụng kiểm tra kiến thức của ứng viên.

Định hướng trả lời: Nêu được các tiêu chí then chốt để lựa chọn địa điểm cho sự kiện.

Gợi ý trả lời: Theo kinh nghiệm của tôi, việc lựa chọn địa điểm cho các sự kiện là vô cùng quan trọng, vì vậy tôi thường lựa chọn địa điểm dựa trên các yếu tố sau:

• Loại hình sự kiện: hội thảo, hội nghị, tiệc cocktail… từ đó xác định nhu cầu không gian, công năng của địa điểm.
• Số lượng khách mời dự kiến: căn cứ vào con số này để lựa chọn kích thước phòng, sức chứa khán phòng phù hợp.
• Ngân sách: điều quan trọng là lựa chọn địa điểm trong khả năng chi trả của công ty/khách hàng.
• Vị trí địa lý: Lựa chọn địa điểm gần với nhóm đối tượng khách mời hoặc dễ di chuyển.

Các dịch vụ, tiện nghi phụ trợ: như bãi đỗ xe, nhà hàng, karaoke…

Để theo kịp các xu hướng và tin tức trong ngành thì bạn làm thế nào?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng kiểm tra khả năng cập nhật kiến thức và xu hướng ngành của ứng viên.

Định hướng trả lời: Đưa ra cách bạn cập nhập thông tin và các xu hướng mới

Gợi ý trả lời: Để cập nhật xu hướng cũng như các tin tức trong ngành, tôi thường thực hiện các hoạt động sau đây:

• Theo dõi trang tin tổ chức sự kiện và cập nhật thường xuyên các xu thế mới trong ngành.
• Tham gia các hội, nhóm ngành nghề trên Facebook để trao đổi và cập nhật xu hướng mới.
• Đọc các tạp chí chuyên ngành để cập nhật xu hướng.
• Tham gia các hội chợ, hội nghị ngành để tiếp cận trực tiếp các xu hướng mới.

 

 

Trong quá trình tổ chức sự kiện rủi ro lớn nhất là gì?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng kiểm tra khả năng nhận biết và xử lý rủi ro của ứng viên khi sự kiện phát sinh sự cố bất ngờ.

Định hướng trả lời: Nêu được rủi ro tiềm ẩn và cách phòng tránh, khắc phục rủi ro đó

Gợi ý trả lời: Theo tôi, rủi ro lớn nhất trong tổ chức sự kiện chính là sự cố an ninh. Điều này có thể đe dọa trực tiếp đến tính mạng, sức khỏe của người tham dự cũng như gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của cả doanh nghiệp. Vì vậy, ngay từ đầu chúng tôi đã phối hợp chặt chẽ với bộ phận an ninh để lên kế hoạch, kịch bản ứng phó kỹ lưỡng cho mọi tình huống có thể xảy ra.

Theo bạn, kỹ năng quan trọng nhất cần có của một nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển muốn xác định kỹ năng then chốt, quan trọng nhất của người làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Đồng thời qua câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng phân tích và nhận định của ứng viên về kỹ năng cần thiết để thành công trong ngành này.

Định hướng trả lời: Nêu 3-5 kỹ năng then chốt đối với nhân viên tổ chức sự kiện và giải thích được tại sao lại quan trọng với lĩnh vực này

Gợi ý trả lời: Theo tôi, 3 kỹ năng quan trọng hàng đầu của một nhân viên tổ chức sự kiện bao gồm:

• Kỹ năng giao tiếp tốt: Vì công việc này thường xuyên phải gặp gỡ và tiếp xúc với mọi người.
• Kỹ năng quản lý thời gian chặt chẽ: Vì công việc này  luôn đòi hỏi cần thực hiện theo đúng deadline.
• Kỹ năng làm việc nhóm: Tổ chức sự kiện là công việc của cả một tập thể chứ không riêng cá nhân. Vì vậy yêu cầu phối hợp nhịp nhàng giữa các bên là rất cao.

 

Khi có xung đột xảy ra trong một sự kiện, bạn làm thế nào?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề của ứng viên khi có sự cố phát sinh trong sự kiện

Định hướng trả lời: Trình bày cách tiếp cận xử lý xung đột một cách khoa học, hợp lý

Gợi ý trả lời: Khi có xung đột phát sinh, tôi sẽ bình tĩnh tiếp cận để tìm hiểu nguyên nhân, sau đó xử lý theo đúng quy trình:

• Bước 1: Xác định vấn đề cốt lõi gây mâu thuẫn
• Bước 2: Lắng nghe quan điểm của các bên
• Bước 3: Tìm giải pháp cùng có lợi cho cả hai hoặc nhiều bên liên quan
• Bước 4: Trình bày, thuyết phục các bên
• Bước 5: Thống nhất thực hiện giải pháp đã đề ra

Nếu vẫn chưa thống nhất được thì báo cáo lãnh đạo trực tiếp xin ý kiến chỉ đạo xử lý

Là một nhân viên tổ chức sự kiện, bạn nghĩ làm việc nhóm hay làm việc độc lập quan trọng hơn?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng kiểm tra kỹ năng làm việc nhóm của ứng viên

Định hướng trả lời: Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phối hợp làm việc nhóm

Gợi ý trả lời: Theo tôi, làm việc nhóm là vô cùng quan trọng với một nhân viên tổ chức sự kiện bởi:

• Tổ chức sự kiện luôn là quá trình làm việc của cả một tập thể chứ không riêng cá nhân. Yêu cầu phối hợp chặt chẽ cao.
• Làm việc theo nhóm giúp kết hợp những ý tưởng sáng tạo nhất, nhiều kinh nghiệm nhất từ các bên để hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
• Nhờ làm việc nhóm mà các thành viên có thể hỗ trợ, giúp đỡ nhau để đảm bảo mọi công việc đều đạt kết quả tốt đẹp.
• Tuy nhiên, để làm việc nhóm hiệu quả cần kết hợp hài hòa cả với khả năng làm việc độc lập thì mới phát huy hết năng lực của từng cá nhân

Bạn làm gì khi cảm thấy căng thẳng trong quá trình tổ chức sự kiện?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng kiểm tra kỹ năng quản lý cảm xúc và khả năng chịu được áp lực của ứng viên.

Định hướng trả lời: Đưa ra các biện pháp, kỹ thuật hữu hiệu để kiểm soát cảm xúc và làm giảm sự căng thẳng.

Gợi ý trả lời:Để kiểm soát căng thẳng khi tổ chức sự kiện, tôi thường áp dụng một số cách sau:

• Chia sẻ tâm tư, áp lực cho đồng nghiệp hoặc cấp trên để được chia sẻ, động viên.
• Sắp xếp, ưu tiên những việc quan trọng cần làm trước trong ngày.
• Dành thời gian nghỉ ngơi ngắn sau mỗi giai đoạn công việc căng thẳng.
• Thực hiện những bài tập thở, thư giãn thần kinh đơn giản ngay tại bàn làm việc.
• Luôn suy nghĩ tích cực, nhìn vấn đề ở nhiều góc độ khác nhau.
• Ngoài ra, việc chăm sóc sức khỏe, tinh thần tốt như tập thể dục, yoga, ngủ đủ giấc cũng giúp tôi luôn giữ được sự bình tĩnh, minh mẫn để ứng phó có hiệu quả với mọi áp lực công việc.

Bạn thường lên kế hoạch và tổ chức những loại sự kiện nào? Loại sự kiện nào bạn yêu thích? Vì sao?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng kiểm tra đánh giá kinh nghiệm làm việc thực tế của ứng viên.

Định hướng trả lời: Liệt kê các dạng sự kiện từng tham gia tổ chức, đặc biệt nhấn mạnh loại sự kiện yêu thích.

Gợi ý trả lời: Trong quá trình làm việc, tôi đã có cơ hội tham gia tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau như:

• Hội nghị khách hàng
• Lễ kỷ niệm thành lập công ty
• Lễ ra mắt sản phẩm mới
• Hội chợ triển lãm
• Roadshow giới thiệu sản phẩm
• Tuy nhiên, loại hình sự kiện tôi yêu thích nhất là lễ hội âm nhạc bởi:
• Đây là sự kiện sôi động, đem lại nhiều cảm xúc cho người tham gia
• Có nhiều ý tưởng sáng tạo và mới lạ để thể hiện
• Quy mô lớn, thu hút đông đảo công chúng quan tâm
• Vì thế lễ hội âm nhạc luôn là thử thách lẫn cơ hội để tôi thỏa sức sáng tạo và đem lại ấn tượng cho công chúng.

Câu hỏi phỏng vấn về kinh nghiệm làm việc nhân viên tổ chức sự kiện

Với bất kỳ cuộc phỏng vấn nào thì phần kinh nghiệm làm việc là không thể thiếu được. Vì vậy các bạn hãy chuẩn bị thật kỹ các câu hỏi về kinh nghiệm làm việc dưới đây nhé

Bạn sẽ làm gì khi có sự thay đổi đột ngột trong lúc sự kiện đang diễn ra?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng ứng phó sự cố của ứng viên.

Gợi ý trả lời: Thể hiện khả năng ứng biến linh hoạt, xử lý tình huống bất ngờ một cách hiệu quả.

Câu trả lời mẫu: Trước hết, tôi sẽ bình tĩnh đánh giá tính chất và mức độ ảnh hưởng của sự việc tới tiến độ, chất lượng chương trình. Tiếp theo, tôi sẽ nhanh chóng huy động nhân lực, phương tiện để ứng cứu khắc phục sự cố. Đồng thời, báo cáo kịp thời lãnh đạo trực tiếp để có phương án xử lý phù hợp.

Ví dụ: Tại một sự kiện âm nhạc, đột nhiên loa đài hỏng 1 kênh ngay trước giờ biểu diễn chính. Lúc này tôi đã bình tĩnh huy động kỹ thuật viên khắc phục ngay. Đồng thời bố trí lại lịch trình chương trình hợp lý để đảm bảo chất lượng sự kiện không bị ảnh hưởng.

Nếu được phân công tổ chức cả hai sự kiện khác nhau cùng một lúc, bạn sẽ làm thế nào?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng kiểm tra năng lực quản lý nhiều công việc của ứng viên.

Định hướng trả lời: Trình bày cách tiếp cận, giải pháp quản lý hiệu quả

Gợi ý trả lời: Khi phải đảm nhận cùng lúc 2 sự kiện, tôi sẽ áp dụng phương pháp quản lý dự án chuyên nghiệp PMI với các bước sau:

• Bước 1: Thành lập 2 nhóm làm việc riêng biệt, phân công nhân sự phù hợp đảm nhận từng sự kiện.
• Bước 2: Lập kế hoạch, lộ trình chi tiết cho từng giai đoạn công việc của 2 dự án. Ưu tiên những công việc trọng tâm, quan trọng.
• Bước 3: Tổ chức họp nhóm định kỳ hàng ngày để đôn đốc kiểm tra tiến độ, kịp thời điều chỉnh phương án khi cần thiết.
• Bước 4: Chuẩn bị phương án dự phòng cho các tình huống rủi ro có thể xảy ra.
• Bước 5: Báo cáo lãnh đạo về tình hình triển khai của 2 dự án để kịp thời có chỉ đạo.

Với cách tiếp cận này, tôi hoàn toàn tự tin đảm bảo chất lượng và tiến độ của 2 sự kiện diễn ra thành công.

Khi sự kiện vượt quá ngân sách bạn sẽ xử lý như thế nào?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá năng lực quản lý ngân sách của ứng viên khi đảm nhận tổ chức một sự kiện được giao.

Định hướng trả lời: Đưa ra giải pháp xử lý hợp lý khi sự kiện vượt dự toán

Gợi ý trả lời: Khi sự kiện vượt quá ngân sách dự trù, tôi sẽ xử lý như sau:

• Bước 1: Báo cáo kịp thời với lãnh đạo về tình hình chi tiêu vượt dự toán
• Bước 2: Phân tích nguyên nhân vượt dự toán: do tăng quy mô, tăng yêu cầu hay do tính toán ban đầu chưa chuẩn…
• Bước 3: Tối ưu hóa chi phí bằng cách cắt giảm một số hạng mục ít quan trọng, không ảnh hưởng nhiều đến kết quả chung.
• Bước 4: Đàm phán thương lượng lại hợp đồng với nhà cung cấp để có mức giá ưu đãi hơn.
• Bước 5: Kiến nghị phương án tăng thêm ngân sách nếu thấy việc này mang lại hiệu quả cao hơn cho sự kiện.

Theo bạn điều gì làm nên thành công của một sự kiện và bạn đo lường thành công đó như thế nào?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng kiểm tra hiểu biết về các yếu tố tạo nên thành công của một sự kiện của ứng viên.

Định hướng trả lời: Đưa ra các yếu tố then chốt, cách đánh giá hiệu quả sự kiện

Gợi ý trả lời: Theo tôi, 3 yếu tố quyết định thành công của một sự kiện bao gồm:

• Chất lượng chương trình: Các tiết mục hấp dẫn, chất lượng âm thanh, ánh sáng, kịch bản chặt chẽ.
• Sự hài lòng của khách mời: Đo lường thông qua số lượng phiếu đánh giá, phản hồi tích cực sau sự kiện.
• Hiệu quả truyền thông: Mức độ phủ sóng trên các kênh báo, đài và mạng xã hội…
• Ngoài ra, doanh thu bán vé (nếu có), thị phần quảng cáo… cũng là những thước đo quan trọng cho thành công.

Kể về kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công nhất của bạn?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá năng lực của ứng viên qua những thành tích làm việc mà ứng viên chia sẻ.

Định hướng: Chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công, nêu bài học rút ra.

Gợi ý trả lời: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công nhất của tôi là lần tham gia lên ý tưởng, kịch bản và tổ chức sự kiện kỷ niệm 20 năm thành lập công ty XYZ. Điểm thành công nổi bật là:

• Xây dựng kịch bản ý nghĩa, xúc động: Phần lịch sử phát triển 20 năm của công ty được dàn dựng công phu, thu hút sự chú ý của đông đảo khách mời.
• Sử dụng hiệu ứng ánh sáng, âm thanh, màn hình LED tương tác ấn tượng, tạo điểm nhấn.
• Thu hút được số lượng lớn khách tham dự cùng phản hồi, đánh giá tích cực.

Trình bày về một chương trình sự kiện khó nhất mà bạn đã từng thực hiện và cách bạn vượt qua khó khăn ấy?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng kiểm tra năng lực hoàn thành nhiệm vụ khi ứng viên phải đối mặt với những thách thức lớn.

Định hướng: Mô tả chi tiết chương trình khó & giải pháp khắc phục khó khăn

Gợi ý trả lời: Sự kiện khó khăn nhất mà tôi từng thực hiện là lễ hội Countdown đón giao thừa năm 2019 với quy mô 15.000 khách.

Những khó khăn bao gồm:

• Quy mô lớn, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng của hàng trăm nhân viên, bên thứ 3.
• Áp lực an ninh do đông đảo người tham gia.
• Thời tiết giá rét, mưa phùn ảnh hưởng tiến độ chuẩn bị sân khấu.
• Để vượt qua, tôi và các thành viên trong nhóm đã:
• Lập kế hoạch, kịch bản chi tiết, cụ thể cho từng giai đoạn. Phân công nhân sự kỹ lưỡng.
• Bố trí lực lượng an ninh và lối thoát hiểm hợp lý.
• Sử dụng vật liệu trang trí sân khấu chống thấm nước.
• Nhờ vậy, sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, đem lại hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ cho thương hiệu.

Hãy kể lại một sai lầm khi bạn tổ chức sự kiện cho khách hàng. Bạn đã khắc phục sai lầm đó như thế nào và đã học được gì sau sau đó?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá thái độ trách nhiệm và xử lý sai sót của ứng viên.

Định hướng: Thừa nhận sai sót, nêu cách khắc phục hiệu quả và bài học rút ra

Gợi ý trả lời: Một lần tôi đã vô tình để lộ thông tin chi phí tổ chức sự kiện cho khách hàng khi chưa được sự đồng ý của cấp trên. Điều này đã khiến khách hàng tức giận và không hài lòng về công ty. Để khắc phục, tôi đã chủ động gọi điện xin lỗi khách hàng về sơ suất của mình.

Đồng thời, phối hợp với giám đốc kinh doanh bố trí gặp gỡ trực tiếp khách để giải thích và cung cấp thêm thông tin chi tiết. Nhờ vậy, khách hàng đã thông cảm và duy trì hợp đồng hợp tác với công ty. Qua sự cố đó, tôi rút ra bài học cần cẩn trọng, chỉ nên cung cấp thông tin cho khách sau khi có sự đồng ý của cấp trên.

Sự kiện lớn nhất (dựa trên ngân sách hoặc số lượng người tham dự) mà bạn đã từng lên kế hoạch hoặc tổ chức là gì?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá năng lực của ứng viên thông qua các dự án lớn mà ứng viên đã từng thực hiện.

Định hướng: Mô tả sự kiện lớn nhất từng tổ chức và kết quả đạt được

Gợi ý trả lời: Sự kiện lớn nhất tôi từng tham gia lên kế hoạch và tổ chức là chương trình “XXX” của công ty XXX với:

• Quy mô: XXX khách mời
• Ngân sách: XXX tỷ đồng
• Địa điểm: XXX

Với vai trò trưởng ban tổ chức, tôi đã cùng các thành viên xây dựng kịch bản, phục vụ chu đáo từng khâu chi tiết. Kết quả, sự kiện diễn ra thành công rất tốt, mang lại hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp với đối tác, khách hàng.

Bạn có kinh nghiệm đàm phán ngân sách với bên thứ ba (nhà cung cấp, nhà tài trợ, v.v.) không? Nếu có hãy nêu những kinh nghiệm đó.

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng đàm phán và thương lượng của ứng viên.

Định hướng: Liệt kê kinh nghiệm đàm phán ngân sách, cách tiếp cận đàm phán hi Trong các dự án tổ chức sự kiện, tôi đã nhiều lần đảm nhận vai trò đàm phán, thương lượng ngân sách với nhà cung cấp dịch vụ, nhà tài trợ.

Gợi ý trả lời: Trước khi đi gặp khách hàng tôi luôn chuẩn bị kỹ càng hồ sơ gồm các thông tin cần thiết về quy mô sự kiện, tầm ảnh hưởng, cơ hội quảng cáo.. để sẵn sàng hỗ trợ giải đáp bất cứ thắc mắc nào của khách hàng. Để cho khách hàng yên tâm, tôi luôn cố gắng bám sát mức ngân sách được giao, không vượt quá giới hạn bằng cách đưa ra con số đề nghị cụ thể, dựa trên nghiên cứu thị trường. Nếu khách hàng có sự do dự, tôi sẵn sàng nhượng bộ, điều chỉnh yêu cầu phù hợp khả năng đóng góp của khách hàng. Nhìn chung, tôi luôn linh hoạt, bảo vệ lợi ích công ty nhưng vẫn đảm bảo quan hệ lâu dài với các bên liên quan.

Bạn đã bao giờ gặp phải sự cố kỹ thuật trong một sự kiện chưa? Những vấn đề phổ biến/nghiêm trọng nhất mà bạn gặp phải là gì và bạn đã làm gì với chúng?

Mục đích:  Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng kiểm tra kỹ năng xử lý tình huống của ứng viên

Định hướng: Mô tả sự cố từng gặp & cách xử lý đã áp dụng

Gợi ý trả lời: Trong quá trình tổ chức nhiều sự kiện, tôi đã gặp một số sự cố kỹ thuật phổ biến và cách khắc phục như sau:

• Sự cố 1: Đột nhiên âm thanh bị phát ra tiếng kèn ghê tai, khó chịu giữa lúc biểu diễn.
• Xử lý: Bình tĩnh nhờ kỹ thuật test thử từng thiết bị để tìm nguyên nhân. May mắn là lỗi nhỏ, nhanh chóng khôi phục bình thường.
• Sự cố 2: Hệ thống chiếu hình báo lỗi đen màn hình ngay trước giờ diễn ra hội thảo quan trọng.
• Xử lý: Giữ bình tĩnh, chuyển sang dùng máy chiếu phụ. Song song nhờ kỹ thuật xử lý nhanh.

Tôi luôn linh hoạt ứng biến để xử lý sự cố một cách nhanh chóng, hiệu quả. Điều quan trọng là không để ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng sự kiện.

Câu hỏi phỏng vấn tình huống vị trí tổ chức sự kiện

Đây là vị trí mà phải đối mặt với rất nhiều tình huống phát sinh xảy ra vì vậy trong các buổi phỏng vấn không thể thiếu được. Cùng tham khảo các mẫu các câu hỏi phỏng vấn tình huống ở vị trí tổ chức sự kiện bao gồm:

Giả sử bạn phải lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho một công ty có 100 người tham gia, bạn tiến hành các bước như thế nào?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng lập kế hoạch tổ chức sự kiện của ứng viên.

Định hướng: Đưa ra các bước cơ bản khi lập kế hoạch cho 1 sự kiện cụ thể

Gợi ý trả lời: Giả sử phải lập kế hoạch cho sự kiện công ty 100 người, tôi sẽ tiến hành như sau:

• Bước 1: Thảo luận, thu thập yêu cầu của khách hàng
• Bước 2: Ước tính ngân sách cần thiết cho tổ chức
• Bước 3: Đề xuất ít nhất 2 địa điểm phù hợp số lượng người
• Bước 4: Lên ý tưởng chủ đề, kịch bản chương trình chi tiết
• Bước 5: Phác thảo kế hoạch nhân sự, trang trí, âm thanh ánh sáng…
• Bước 6: Lập kế hoạch và lịch trình cụ thể toàn bộ công việc
• Bước 7: Chuẩn bị các phương án ứng phó rủi ro

Hãy tưởng tượng tôi là một khách hàng yêu cầu bạn tổ chức một sự kiện, bạn sẽ hỏi tôi những câu hỏi gì?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng giao tiếp và nắm bắt nhu cầu khách hàng của ứng viên.

Định hướng: Đưa ra câu hỏi cuộc trò chuyện với khách hàng để nắm bắt yêu cầu ban đầu

Gợi ý trả lời: Khi tiếp cận khách hàng lần đầu để tổ chức sự kiện, tôi sẽ đặt các câu hỏi sau:

• Sự kiện nhằm mục đích gì?
• Thời gian, địa điểm mong muốn tổ chức?
• Dự kiến có bao nhiêu khách tham gia? Đối tượng mời là ai?
• Ngân sách dự trù ban đầu cho sự kiện là bao nhiêu?
• Nội dung chương trình mong muốn như thế nào? Có yêu cầu đặc thù gì về chủ đề, phong cách, hoạt động hay không?
• Những thông tin thu thập được sẽ giúp tôi nắm được những đầu mối quan trọng, từ đó có định hướng ban đầu về kế hoạch cho sự kiện sao cho phù hợp với khách hàng nhất.

Nếu bạn được giao cho trọng trách là người quản lý các bộ phận trong một lễ hội âm nhạc. Tuy nhiên trong đêm diễn ra sự kiện, sự cố xảy ra khi ca sĩ bị khán giả giật mic, bạn sẽ xử lý như thế nào?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng quản lý và xử lý tình huống của ứng viên khi có sự cố bất thình lình xảy ra.

Định hướng: Đưa ra cách xử lý tình huống khủng hoảng một cách nhanh chóng, hiệu quả

Gợi ý trả lời:Là người phụ trách, khi xảy ra sự cố này tôi sẽ:

• Bước 1: Ra hiệu báo động và điều động nhân viên an ninh vào cuộc nhanh chóng giữ khán giả lại để xử lý.
• Bước 2: Hướng dẫn ca sĩ rời sân khấu một cách yên tĩnh, tránh gây xôn xao. Đồng thời cử người động viên, an ủi tinh thần ca sĩ.
• Bước 3: Thông báo nhẹ nhàng với khán giả về tình huống bất ngờ xảy ra để tránh hiểu lầm. Xin lỗi về sự cố và thông báo sẽ sắp xếp lại chương trình ngay.
• Bước 4: Sắp xếp thông báo cho ca sĩ tiếp theo chuẩn bị lên sân khấu đúng lịch. Điều chỉnh chương trình sao cho kịp tiến độ và đảm bảo chất lượng. Như vậy, khán giả sẽ nhanh chóng bình tâm trở lại để tận hưởng chương trình mà không còn bất an, lo ngại.

Bạn hãy kể về một lần phải đối phó với thay đổi đột xuất hoặc phải xử lý tình huống bất ngờ khi lên kế hoạch cho một sự kiện.

Mục đích:  Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng ứng biến, xử lý tình huống của ứng viên.

Định hướng: Mô tả tình huống, cách giải quyết đã áp dụng và kết quả đạt được

Gợi ý trả lời: Trong lần tổ chức sự kiện khai trương showroom của khách hàng, 1 ngày trước đêm gala, khách hàng đột ngột thay đổi ý tưởng về chủ đề chương trình. Tôi đã xử lý tình huống nhanh chóng như sau:

• Bước 1: Giữ bình tĩnh, lắng nghe khách hàng giải thích lý do thay đổi.
• Bước 2: Phân tích khả năng thực hiện trong thời gian còn lại, đánh giá ảnh hưởng đến chất lượng chương trình.
• Bước 3: Thuyết phục khách hàng giữ nguyên kịch bản, đổi thời điểm tổ chức show diễn thay vì thay đổi chủ đề đột ngột.
• Bước 4: Điều chỉnh lại kịch bản, dàn dựng một số màn show phù hợp hơn với ý tưởng mới của khách hàng. Nhờ có sự điều chỉnh hợp lý, sự kiện vẫn đảm bảo chất lượng và đem lại hiệu quả cao. Đồng thời khách hàng cũng cảm thấy hài lòng với cách xử lý linh hoạt của chúng tôi.

Hãy tưởng tượng một công ty đang lên kế hoạch cho chiến dịch quảng cáo để thể hiện mình là một thương hiệu trẻ, tươi mới và tuyệt vời. Nếu bạn được thuê để tổ chức bữa tiệc ra mắt của họ, bạn sẽ cân nhắc lựa chọn địa điểm nào? Tại sao?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng làm việc và khả năng tư duy sáng tạo của ứng viên.

Định hướng: Gợi ý những không gian phù hợp với yêu cầu của nhà tuyển dụng.

Gợi ý trả lời:Để phù hợp với hình ảnh công ty trẻ, tươi mới, năng động, tôi sẽ đề xuất các địa điểm sau để tổ chức bữa tiệc ra mắt:

Không gian ngoài trời 

• Tạo không khí thân mật, gần gũi thiên nhiên
• Dễ dàng thiết kế trang trí nổi bật, ấn tượng với chủ đề “trẻ trung – tươi mới”

Pub, bar có không gian trẻ trung, năng động.

• Có thể tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí đa dạng.
• Dễ dàng khuếch đại thông điệp thương hiệu ra công chúng.

Nhà hàng phong cách công nghệ, hiện đại

• Thể hiện phong cách trẻ trung, năng động
• Tiện ích phục vụ ẩm thực đa dạng Những không gian trên sẽ phù hợp để thiết lập hình ảnh thương hiệu trẻ trung, năng động mà công ty đang hướng tới.

Khi gặp phải một khách hàng khó tính. Bạn đã xử lý tình huống đó ra sao?

Mục đích: Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng kiểm tra kỹ năng giao tiếp và cách ứng viên xử lý khi gặp khách hàng khó tính.

Câu trả lời mẫu: Mô tả tình huống và cách giải quyết đã áp dụng

Câu trả lời mẫu: Trong một dự án tổ chức hội nghị khoa học cho bệnh viện “H” tôi từng gặp khách hàng có phong cách giao tiếp khá thẳng thừng, khó chịu. Để xử lý tình huống tốt, tôi đã:

• Bình tĩnh, lịch sự, không tranh cãi hay đáp trả cộc cằn.
• Chủ động lắng nghe, thấu hiểu nhu cầu thực sự của khách hàng. Đặt câu hỏi để làm rõ những điểm còn mơ hồ.
• Luôn giữ tinh thần xây dựng và thuyết phục khách hàng bằng lợi ích thiết thực mà họ sẽ nhận được.
• Nhờ cách tiếp cận trên, khách hàng dần mềm mỏng và hài lòng hợp tác với chúng tôi để tổ chức sự kiện thành công.

Tip đi phỏng vấn vị trí tổ chức sự kiện

Để buổi phỏng vấn diễn ra thành công và gây được ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng. Bạn nên lưu ý các tips nhỏ sau đây:

• Nên đưa ra ví dụ cụ thể

Khi trả lời phỏng vấn, bạn nên đưa ra ví dụ cụ thể về những kinh nghiệm làm việc đã trải qua. Điều này thể hiện sự chân thực và khả năng ứng dụng kiến thức, kỹ năng của bạn vào thực tiễn.

Ví dụ: Thay vì nói “Tôi có kinh nghiệm xử lý nhiều tình huống khẩn cấp”; bạn nên nêu cụ thể: “Trong lần tổ chức concert nhạc rock cho 500 khán giả, đột nhiên có sự cố điện cúp, tôi đã lập tức điều động các thành viên chuyển sang hệ thống điện dự phòng để đảm bảo chương trình diễn ra liên tục”.

• Thể hiện các điểm mạnh của bản thân

Trong suốt buổi phỏng vấn, bạn cần nhấn mạnh các điểm mạnh, kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc. Điều này cho thấy bạn tự tin và rất đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng.

Ví dụ: “Tôi đánh giá bản thân là người có tư duy phản biện tốt, luôn suy xét vấn đề ở nhiều góc độ khác nhau trước khi đưa ra quyết định. Đây chính là ưu thế giúp tôi hoàn thành xuất sắc vai trò quản lý, điều phối các bộ phận trong lễ hội tại công ty cũ”.

• Chuẩn bị trước câu trả lời

Để buổi phỏng vấn diễn ra thành công, bạn hãy dành thời gian chuẩn bị trước các câu trả lời cho những câu hỏi phỏng vấn thường gặp như: Kinh nghiệm làm việc? Điểm mạnh, yếu?…

Điều này sẽ giúp bạn tự tin và trả lời trôi chảy, logic chứ không lúng túng hay nói vòng vo khi đối mặt với câu hỏi.

• Tập trả lời một cách lưu loát

Bên cạnh đó, bạn cũng nên thực hành trả lời phỏng vấn cùng người thân, bạn bè đóng vai nhà tuyển dụng. Bạn hãy tập nói to, rõ ràng, và thể hiện sự tự tin của mình. Điều này giúp bạn quen dần với cảm giác thật của phỏng vấn, từ đó tự tin và trả lời lưu loát hơn.

• Trang phục gọn gàng, sạch sẽ

Để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, hãy chọn trang phục có vẻ chững chạc và gọn gàng. Một bộ vest và sơ mi kết hợp cùng giày, túi, và đồng hồ đơn giản sẽ là lựa chọn hoàn hảo. Bởi vẻ ngoài là điểm đầu tiên nhà tuyển dụng đánh giá về ứng viên. Phong cách lịch sự, tối giản sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp, mạnh mẽ ngay từ giây phút đầu tiên.

• Tránh nói điều tiêu cực
• Lưu ý, khi  đang trong buổi phỏng vấn, bạn không nên:
• Nói xấu về công ty, cựu sếp, đồng nghiệp cũ.
• Than thở về mức lương hay điều kiện làm việc trước đây.
• Nêu nhược điểm cá nhân (nếu không được yêu cầu).
• Những điều tiêu cực không liên quan trên sẽ khiến nhà tuyển dụng đánh giá thấp khả năng, nhân cách và thái độ làm việc của bạn.
• Sẵn sàng đương đầu với các câu hỏi tình huống

Phỏng vấn vị trí tổ chức sự kiện thường có nhiều câu hỏi tình huống. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị tinh thần đối phó với chúng. Hãy dành thời gian dự đoán trước các tình huống có thể gặp phải trong công việc để xây dựng câu trả lời trước. Điều này giúp bạn tự tin hơn khi bị đặt vào thực tế đối phó các câu hỏi tình huống.

 

Trên đây là những chia sẻ về top các câu hỏi phỏng vấn tổ chức sự kiện phổ biến cùng gợi ý cách trả lời. Hy vọng qua bài viết này, các bạn đọc đã có cái nhìn tổng quan hơn xung quanh công việc tổ chức sự kiện. Đồng thời tích lũy được kiến thức, kinh nghiệm hữu ích để chuẩn bị cho các vòng phỏng vấn sắp tới. Đừng quên theo dõi TopCV để đọc thêm những bài viết hay và hữu ích khác nhé